Steuererklärungen in den VAE: Was deutsche Unternehmer wissen müssen

Grundlagen der VAE-Steuerpflicht für deutsche Unternehmer

Seit dem 1. Juni 2023 unterliegen Unternehmen in den VAE erstmals einer Corporate Tax von 9% auf Gewinne über 375.000 AED (etwa 94.000 Euro). Diese fundamentale Änderung betrifft auch deutsche Unternehmer, die bisher von der Steuerfreiheit profitierten.

Dennoch bleibt ein wichtiger Vorteil bestehen: Die persönliche Einkommensteuer existiert in den VAE weiterhin nicht. Für Sie als deutschen Unternehmer bedeutet das nach wie vor 0% Einkommensteuer auf Ihr persönliches Einkommen.

Was ist eine Qualifying Free Zone Person?

Der Schlüssel zur Steueroptimierung liegt im Status der Qualifying Free Zone Person (QFZP). Diese Klassifizierung ermöglicht es Ihnen, auch nach Einführung der Corporate Tax weiterhin 0% Steuern auf qualifizierte Einkünfte zu zahlen.

Um als QFZP zu gelten, müssen Sie folgende Kriterien erfüllen:

• Mindestens 95% Ihrer Einkünfte stammen aus qualifizierten Tätigkeiten
• Keine Geschäfte mit dem VAE-Festland (außer bestimmte Ausnahmen)
• Einhaltung der Economic Substance Requirements
• Ordnungsgemäße Buchhaltung nach IFRS-Standards

Qualifizierte vs. nicht-qualifizierte Einkünfte

Die Unterscheidung zwischen qualifizierten und nicht-qualifizierten Einkünften ist entscheidend für Ihre Steuerplanung. Qualifizierte Einkünfte umfassen grundsätzlich alle Geschäfte außerhalb der VAE sowie bestimmte erlaubte Transaktionen mit dem VAE-Festland.

Nicht-qualifiziert sind hingegen Einkünfte aus Geschäften mit VAE-Festland-Unternehmen, die über die zulässigen Ausnahmen hinausgehen. Hier greift dann die 9% Corporate Tax.

Wichtige Ausnahmen für deutsche Unternehmer

Bestimmte Geschäfte mit dem VAE-Festland bleiben auch als QFZP erlaubt. Dazu gehören unter anderem Transaktionen bis zu einem Schwellenwert sowie bestimmte Hilfs- und Nebengeschäfte.

Für Tech-Gründer und SaaS-Founder ist besonders relevant: Software-Lizenzen und Cloud-Services für internationale Kunden gelten grundsätzlich als qualifizierte Einkünfte. Ihre 0%-Besteuerung bleibt damit auch 2025 und darüber hinaus bestehen.

Corporate Tax in den VAE: Was Sie 2025 wissen müssen

Die Corporate Tax in den VAE folgt einem progressiven System, das kleinere Unternehmen schont. Der Freibetrag von 375.000 AED (etwa 94.000 Euro) bedeutet faktisch eine Steuerbefreiung für viele Start-ups und kleinere Beratungsunternehmen.

Für Gewinne über diesem Schwellenwert gilt einheitlich der Steuersatz von 9%. Dies ist im internationalen Vergleich weiterhin sehr kompetitiv – Deutschland erhebt beispielsweise eine Körperschaftsteuer von etwa 30%.

Berechnung der Corporate Tax

Die Steuerberechnung erfolgt auf Basis des Nettogewinns nach IFRS-Standards. Dabei sind bestimmte Abzüge und Verlustvorträge möglich, die Ihre Steuerlast erheblich reduzieren können.

Ein praktisches Beispiel verdeutlicht die Auswirkungen:

Besonderheiten für deutsche Free Zone Companies

Deutsche Unternehmer in Free Zones profitieren von zusätzlichen Vorteilen. Neben der möglichen QFZP-Klassifizierung gibt es spezielle Regelungen für bestimmte Geschäftstätigkeiten.

