Steuerliche Restrukturierung: Dubai-Strukturen rechtssicher gestalten – Vermeidung künstlicher Gestaltungen bei internationalen Strukturen

Die Verlockung ist verständlich: 0% Einkommensteuer, 0% Corporate Tax für Qualifying Income und ein Geschäftsumfeld, das Innovation fördert. Doch zwischen dem Traum von der steuerfreien Dubai-Struktur und der rechtssicheren Umsetzung liegt ein Minenfeld aus Economic Substance Requirements, internationalen Reporting-Pflichten und dem ständigen Risiko, als künstliche Gestaltung eingestuft zu werden.

Als jemand, der seit Jahren deutsche Unternehmer bei der rechtssicheren Strukturierung in Dubai begleitet, erlebe ich täglich den Spagat zwischen Steueroptimierung und Compliance. Die gute Nachricht: Mit der richtigen Herangehensweise lassen sich Dubai-Strukturen aufbauen, die sowohl steuerlich effizient als auch rechtssicher sind.

Dieser umfassende Leitfaden zeigt Ihnen, wie Sie internationale Strukturen in Dubai gestalten, ohne in die Falle künstlicher Gestaltungen zu tappen. Sie erfahren, welche Economic Substance Requirements Sie erfüllen müssen, wie Sie Qualifying Free Zone Person Status erlangen und welche praktischen Schritte für eine wasserdichte Strukturierung notwendig sind.

Was macht Dubai-Strukturen anfällig für den Vorwurf künstlicher Gestaltungen?

Der Begriff künstliche Gestaltung ist für viele Unternehmer ein rotes Tuch. Zu Recht, denn er kann Jahre der Steuerplanung zunichtemachen.

Eine künstliche Gestaltung liegt vor, wenn die gewählte Struktur ausschließlich oder hauptsächlich der Steuerersparnis dient, ohne echte wirtschaftliche Substanz zu haben. Das Problem: Viele Dubai-Strukturen fallen genau in diese Kategorie.

Die klassischen Warnsignale für künstliche Gestaltungen

Internationale Steuerbehörden haben ein feines Gespür für Strukturen entwickelt, die nur auf dem Papier existieren. Diese Warnsignale sollten Sie kennen:

• Briefkastenfirma ohne lokale Präsenz: Eine Dubai-Gesellschaft, die nur eine Postadresse hat, aber keine echten Geschäftstätigkeiten vor Ort
• Fehlende Entscheidungsstrukturen: Alle wichtigen Geschäftsentscheidungen werden weiterhin von Deutschland aus getroffen
• Nominelle Direktoren: Die formellen Geschäftsführer haben keine echte Kontrolle über das Unternehmen
• Zirkuläre Geldflüsse: Gelder fließen nur zwischen verbundenen Unternehmen, ohne echte Wertschöpfung

Warum Dubai besonders unter Beobachtung steht

Dubai steht aufgrund seiner 0%-Steuerpolitik besonders im Fokus internationaler Steuerbehörden. Die EU führt die VAE nicht grundlos auf ihrer Liste der nicht-kooperativen Steuergebiete.

Besonders problematisch wird es, wenn deutsche Finanzämter eine Betriebsstätte in Deutschland konstruieren. Dies geschieht häufiger als viele denken, insbesondere wenn:

• Der deutsche Unternehmer weiterhin strategische Entscheidungen von Deutschland aus trifft
• Kundenbeziehungen hauptsächlich über deutsche Kanäle gepflegt werden
• Die wirtschaftliche Substanz in Dubai nicht nachweisbar ist

Der OECD-BEPS-Standard als Maßstab

Seit der Einführung der OECD-BEPS-Regeln (Base Erosion and Profit Shifting) haben sich die Anforderungen an internationale Strukturen verschärft. Die Kernfrage lautet: Wo wird der tatsächliche Wert geschaffen?

Dubai hat diesen Druck erkannt und mit den Economic Substance Requirements reagiert. Diese sind nicht nur lokale Vorschriften, sondern Ihre Versicherung gegen den Vorwurf künstlicher Gestaltungen.

Entscheidend ist nicht, wo Ihre Gesellschaft registriert ist, sondern wo sie tatsächlich wirtschaftlich aktiv ist. Dubai bietet die Infrastruktur – Sie müssen sie nur nutzen.

Economic Substance Requirements: Das Fundament rechtssicherer Dubai-Strukturen

Die Economic Substance Requirements (ESR) sind seit 2019 das Rückgrat jeder rechtssicheren Dubai-Struktur. Sie sind Ihre Antwort auf internationale Kritiker und der Schlüssel zu dauerhafter Steueroptimierung.

Verstehen Sie die ESR nicht als Bürde, sondern als Chance. Sie zwingen Sie dazu, eine echte Geschäftspräsenz in Dubai aufzubauen – genau das, was Ihre Struktur vor Anfechtungen schützt.

Welche Aktivitäten unterliegen den ESR-Pflichten?

Nicht alle Geschäftstätigkeiten sind ESR-pflichtig. Die VAE unterscheiden zwischen sogenannten Relevant Activities und normalen Geschäftstätigkeiten:

Die konkreten ESR-Anforderungen im Detail

Für ESR-pflichtige Aktivitäten müssen Sie spezifische Substanzanforderungen erfüllen. Diese sind messbar und überprüfbar:

1. Adequately Qualified Employees: Mindestens ein vollzeitbeschäftigter Mitarbeiter mit relevanter Qualifikation vor Ort
2. Adequate Operating Expenditure: Angemessene Betriebsausgaben in den VAE (nicht nur Lizenzgebühren)
3. Physical Presence: Echte Büroräume, nicht nur eine Postadresse
4. Core Income Generating Activities: Die wertschöpfenden Tätigkeiten müssen in den VAE stattfinden

Praktische Umsetzung der ESR-Anforderungen

Die Theorie ist eine Sache, die Praxis eine andere. Hier konkrete Beispiele für verschiedene Geschäftsmodelle:

SaaS-Unternehmen mit IP-Geschäft:

• Mindestens ein Software-Entwickler oder Product Manager vor Ort
• Echte Entwicklungstätigkeiten oder substantielle Produktanpassungen in Dubai
• Jahresbetriebskosten von mindestens AED 375.000 (ca. 93.000 €)
• Lokale Server-Infrastruktur oder substantielle IT-Services

E-Commerce-Unternehmen ohne IP-Geschäft:

• Deutlich geringere ESR-Anforderungen
• Fokus auf normale Geschäftstätigkeit und Directorship
• Flexiblere Gestaltungsmöglichkeiten

ESR-Reporting und Compliance

Die Erfüllung der ESR-Anforderungen müssen Sie jährlich gegenüber der Ministry of Finance nachweisen. Das ESR-Reporting erfolgt bis zum 30. Juni des Folgejahres.

Besonders wichtig: Eine ESR-Verletzung kann nicht nur lokale Strafen zur Folge haben, sondern auch die internationale Anerkennung Ihrer Struktur gefährden.

Die ESR sind nicht verhandelbar. Planen Sie sie von Anfang an in Ihre Struktur ein, nicht als nachträglichen Gedanken. Ihre Investition in echte Substanz ist Ihre beste Versicherung gegen steuerliche Anfechtungen.

Qualifying Free Zone Person: Ihr Schlüssel zur 0%-Besteuerung

Der Status als Qualifying Free Zone Person (QFZP) ist Ihr goldenes Ticket zur 0%-Corporate Tax in Dubai. Doch dieser Status ist kein Automatismus – er muss verdient und aufrechterhalten werden.

Seit der Einführung der Corporate Tax in den VAE im Jahr 2023 hat sich die Landschaft fundamental verändert. Die gute Nachricht: Für Qualifying Income bleibt die 0%-Besteuerung bestehen.

Voraussetzungen für den QFZP-Status

Um als Qualifying Free Zone Person anerkannt zu werden, müssen Sie kumulative Kriterien erfüllen. Jedes einzelne ist entscheidend:

Was gilt als Qualifying Income?