Holding-Strukturen beispielsweise können unter bestimmten Voraussetzungen weiterhin steuerfrei bleiben. Dies ist besonders für E-Commerce-Seller interessant, die ihr geistiges Eigentum (Markenrechte, Patente) in Dubai halten möchten.

Verlustvorträge und Steuerplanung

Verluste können grundsätzlich unbegrenzt in die Zukunft vorgetragen werden. Allerdings gibt es Beschränkungen bei der jährlichen Nutzung: Maximal 75% des steuerpflichtigen Gewinns können durch Verlustvorträge ausgeglichen werden.

Für Start-ups in der Aufbauphase bedeutet das eine erhebliche Steuererleichterung. Verluste aus den ersten Jahren können späteren Gewinnphasen gegengerechnet werden.

Gruppenbesteuerung und Konzernstrukturen

Das VAE-Steuerrecht sieht auch Möglichkeiten der Gruppenbesteuerung vor. Verbundene Unternehmen können unter bestimmten Voraussetzungen als steuerliche Einheit behandelt werden.

Dies eröffnet zusätzliche Optimierungsmöglichkeiten, insbesondere für komplexere Unternehmensstrukturen mit mehreren Gesellschaften in verschiedenen Free Zones.

Economic Substance Requirements: Ihre Compliance-Pflichten

Die Economic Substance Requirements (ESR) sind für deutsche Unternehmer in den VAE von zentraler Bedeutung. Diese Regelungen stellen sicher, dass Ihr Unternehmen tatsächlich substantielle Geschäftstätigkeiten in den VAE ausübt.

Verstöße gegen die ESR können schwerwiegende Konsequenzen haben – von Geldstrafen bis hin zum Verlust der Geschäftslizenz. Daher ist ein fundiertes Verständnis dieser Anforderungen unerlässlich.

Welche Unternehmen sind von ESR betroffen?

Grundsätzlich müssen alle Unternehmen in den VAE die ESR erfüllen, die sogenannte relevante Tätigkeiten ausüben. Dazu gehören unter anderem:

• Holding-Gesellschaften
• Bankgeschäfte
• Versicherungsgeschäfte
• Investmentfonds-Management
• Finanzierungs- und Leasinggeschäfte
• Schifffahrtsgeschäfte
• Intellectual Property Geschäfte
• Distribution und Service Center Geschäfte
• Hauptverwaltungsgeschäfte

Kerngeschäftstätigkeiten und deren Nachweis

Für jede relevante Tätigkeit müssen Sie spezifische Kerngeschäftstätigkeiten (Core Income Generating Activities – CIGA) in den VAE durchführen. Diese variieren je nach Geschäftstyp erheblich.

Für Intellectual Property Geschäfte – besonders relevant für Tech-Unternehmer – umfassen die CIGA beispielsweise:

• Entwicklung, Verbesserung, Wartung, Schutz und Verwertung des geistigen Eigentums
• Strategische Entscheidungen und Risikomanagement
• Wesentliche Entscheidungen über Drittgeschäfte

Angemessene Anzahl qualifizierter Mitarbeiter

Ein zentraler Aspekt der ESR ist der Nachweis angemessener personeller Ressourcen. Sie müssen eine ausreichende Anzahl qualifizierter Vollzeitmitarbeiter in den VAE beschäftigen.

Die konkrete Anzahl hängt von Art und Umfang Ihrer Geschäftstätigkeit ab. Als Richtwert gelten:

Angemessene Betriebsausgaben in den VAE

Sie müssen nachweisen, dass angemessene Betriebsausgaben in den VAE anfallen. Dazu gehören Personalkosten, Bürokosten, und andere direkt mit den CIGA verbundene Ausgaben.

Die Höhe der erforderlichen Ausgaben ist nicht fix definiert, sondern muss im Verhältnis zu Ihren Einkünften und der Art Ihrer Geschäftstätigkeit angemessen sein.

Physische Präsenz und Büroräume

Für die meisten relevanten Tätigkeiten benötigen Sie angemessene Büroräume in den VAE. Ein virtuelles Büro reicht dabei nicht aus – Sie müssen über tatsächliche physische Räumlichkeiten verfügen.