Nicht alle Einnahmen Ihrer Dubai-Gesellschaft sind automatisch qualifying. Die Unterscheidung ist crucial für Ihre Steuerplanung:

Eindeutig Qualifying Income:

• Verkauf von Waren, die in der Free Zone hergestellt wurden
• Dienstleistungen, die substantiell in der Free Zone erbracht werden
• Lizenzgebühren für IP, das in der Free Zone entwickelt wurde
• Management-Fees für echte Headquarters-Funktionen

Kritisches Non-Qualifying Income:

• Passive Kapitalerträge (Dividenden, Zinsen) von verbundenen Unternehmen
• Lizenzgebühren für außerhalb der VAE entwickeltes IP
• Management-Fees ohne substantielle Leistung
• Gewinne aus Transaktionen mit verbundenen Unternehmen ohne echten Mehrwert

Adequate Substance im Detail

Der Begriff Adequate Substance ist bewusst unscharf gehalten, aber die Praxis zeigt klare Mindeststandards auf:

Für Service-basierte Geschäftsmodelle:

• Mindestens ein qualifizierter, vollzeitbeschäftigter Manager vor Ort
• Echte Büroräume mit funktionaler Ausstattung
• Lokale Betriebsausgaben von mindestens AED 200.000 pro Jahr
• Dokumentierte Core Income Generating Activities (CIGA) in den VAE

Für IP-intensive Geschäftsmodelle:

• Höhere Personalanforderungen (meist 2-3 qualifizierte Mitarbeiter)
• Substantielle F&E-Aktivitäten oder IP-Verwaltung vor Ort
• Betriebsausgaben entsprechend der IP-Wertschöpfung
• Nachweisbare Entscheidungsprozesse für IP-Strategien in Dubai

Management and Control vor Ort

Ein häufig unterschätzter Aspekt ist die Anforderung echten Managements vor Ort. Board Meetings per Video-Call aus Deutschland reichen nicht aus.

Konkrete Anforderungen umfassen:

• Regelmäßige physische Präsenz der Geschäftsführung in Dubai
• Lokale Vollmachten für operative Entscheidungen
• Dokumentierte Entscheidungsprozesse vor Ort
• Echte Überwachung und Kontrolle der Geschäftstätigkeiten

Monitoring und Erhaltung des QFZP-Status

Der QFZP-Status ist kein einmaliger Meilenstein, sondern ein kontinuierlicher Prozess. Sie müssen quartalsweise überprüfen, ob alle Kriterien noch erfüllt sind.

Besonders kritisch wird es bei Änderungen im Geschäftsmodell oder bei strukturellen Anpassungen. Eine einmal verlorene QFZP-Qualifikation ist schwer wiederzuerlangen.

Denken Sie bei der QFZP-Qualifikation nicht in Mindestanforderungen, sondern in komfortablen Sicherheitsmargen. Was heute gerade ausreicht, kann morgen schon zu wenig sein.

Schritt-für-Schritt: Rechtssichere Dubai-Struktur aufbauen

Eine rechtssichere Dubai-Struktur entsteht nicht über Nacht. Sie erfordert systematische Planung, präzise Umsetzung und kontinuierliche Anpassung an sich ändernde Rahmenbedingungen.

Aus meiner Beratungspraxis weiß ich: Die meisten Fehler passieren in der Planungsphase. Wer hier gründlich vorgeht, spart später Zeit, Nerven und oft auch erhebliche Kosten.

Phase 1: Strategische Planung und Struktur-Design

Schritt 1: Geschäftsmodell-Analyse und ESR-Bewertung

Bevor Sie auch nur einen Antrag stellen, müssen Sie Ihr Geschäftsmodell auf ESR-Pflicht prüfen. Diese Analyse ist fundamental für alle weiteren Entscheidungen.

• Detaillierte Mapping aller Einnahmequellen
• Klassifizierung nach ESR-pflichtigen und nicht-pflichtigen Aktivitäten
• Bewertung der erforderlichen Substanzanforderungen
• Kostenabschätzung für Compliance-Anforderungen

Schritt 2: Free Zone Auswahl und Lizenz-Strategie

Nicht alle Free Zones sind gleich geschaffen. Die Wahl der richtigen Zone kann über Erfolg oder Misserfolg Ihrer Struktur entscheiden.

Schritt 3: Substanz-Planung und Ressourcen-Allokation

Jetzt wird es konkret: Welche Ressourcen müssen Sie in Dubai allokieren, um Ihre Substanzanforderungen zu erfüllen?