Die Anforderungen variieren je nach Geschäftstätigkeit. Für reine Holding-Gesellschaften können kleinere Büroräume ausreichen, während operative Unternehmen entsprechend größere Flächen benötigen.

Führung und Kontrolle in den VAE

Strategische Entscheidungen müssen von Personen getroffen werden, die sich in den VAE aufhalten. Dies bedeutet nicht, dass alle Geschäftsführer permanent in Dubai leben müssen, aber wesentliche Entscheidungen sollten vor Ort gefällt werden.

Protokolle von Vorstandssitzungen, die in den VAE abgehalten werden, sind wichtige Nachweise für die ESR-Compliance.

Steuererklärungen in den VAE: Fristen und Verfahren

Die ordnungsgemäße und fristgerechte Abgabe Ihrer Steuererklärung ist essentiell für die Compliance in den VAE. Versäumnisse können zu erheblichen Strafen führen und Ihren Geschäftsbetrieb gefährden.

Das VAE-Steuersystem folgt dabei anderen Regeln als das deutsche System. Ein fundiertes Verständnis der Fristen und Verfahren ist daher unerlässlich.

Corporate Tax Return: Grundlagen und Fristen

Alle steuerpflichtigen Unternehmen müssen eine jährliche Corporate Tax Return einreichen. Die Frist beträgt 9 Monate nach Ende des Steuerjahres.

Bei einem Kalenderjahr als Steuerjahr (31. Dezember) bedeutet das eine Abgabefrist bis zum 30. September des Folgejahres. Diese Frist ist absolut – Verlängerungen sind nur in Ausnahmefällen möglich.

Registrierung für Corporate Tax

Bevor Sie Ihre erste Steuererklärung abgeben können, müssen Sie sich für die Corporate Tax registrieren. Dies muss innerhalb von 3 Monaten nach Beginn Ihrer Steuerpflicht erfolgen.

Die Registrierung erfolgt über das Online-Portal der Federal Tax Authority (FTA). Sie benötigen dabei folgende Unterlagen:

• Handelsregistereintrag (Trade License)
• Memorandum und Articles of Association
• Nachweis der Geschäftsadresse
• Identitätsnachweise der Geschäftsführer
• Bankkontoeröffnungsschreiben

Tax Return for Exempt Persons

Selbst wenn Sie als Qualifying Free Zone Person von der Corporate Tax befreit sind, müssen Sie trotzdem eine vereinfachte Steuererklärung (Tax Return for Exempt Persons) einreichen.

Diese Erklärung bestätigt Ihren QFZP-Status und weist nach, dass Sie die Voraussetzungen für die Steuerbefreiung erfüllen. Die Abgabefrist entspricht der regulären Corporate Tax Return.

Economic Substance Report

Parallel zur Steuererklärung müssen Sie bei relevanten Tätigkeiten auch einen Economic Substance Report einreichen. Die Frist hierfür beträgt 12 Monate nach Ende des Geschäftsjahres.

Dieser Report dokumentiert detailliert, wie Sie die ESR-Anforderungen erfüllen. Dazu gehören Angaben zu:

• Art und Umfang der relevanten Tätigkeiten
• Anzahl und Qualifikation der Mitarbeiter
• Höhe der Betriebsausgaben in den VAE
• Physische Präsenz und Büroräume
• Ort der Geschäftsführung und strategischen Entscheidungen

Strafen bei verspäteter Abgabe

Die VAE verhängen empfindliche Strafen bei verspäteter oder unterlassener Abgabe von Steuererklärungen. Die Bußgelder staffeln sich je nach Verspätungsdauer:

Digitale Einreichung und erforderliche Systeme

Alle Steuererklärungen müssen digital über das FTA-Portal eingereicht werden. Papierbasierte Einreichungen sind nicht möglich.

Für die Bearbeitung benötigen Sie ein UAE Pass-Konto sowie entsprechende Zugangsdaten für Ihr Unternehmen. Die Einrichtung sollte frühzeitig erfolgen, da die Registrierung Zeit in Anspruch nehmen kann.

Aufbewahrungspflichten

Alle steuerrelevanten Unterlagen müssen für mindestens 5 Jahre aufbewahrt werden. Dies umfasst nicht nur die eingereichten Erklärungen, sondern auch alle Belege und Nachweise.

Besonders wichtig: Die Unterlagen müssen in den VAE oder an einem anderen vom Minister genehmigten Ort aufbewahrt werden. Eine reine Aufbewahrung in Deutschland reicht nicht aus.

IFRS-Buchhaltung und Dokumentationspflichten

Die ordnungsgemäße Buchführung nach International Financial Reporting Standards (IFRS) ist in den VAE nicht nur steuerlich relevant, sondern auch gesetzlich vorgeschrieben. Deutsche Unternehmer müssen sich an diese internationalen Standards anpassen.

Der Übergang von der deutschen Buchführung nach HGB zu IFRS stellt viele vor Herausforderungen. Dabei sind die Unterschiede erheblich und können sich direkt auf Ihre Steuerlast auswirken.

IFRS vs. deutsches Handelsrecht: Die wichtigsten Unterschiede

IFRS folgt anderen Grundprinzipien als das deutsche Handelsgesetzbuch. Während das HGB auf Gläubigerschutz und Vorsichtsprinzip setzt, stehen bei IFRS Investoreninformation und wirtschaftliche Realität im Vordergrund.

Praktische Unterschiede zeigen sich besonders bei:

Buchführungspflichten für VAE-Unternehmen

Alle Unternehmen in den VAE müssen ordnungsgemäße Bücher führen, unabhängig von ihrer Größe. Dies umfasst mindestens:

• Journal (chronologische Aufzeichnung aller Geschäftsvorfälle)
• Hauptbuch (systematische Kontendarstellung)
• Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung
• Belege und Nachweise für alle Buchungen

Für deutsche Unternehmer bedeutet das oft eine komplette Umstellung ihrer bisherigen Buchführungspraxis. Besonders die monatliche Buchführung ist im Gegensatz zu Deutschland zwingend erforderlich.

Anforderungen an die Buchhaltungssoftware

Die verwendete Buchhaltungssoftware muss bestimmte Mindestanforderungen erfüllen. Dazu gehört insbesondere die Möglichkeit, alle Buchungen revisionssicher zu speichern und audit trails zu erstellen.

Beliebte IFRS-konforme Lösungen für deutsche Unternehmer in den VAE sind:

• SAP Business One (umfassend, aber kostenintensiv)
• NetSuite (cloud-basiert, gute IFRS-Unterstützung)
• Xero (benutzerfreundlich für kleinere Unternehmen)
• QuickBooks Enterprise (mit IFRS-Add-ons)

Besonderheiten bei der Gewinnermittlung

Die Gewinnermittlung nach IFRS kann erheblich von der deutschen Praxis abweichen. Besonders relevant für die Corporate Tax sind dabei:

Umsatzrealisierung: Nach IFRS 15 müssen Umsätze zu dem Zeitpunkt erfasst werden, zu dem die Leistungsverpflichtung erfüllt wird. Dies kann bei Softwarelizenzen oder Beratungsleistungen zu anderen Zeitpunkten führen als nach deutschem Recht.

Abschreibungen: IFRS erfordert eine Bewertung der wirtschaftlichen Nutzungsdauer basierend auf tatsächlicher Nutzung, nicht auf pauschalen Abschreibungstabellen.

Währungsdifferenzen: Fremdwährungsgeschäfte müssen zu Stichtagskursen umgerechnet werden, was zu anderen Ergebnissen als das deutsche Niederstwertprinzip führt.

Audit-Anforderungen

Abhängig von der Größe Ihres Unternehmens können Prüfungspflichten bestehen. Die Schwellenwerte für eine mandatory audit sind:

• Umsatz über 50 Millionen AED, oder
• Bilanzsumme über 25 Millionen AED, oder
• Mehr als 50 Mitarbeiter

Auch unterhalb dieser Schwellenwerte kann eine freiwillige Prüfung sinnvoll sein, insbesondere für die ESR-Compliance und bei komplexen Unternehmensstrukturen.