• Personalplanung: Profile und Qualifikationen der lokalen Mitarbeiter
• Büroplanung: Größe, Ausstattung und Funktionalität
• Betriebskosten-Budget: Realistische Einschätzung der jährlichen Kosten
• CIGA-Mapping: Welche wertschöpfenden Aktivitäten finden vor Ort statt?

Phase 2: Gesellschaftsgründung und Lizenzierung

Schritt 4: Gesellschaftsgründung und Kapitalplanung

Die Gesellschaftsgründung in einer Free Zone folgt standardisierten Prozessen, aber die Details sind entscheidend.

1. Kapitalstruktur festlegen: Mindestkapital vs. optimale Kapitalausstattung
2. Shareholder-Struktur: Direkte vs. indirekte Beteiligungen
3. Directorship planen: Lokale vs. ausländische Direktoren
4. Banking-Vorbereitung: Unterlagen für Kontoeröffnung sammeln

Schritt 5: Lizenzierung und Approval-Prozesse

Je nach Free Zone und Geschäftstätigkeit können zusätzliche Approvals erforderlich sein. Planen Sie hierfür 2-4 Wochen ein.

Phase 3: Operative Umsetzung und Substanz-Aufbau

Schritt 6: Büro-Setup und lokale Infrastruktur

Ein echtes Büro ist mehr als nur eine Adresse. Es muss funktional und der Geschäftstätigkeit angemessen sein.

• Büroausstattung entsprechend der geplanten Aktivitäten
• IT-Infrastruktur und Sicherheitsstandards
• Meeting-Räume für Kundentermine und Board Meetings
• Lokale Telefon- und Internet-Anbindung

Schritt 7: Personal-Recruitment und Onboarding

Die Qualität Ihrer lokalen Mitarbeiter entscheidet über die Glaubwürdigkeit Ihrer Substanz.

• Rekrutierung über seriöse Kanäle (LinkedIn, lokale Headhunter)
• Vollzeitverträge mit marktüblichen Konditionen
• Klare Arbeitsplatzbeschreibungen und KPIs
• Ordnungsgemäße Visa-Sponsoring-Prozesse

Phase 4: Compliance und laufende Optimierung

Schritt 8: Buchhaltung und Reporting-Setup

Dubai verlangt IFRS-konforme Buchhaltung und umfassendes Reporting. Dies ist nicht optional.

• Setup lokaler Buchhaltungssysteme (oft Cloud-basiert)
• Monatliche Management-Accounts
• Quartalsweise ESR-Compliance-Reviews
• Jährliche Corporate Tax Returns und ESR-Reporting

Schritt 9: Corporate Governance und Dokumentation

Ordnungsgemäße Corporate Governance ist Ihr Schutz vor Anfechtungen.

• Regelmäßige Board Meetings mit ordnungsgemäßen Protokollen
• Dokumentation aller wichtigen Geschäftsentscheidungen
• Transfer Pricing Documentation für verbundene Transaktionen
• Compliance-Kalender für alle Fristen und Meldungen

Eine rechtssichere Dubai-Struktur ist ein Marathon, kein Sprint. Planen Sie mit 6-9 Monaten für den vollständigen Aufbau und budgetieren Sie 150.000-250.000 € für das erste Jahr – je nach Komplexität Ihres Geschäftsmodells.

Häufige Fehler bei der Dubai-Strukturierung und wie Sie sie vermeiden

In über zehn Jahren Beratungspraxis habe ich nahezu jeden denkbaren Fehler bei Dubai-Strukturierungen gesehen. Die gute Nachricht: Die meisten sind vermeidbar, wenn Sie die typischen Fallstricke kennen.

Die schlechte Nachricht: Manche Fehler werden erst Jahre später entdeckt – oft zu einem Zeitpunkt, wo sie nur noch schwer zu korrigieren sind.

Fehler #1: Unterschätzung der ESR-Anforderungen

Der häufigste und kostspieligste Fehler ist die Unterschätzung der Economic Substance Requirements. Viele Unternehmer denken noch in den alten Kategorien von 2018.