Praktische Umsetzung für deutsche Unternehmer

Für die praktische Umsetzung empfiehlt sich ein stufenweises Vorgehen. Beginnen Sie mit der Auswahl einer geeigneten Buchhaltungssoftware und der Schulung Ihrer Mitarbeiter in IFRS-Grundlagen.

Viele deutsche Unternehmer beauftragen zunächst lokale Buchhaltungsdienstleister, um die IFRS-Konformität sicherzustellen. Die Kosten hierfür liegen typischerweise zwischen 2.000 und 8.000 AED monatlich, je nach Komplexität.

Digitale Aufbewahrung und Dokumentation

Alle buchhalterischen Unterlagen müssen in digitaler Form aufbewahrt werden können. Paper-basierte Systeme sind zwar erlaubt, aber bei Betriebsprüfungen müssen alle Dokumente digital verfügbar gemacht werden können.

Cloud-basierte Lösungen sind dabei ausdrücklich erlaubt, sofern sie den Datenschutz- und Sicherheitsanforderungen der VAE entsprechen.

Häufige Compliance-Fehler und wie Sie sie vermeiden

Aus der Praxis zeigt sich, dass deutsche Unternehmer in den VAE regelmäßig ähnliche Compliance-Fehler machen. Diese können kostspielige Konsequenzen haben und den Geschäftserfolg erheblich beeinträchtigen.

Die gute Nachricht: Die meisten dieser Fehler sind vermeidbar, wenn Sie die häufigsten Fallstricke kennen und entsprechende Vorsichtsmaßnahmen treffen.

Fehler 1: Unvollständige ESR-Dokumentation

Der häufigste Fehler ist eine unzureichende Dokumentation der Economic Substance Requirements. Viele Unternehmer unterschätzen den Umfang der erforderlichen Nachweise.

Typische Mängel:

• Fehlende Protokolle von Vorstandssitzungen in den VAE
• Unvollständige Personalakten der VAE-Mitarbeiter
• Keine Zuordnung von Betriebsausgaben zu Core Activities
• Fehlende Nachweise über physische Präsenz

Lösung: Erstellen Sie eine ESR-Compliance-Checkliste und dokumentieren Sie systematisch alle relevanten Tätigkeiten. Führen Sie monatliche Reviews durch, um Lücken frühzeitig zu identifizieren.

Fehler 2: Falsche QFZP-Einstufung

Viele deutsche Unternehmer gehen automatisch davon aus, dass sie als Qualifying Free Zone Person eingestuft werden können. Dabei werden die strikten 95%-Regelung und andere Voraussetzungen übersehen.

Kritische Punkte:

• Geschäfte mit VAE-Festland-Kunden werden nicht als solche erkannt
• Hilfs- und Nebengeschäfte werden fälschlicherweise als qualifiziert eingestuft
• Unklare Abgrenzung zwischen qualifizierten und nicht-qualifizierten Einkünften

Lösung: Führen Sie eine detaillierte Analyse aller Ihrer Einkunftsquellen durch. Dokumentieren Sie die Zuordnung zu qualifizierten/nicht-qualifizierten Einkünften und lassen Sie diese von einem Steuerberater überprüfen.

Fehler 3: Verspätete Registrierungen und Meldungen

Fristen werden in den VAE sehr ernst genommen. Verspätete Registrierungen für Corporate Tax oder ESR führen automatisch zu Strafen.

Häufige Versäumnisse:

• Corporate Tax Registrierung später als 3 Monate nach Geschäftsbeginn
• Verspätete Meldung von Änderungen (Adresse, Geschäftsführer, etc.)
• Unterlassene Abgabe der Tax Return for Exempt Persons
• Vergessene ESR-Notification bei neuen relevanten Tätigkeiten

Lösung: Implementieren Sie ein Fristenmanagementsystem mit automatischen Erinnerungen. Nutzen Sie einen lokalen Corporate Service Provider für kritische Fristen.

Fehler 4: Unzureichende IFRS-Buchführung

Die Umstellung von deutscher Buchführung auf IFRS wird oft unterschätzt. Dabei können IFRS-Verstöße die Steuererklärung ungültig machen.

Typische IFRS-Fehler:

• Fortsetzung der HGB-Bewertungsmethoden
• Unvollständige Offenlegung in den Notes
• Falsche Währungsumrechnung bei internationalen Geschäften
• Unzureichende Dokumentation von Bewertungsannahmen

Lösung: Investieren Sie in IFRS-Schulungen für Ihr Buchhaltungsteam oder beauftragen Sie einen qualifizierten lokalen Buchhalter. Die Kosten sind geringer als die Risiken einer fehlerhaften Buchführung.

Fehler 5: Vernachlässigung der physischen Präsenz

Viele deutsche Unternehmer betrachten ihre VAE-Gesellschaft als reine Briefkastenstruktur. Dies führt unweigerlich zu ESR-Verstößen.

Problematische Praktiken:

• Nur virtuelle Büros ohne echte physische Präsenz
• Nominee-Directors ohne tatsächliche Geschäftsführung
• Alle strategischen Entscheidungen werden in Deutschland getroffen
• Keine lokalen Mitarbeiter mit operativen Aufgaben

Lösung: Planen Sie von Anfang an eine substantielle Präsenz in den VAE. Dies bedeutet nicht, dass Sie permanent vor Ort sein müssen, aber regelmäßige Präsenz und lokale operative Tätigkeiten sind unerlässlich.

Fehler 6: Unklare Transfer Pricing Dokumentation

Bei Geschäften zwischen verbundenen Unternehmen (z.B. deutsche Muttergesellschaft und VAE-Tochter) sind angemessene Preise nachzuweisen.

Häufige Probleme:

• Keine Dokumentation der Preisfindung bei intercompany Geschäften
• Unplausible Gewinnaufteilung zwischen Ländern
• Fehlende Benchmarking-Studien für Lizenzgebühren

Lösung: Erstellen Sie Transfer Pricing Dokumentation für alle wesentlichen intercompany Transaktionen. Dies ist besonders wichtig bei Lizenzgebühren und Managementfees.

Präventive Compliance-Maßnahmen

Um Compliance-Fehler systematisch zu vermeiden, empfiehlt sich die Implementierung eines strukturierten Systems:

1. Quartalweise Compliance-Reviews: Überprüfung aller Anforderungen
2. Automatisierte Fristenverwaltung: Digitales System für alle Deadlines
3. Lokale Expertise: Qualifizierte Berater vor Ort
4. Dokumentationsstandards: Einheitliche Ablage aller Nachweise
5. Regelmäßige Schulungen: Updates zu Rechtsänderungen

Praktische Schritte für Ihre VAE-Steuerplanung

Eine erfolgreiche Steuerplanung in den VAE erfordert strategisches Vorgehen und sorgfältige Umsetzung. Die folgenden Schritte helfen Ihnen dabei, eine rechtskonforme und steuerlich optimierte Struktur aufzubauen.

Dabei ist wichtig zu verstehen: Steuerplanung in den VAE ist kein einmaliger Akt, sondern ein kontinuierlicher Prozess, der regelmäßige Anpassungen erfordert.

Schritt 1: Analyse Ihrer aktuellen Struktur

Bevor Sie konkrete Maßnahmen ergreifen, sollten Sie Ihre aktuelle Situation umfassend analysieren. Dies umfasst sowohl die deutsche als auch die angestrebte VAE-Struktur.

Wichtige Analysepunkte:

• Aktuelle Steuerbelastung in Deutschland
• Art und Herkunft Ihrer Einkünfte
• Bestehende Gesellschaftsstrukturen
• Vertragliche Bindungen und Exit-Klauseln
• Persönliche und familiäre Situation

Besonders für Tech-Unternehmer ist die Analyse der IP-Struktur entscheidend. Wo liegen Ihre Patente, Markenrechte und sonstigen immateriellen Wirtschaftsgüter? Deren Übertragung in die VAE kann erhebliche Steuervorteile bringen.