Typische Fehleinschätzungen:

• Ein Nominee Director reicht aus – Falsch: Sie brauchen echtes lokales Management
• AED 50.000 Betriebskosten pro Jahr sind genug – Falsch: Meist brauchen Sie das 4-8fache
• ESR gilt nicht für mein E-Commerce Business – Vorsicht: Bei IP-Komponenten wird es kompliziert
• Ich kann das alles remote managen – Falsch: Core Activities müssen vor Ort stattfinden

So vermeiden Sie diesen Fehler:

• Führen Sie vor der Gründung eine professionelle ESR-Analyse durch
• Kalkulieren Sie mit realistischen Substanzkosten von 120.000-300.000 € im ersten Jahr
• Planen Sie echte Geschäftstätigkeiten vor Ort, nicht nur Verwaltung

Fehler #2: Missverständnis des QFZP-Status

Viele Unternehmer behandeln den Qualifying Free Zone Person Status als Automatismus. Das ist ein teurer Irrtum.

Gefährliche Annahmen:

• Jede Free Zone Company ist automatisch QFZP – Falsch: Status muss verdient werden
• QFZP bedeutet 0% auf alle Einkommen – Falsch: Nur Qualifying Income ist steuerfrei
• Einmal QFZP, immer QFZP – Falsch: Status kann verloren gehen

Praktisches Beispiel eines kostspieligen Fehlers:

Ein SaaS-Unternehmer lagerte seine Software-Entwicklung komplett nach Deutschland aus, um Kosten zu sparen. Seine Dubai-Gesellschaft erhielt nur noch Lizenzgebühren für das in Deutschland entwickelte IP. Resultat: Verlust des QFZP-Status und 9% Corporate Tax auf alle Einkommen.

Fehler #3: Vernachlässigung der deutschen Betriebsstätten-Problematik

Die deutsche Finanzverwaltung wird immer aggressiver bei der Konstruktion von Betriebsstätten. Viele Dubai-Strukturen scheitern an diesem Punkt.

Klassische Betriebsstätten-Trigger:

• Geschäftsführer trifft alle wichtigen Entscheidungen von Deutschland aus
• Kundenakquise und -betreuung erfolgt hauptsächlich in Deutschland
• Server und IT-Infrastruktur stehen in Deutschland
• Vertragsverhandlungen finden regelmäßig in Deutschland statt

So vermeiden Sie eine deutsche Betriebsstätte:

1. Echte Verlagerung von Managementfunktionen: Board Meetings und strategische Entscheidungen in Dubai
2. Lokale Kundenkommunikation: Key Account Management vor Ort oder neutral
3. Vermeidung fester deutscher Strukturen: Keine festen Büros oder Mitarbeiter in Deutschland
4. Dokumentation der Entscheidungsprozesse: Nachweis, dass Management vor Ort stattfindet

Fehler #4: Unzureichende Transfer Pricing Dokumentation

Bei verbundenen Unternehmen sind Transfer Pricing Regeln von entscheidender Bedeutung. Viele unterschätzen diese Anforderung.

Typische Transfer Pricing Fallen:

• Überhöhte Management Fees ohne entsprechende Leistung
• IP-Übertragungen ohne angemessene Vergütung
• Kostenumlagen ohne echte Kostentreiber
• Fehlende Vergleichbarkeitsstudien für konzerninternen Leistungsaustausch

Fehler #5: Mangelhafte Corporate Governance

Schlechte Corporate Governance ist ein Geschenk für Prüfer, die künstliche Gestaltungen nachweisen wollen.

Governance-Mängel, die Sie vermeiden sollten:

• Seltene oder dokumentationslose Board Meetings
• Nominee Directors ohne echte Entscheidungsgewalt
• Fehlende lokale Bankkonten oder Finanzverwaltung
• Keine lokalen Audit-Trails für Geschäftsentscheidungen

Fehler #6: Unterschätzung der laufenden Compliance-Kosten

Viele fokussieren nur auf die Setup-Kosten und vergessen die laufenden Verpflichtungen.

Lernen Sie aus den Fehlern anderer: Eine Dubai-Struktur, die nicht von Anfang an compliance-ready aufgebaut wird, wird Sie langfristig mehr kosten als eine ordentlich geplante Struktur von Beginn an.

Dubai Corporate Tax 2025: Was ändert sich für bestehende Strukturen?

Die Einführung der Corporate Tax in den VAE im Jahr 2023 war ein Wendepunkt. Für 2025 stehen weitere Anpassungen an, die bestehende Strukturen vor neue Herausforderungen stellen.