Schritt 2: Wahl der optimalen Free Zone

Nicht alle Free Zones sind für deutsche Unternehmer gleich geeignet. Die Wahl hängt von Ihrer Geschäftstätigkeit, geplanten Substanz und persönlichen Präferenzen ab.

Schritt 3: Strukturierung der Geschäftstätigkeit

Die konkrete Ausgestaltung Ihrer VAE-Struktur entscheidet über den Erfolg Ihrer Steuerplanung. Dabei müssen verschiedene Aspekte berücksichtigt werden.

Für SaaS-Unternehmen: IP-Holding in den VAE mit Lizenzierung an operative Gesellschaften. Dies ermöglicht steuerfreie Lizenzeinnahmen bei gleichzeitiger ESR-Compliance.

Für E-Commerce: Brand-Holding in den VAE, operative Gesellschaften je nach Markt. Besonders bei Amazon FBA kann die IP-Struktur in Dubai erhebliche Steuervorteile bringen.

Für Beratungsunternehmen: Operative Gesellschaft in Dubai mit lokalem Team für internationale Mandate. Dies ermöglicht QFZP-Status bei den meisten Beratungsleistungen.

Schritt 4: Aufbau der erforderlichen Substanz

Der Aufbau wirtschaftlicher Substanz ist der kritische Erfolgsfaktor. Planen Sie dies von Anfang an systematisch.

Minimale Substanzanforderungen:

• Angemessene Büroräume (nicht nur virtuell)
• Qualifizierte lokale Mitarbeiter
• Regelmäßige physische Präsenz der Geschäftsführung
• Operative Tätigkeiten vor Ort
• Angemessene lokale Betriebsausgaben

Die Kosten für minimale Substanz liegen typischerweise zwischen 150.000 und 300.000 AED jährlich, abhängig von der gewählten Free Zone und dem Umfang der Tätigkeiten.

Schritt 5: Implementierung der Buchhaltungsstruktur

Richten Sie von Beginn an eine IFRS-konforme Buchhaltung ein. Dies erspart Ihnen spätere kostspielige Umstellungen.

Empfohlenes Vorgehen:

1. Auswahl einer geeigneten IFRS-Software
2. Definition der Chart of Accounts nach IFRS
3. Einrichtung automatisierter Buchungsvorlagen
4. Schulung der Mitarbeiter oder Beauftragung lokaler Buchhalter
5. Etablierung monatlicher Closing-Prozesse

Schritt 6: Steuerliche Registrierungen und Compliance

Sorgen Sie für rechtzeitige Registrierungen bei allen relevanten Behörden. Versäumnisse hier führen automatisch zu Strafen.

Wichtige Registrierungen:

• Corporate Tax Registrierung (innerhalb 3 Monate)
• ESR Notification (bei relevanten Tätigkeiten)
• VAT Registrierung (bei Überschreitung der Schwellenwerte)
• UAE Pass Konto für digitale Behördengänge

Schritt 7: Überwachung und kontinuierliche Optimierung

Implementieren Sie ein System zur kontinuierlichen Überwachung Ihrer Compliance. Die VAE-Steuergesetze entwickeln sich schnell weiter.

Empfohlene Monitoring-Aktivitäten:

• Quartalsweise Review der ESR-Compliance
• Monatliche Überwachung der QFZP-Kriterien
• Jährliche Überprüfung der Steuerstruktur
• Regelmäßige Updates zu Gesetzesänderungen

Typische Kosten der VAE-Steuerplanung

Für eine realistische Planung sollten Sie folgende jährliche Kosten einkalkulieren:

Return on Investment Berechnung

Die Steuerersparnis in den VAE kann erheblich sein. Bei einem deutschen Unternehmer mit 500.000 Euro Jahresgewinn beträgt die Steuerersparnis etwa 200.000 Euro jährlich (bei 40% deutscher Steuerbelastung vs. 0% in den VAE als QFZP).

Selbst bei Berücksichtigung aller VAE-Kosten (etwa 50.000-80.000 Euro jährlich) bleibt eine erhebliche Netto-Steuerersparnis. Der Return on Investment liegt typischerweise zwischen 150% und 300%.

Häufig gestellte Fragen zu VAE-Steuererklärungen

Muss ich als Qualifying Free Zone Person überhaupt eine Steuererklärung abgeben?

Ja, auch als QFZP müssen Sie eine vereinfachte Steuererklärung (Tax Return for Exempt Persons) einreichen. Diese bestätigt Ihren Exempt-Status und weist nach, dass Sie die Voraussetzungen für die Steuerbefreiung erfüllen. Die Abgabefrist beträgt 9 Monate nach Ende des Steuerjahres.

Was passiert, wenn ich die 95%-Regel für QFZP verletze?

Bei Verletzung der 95%-Regel verlieren Sie den QFZP-Status und müssen auf den gesamten Gewinn (nicht nur den nicht-qualifizierten Anteil) 9% Corporate Tax zahlen. Daher ist eine sorgfältige Überwachung Ihrer Einkunftsquellen essentiell.

Kann ich meine deutsche GmbH in eine VAE-Struktur umwandeln?

Eine direkte Umwandlung ist nicht möglich. Sie können jedoch eine VAE-Gesellschaft gründen und anschließend Vermögenswerte oder IP von der deutschen GmbH übertragen. Dabei sind sowohl deutsche Steuerfolgen (z.B. Wegzugsbesteuerung) als auch VAE-Transfer-Pricing-Regeln zu beachten.

Wie viel physische Präsenz ist für ESR-Compliance erforderlich?

Es gibt keine festen Mindest-Aufenthaltstage. Entscheidend ist, dass strategische Entscheidungen in den VAE getroffen werden und angemessene operative Tätigkeiten vor Ort stattfinden. Als Richtwert gelten 6-8 Wochen Aufenthalt pro Jahr als ausreichend, wenn parallel lokale Mitarbeiter operative Tätigkeiten durchführen.

Sind Cloud-Server in den VAE für die ESR-Compliance ausreichend?

Nein, reine IT-Infrastruktur reicht nicht aus. Sie benötigen physische Büroräume und qualifizierte Mitarbeiter, die dort tatsächlich arbeiten. Server-Standorte allein erfüllen nicht die Anforderungen für wirtschaftliche Substanz.

Kann ich als VAE-Resident weiterhin für deutsche Kunden arbeiten?

Ja, grundsätzlich ist das möglich und gilt sogar als qualifizierte Einkunft für QFZP-Zwecke. Sie müssen jedoch aufpassen, dass Sie in Deutschland nicht als beschränkt steuerpflichtig gelten (z.B. durch feste Einrichtung oder ständige Vertretung).

Welche Strafen drohen bei ESR-Verstößen?

ESR-Verstöße können zu Geldstrafen von 20.000 bis 400.000 AED führen. Bei schwerwiegenden oder wiederholten Verstößen kann sogar die Geschäftslizenz entzogen werden. Daher ist ESR-Compliance absolut kritisch für Ihren Geschäftserfolg.

Muss ich VAT in den VAE zahlen?

VAT (Mehrwertsteuer) ist grundsätzlich unabhängig von der Corporate Tax. Bei einem Jahresumsatz über 375.000 AED ist eine VAT-Registrierung verpflichtend. Der Standardsatz beträgt 5%. Viele Exporte sind jedoch VAT-befreit.

Kann ich meine VAE-Gesellschaft von Deutschland aus führen?

Das ist problematisch für die ESR-Compliance. Strategische Entscheidungen sollten in den VAE getroffen werden. Remote-Management aus Deutschland kann dazu führen, dass die wirtschaftliche Substanz nicht als ausreichend angesehen wird.

Wie lange dauert die Gründung einer VAE-Gesellschaft?

Je nach Free Zone dauert die Gründung 2-6 Wochen. DIFC und ADGM sind typischerweise schneller (1-2 Wochen), während andere Free Zones länger brauchen können. Die Corporate Tax Registrierung sollte direkt nach Gründung erfolgen.