Als jemand, der die Entwicklung seit den ersten Entwürfen verfolgt hat, kann ich Ihnen versichern: Die Zeiten der Set it and forget it-Mentalität sind endgültig vorbei.

Die aktuelle Corporate Tax Landschaft im Überblick

Seit dem 1. Juni 2023 gelten in den VAE folgende Corporate Tax Sätze:

Wichtige Änderungen für 2025

Verschärfung der QFZP-Anforderungen

Die Federal Tax Authority (FTA) hat angekündigt, die Prüfung der QFZP-Kriterien zu intensivieren. Ab 2025 gelten strengere Nachweispflichten:

• Detailliertere Substanznachweise bei der jährlichen Corporate Tax Return
• Erweiterte Transfer Pricing Dokumentationspflichten
• Verschärfte Definitionen für Adequate Substance
• Strengere Abgrenzung zwischen Qualifying und Non-Qualifying Income

Erweiterte Reporting-Pflichten

Ab dem Steuerjahr 2025 müssen Free Zone Companies zusätzliche Informationen bereitstellen:

1. Enhanced ESR Reporting: Detailliertere Angaben zu Core Income Generating Activities
2. Related Party Transactions: Vollständige Dokumentation aller Konzerngeschäfte
3. Beneficial Ownership: Erweiterte Transparenzpflichten für Ultimate Beneficial Owners

Auswirkungen auf verschiedene Geschäftsmodelle

Tech-Unternehmen und SaaS-Businesses

Besonders IP-intensive Geschäftsmodelle stehen unter Beobachtung. Die Herausforderungen werden 2025 zunehmen:

• Strengere DEMPE-Analysen (Development, Enhancement, Maintenance, Protection, Exploitation)
• Höhere Substanzanforderungen für IP-Holding-Strukturen
• Verschärfte Profit Split-Methoden bei grenzüberschreitenden IP-Geschäften

E-Commerce und Online-Services

Hier sind die Auswirkungen moderater, aber dennoch relevant:

• Klarstellung zur Behandlung von Platform-Business-Models
• Erweiterte Nexus-Regeln für digitale Services
• Neue Guidance für Fulfillment-by-Amazon-Strukturen

Praktische Handlungsempfehlungen für 2025

Sofortmaßnahmen für bestehende Strukturen:

1. QFZP Health Check durchführen: Überprüfen Sie alle Kriterien anhand der neuen Standards
2. Substanz-Audit: Dokumentieren Sie lückenlos alle Core Activities vor Ort
3. Transfer Pricing Review: Aktualisieren Sie alle konzerninternen Verrechnungspreise
4. Governance-Upgrade: Verstärken Sie lokale Entscheidungsstrukturen

Mittel- bis langfristige Anpassungen:

• Erhöhung der lokalen Personalkapazität
• Ausbau der funktionalen Substanz vor Ort
• Implementierung robuster Compliance-Systeme
• Vorbereitung auf mögliche Betriebsprüfungen

Neue Chancen trotz strengerer Regeln

Trotz der Verschärfungen bieten sich auch neue Möglichkeiten:

Substance-as-a-Service-Angebote:

Viele Free Zones entwickeln professionelle Service-Pakete, die compliance-konforme Substanz kostengünstiger ermöglichen.

Verbesserte digitale Infrastruktur:

Dubai investiert massiv in digitale Transformation. Dies erleichtert die Verlagerung echter Geschäftstätigkeiten.

Klarere rechtliche Rahmenbedingungen:

Mit den neuen Regeln kommt auch mehr Rechtssicherheit. Sie wissen genau, was erwartet wird.

Die Corporate Tax in Dubai ist nicht das Ende der Steueroptimierung, sondern der Beginn einer neuen Ära der professionellen Strukturierung. Wer die Regeln versteht und befolgt, kann weiterhin erhebliche Steuervorteile realisieren.

Praktische Checkliste: Ist Ihre Dubai-Struktur rechtssicher?

Eine ehrliche Selbsteinschätzung kann Ihnen teure Überraschungen ersparen. Diese Checkliste basiert auf den häufigsten Prüfpunkten internationaler Steuerbehörden und der FTA in Dubai.

Bewerten Sie jeden Punkt ehrlich mit Erfüllt, Teilweise erfüllt oder Nicht erfüllt. Alles außer Erfüllt sollte Sie alarmieren.

Economic Substance Requirements Check

Geschäftstätigkeiten und Lizenzierung:

Personelle Substanz:

• □ Mindestens ein qualifizierter Vollzeitmitarbeiter vor Ort
• □ Mitarbeiter haben relevante Qualifikationen für Ihre Geschäftstätigkeit
• □ Arbeitsverträge entsprechen UAE Labour Law
• □ Mitarbeiter sind physisch und dauerhaft in Dubai präsent
• □ Löhne entsprechen Marktkonditionen (keine Scheinbeschäftigungen)

Räumliche und operative Substanz:

• □ Echtes Büro mit funktionaler Ausstattung (nicht nur Flexi-Desk)
• □ Bürogröße angemessen für Anzahl Mitarbeiter und Geschäftstätigkeit
• □ IT-Infrastruktur vor Ort (Computer, Server, Software-Lizenzen)
• □ Lokale Telefonnummern und Geschäftsausstattung
• □ Betriebsausgaben von mindestens AED 200.000-375.000 pro Jahr

Qualifying Free Zone Person Status Check

Income-Klassifizierung:

Management und Kontrolle:

• □ Board of Directors trifft sich mindestens quartalsweise in Dubai
• □ Strategische Entscheidungen werden vor Ort getroffen und dokumentiert
• □ Lokale Geschäftsführung hat echte Entscheidungsgewalt
• □ Core Income Generating Activities finden in Dubai statt
• □ Vertragsverhandlungen werden vor Ort oder neutral geführt

Compliance und Dokumentation Check

Buchhaltung und Reporting:

• □ IFRS-konforme Buchhaltung wird geführt
• □ Monatliche Management Accounts werden erstellt
• □ Annual Audit durch lizenzierten Auditor erfolgt fristgerecht
• □ ESR-Reporting wird jährlich bis 30. Juni eingereicht
• □ Corporate Tax Returns werden fristgerecht eingereicht

Corporate Governance:

• □ Ordnungsgemäße Board Minutes für alle Meetings
• □ Alle wichtigen Geschäftsentscheidungen sind dokumentiert
• □ Transfer Pricing Documentation ist vorhanden und aktuell
• □ Related Party Agreements sind marktüblich gestaltet
• □ Compliance-Kalender wird eingehalten

Internationale Compliance Check

Deutsche Betriebsstätten-Vermeidung:

• □ Keine festen deutschen Strukturen (Büros, Mitarbeiter)
• □ Managementfunktionen wurden nach Dubai verlagert
• □ Kundenkommunikation erfolgt nicht hauptsächlich von Deutschland
• □ IT-Infrastruktur steht nicht in Deutschland
• □ Vertragsabschlüsse erfolgen nicht regelmäßig in Deutschland

OECD-BEPS-Compliance:

• □ Country-by-Country Reporting (falls zutreffend) erfolgt ordnungsgemäß
• □ CRS-Meldungen werden korrekt übermittelt
• □ Master File und Local File (falls zutreffend) sind aktuell
• □ Beneficial Ownership wird transparent berichtet

Bewertung Ihrer Checkliste

Grüner Bereich (90-100% Erfüllt):

Glückwunsch! Ihre Struktur scheint robust und compliance-konform aufgestellt zu sein. Führen Sie diese Überprüfung quartalsweise durch.

Gelber Bereich (70-89% Erfüllt):

Ihre Struktur hat Schwächen, die Sie zeitnah adressieren sollten. Priorisieren Sie die kritischen Punkte und erstellen Sie einen Verbesserungsplan.

Roter Bereich (unter 70% Erfüllt):

Ihre Struktur ist anfällig für Anfechtungen. Sie sollten umgehend professionelle Beratung in Anspruch nehmen und strukturelle Verbesserungen einleiten.

Ehrlichkeit bei dieser Selbsteinschätzung zahlt sich aus. Lieber heute unangenehme Wahrheiten erkennen, als morgen von Steuerbehörden überrascht werden.

Häufig gestellte Fragen

Kann ich meine bestehende deutsche GmbH einfach nach Dubai verlegen?

Nein, eine direkte Verlegung ist nicht möglich. Sie müssen eine neue Gesellschaft in Dubai gründen und können dann Vermögenswerte und Geschäftstätigkeiten übertragen. Dabei sind umfangreiche steuerliche Aspekte (Aufdeckung stiller Reserven, Wegzugsbesteuerung) und gesellschaftsrechtliche Fragen zu beachten.

Wie lange dauert der Aufbau einer rechtssicheren Dubai-Struktur?

Rechnen Sie mit 6-9 Monaten für eine vollständige, rechtssichere Struktur. Die Gesellschaftsgründung selbst dauert nur 2-4 Wochen, aber der Aufbau echter Substanz (Personal, Büro, Prozesse) benötigt deutlich mehr Zeit. Planen Sie nicht zu knapp – Eile führt häufig zu Compliance-Fehlern.

Was passiert, wenn ich die Economic Substance Requirements nicht erfülle?

ESR-Verletzungen können erhebliche Konsequenzen haben: Strafen von AED 10.000-100.000, möglicher Lizenzentzug und vor allem Verlust der internationalen Anerkennung Ihrer Struktur. Deutsche Finanzbehörden nutzen ESR-Verletzungen gerne als Argument für Betriebsstätten-Konstruktionen.

Ist eine Dubai-Struktur auch für kleinere Unternehmen sinnvoll?

Die Mindestkosten für eine rechtssichere Dubai-Struktur liegen bei 150.000-200.000 € im ersten Jahr. Als Faustregel sollten Sie mindestens 300.000-500.000 € Jahresgewinn haben, damit sich der Aufwand wirtschaftlich rechtfertigt. Für kleinere Unternehmen gibt es oft günstigere Alternativen in Europa.

Wie wirkt sich die neue Corporate Tax auf die 0%-Besteuerung aus?

Qualifying Free Zone Persons zahlen weiterhin 0% Corporate Tax auf Qualifying Income. Entscheidend sind die strengeren Substanzanforderungen und die präzise Abgrenzung zwischen qualifizierendem und nicht-qualifizierendem Einkommen. Non-Qualifying Income wird mit 9% besteuert.

Kann ich als Dubai-Resident trotzdem in Deutschland krankenversichert bleiben?

Grundsätzlich nein. Mit Verlegung des Lebensmittelpunkts nach Dubai entfällt die deutsche Krankenversicherungspflicht. Sie benötigen eine lokale oder internationale Krankenversicherung. Manche private deutsche Versicherer bieten jedoch Auslandstarife an.

Welche Free Zone ist für mein Geschäftsmodell am besten geeignet?

Das hängt von Ihrer Geschäftstätigkeit, Ihren Substanzanforderungen und Ihrem Budget ab. DIFC und ADGM bieten höchste Reputation, sind aber teuer. DMCC ist ein guter Kompromiss für die meisten Service-Unternehmen. IFZA ist kostengünstig, hat aber weniger Prestige. Eine pauschale Antwort gibt es nicht.

Muss ich wirklich dauerhaft in Dubai leben, um die Steuervorteile zu nutzen?

Für die Corporate Tax nicht zwingend, aber für die persönliche Einkommensteuerbefreiung schon. Sie benötigen ein UAE-Steuerresidenz-Zertifikat, was mindestens 90 Tage physische Präsenz pro Jahr erfordert. Viele verbringen 4-6 Monate in Dubai und nutzen die restliche Zeit für Reisen.

Was kostet eine rechtssichere Dubai-Struktur wirklich?

Rechnen Sie im ersten Jahr mit 150.000-300.000 € Gesamtkosten (Setup, Substanz, Compliance). In den Folgejahren reduziert sich das auf 100.000-200.000 € pro Jahr. IP-intensive Geschäftsmodelle liegen am oberen Ende, einfache Service-Unternehmen am unteren Ende dieser Spanne.

Kann die deutsche Finanzverwaltung meine Dubai-Struktur angreifen?

Ja, hauptsächlich über die Konstruktion einer deutschen Betriebsstätte oder die Besteuerung des deutschen Gesellschafters. Mit echter Substanz in Dubai und ordnungsgemäßer Verlagerung des Lebensmittelpunkts sind Sie jedoch gut geschützt. Vermeiden Sie deutsche Geschäftstätigkeiten nach der Strukturierung.