Das deutsche Finanzamt und Ihre Dubai-Struktur: Kritische Dokumentationspflichten

Dubai Struktur Dokumentationspflichten: Was das Finanzamt wirklich sehen will

Das deutsche Finanzamt betrachtet Dubai-Strukturen grundsätzlich skeptisch. Diese Skepsis ist nicht unbegründet – zu oft wurden UAE-Gesellschaften als reine Briefkastenfirmen genutzt, ohne echte wirtschaftliche Substanz.

Ihre Aufgabe besteht darin, diese Skepsis durch lückenlose Dokumentation zu entkräften. Das Finanzamt möchte verstehen: Führen Sie ein echtes Geschäft in Dubai oder handelt es sich um eine Scheinstruktur zur Steuervermeidung?

Die drei Säulen der Finanzamts-Prüfung

Bei der Bewertung Ihrer Dubai-Struktur fokussiert sich das Finanzamt auf drei Kernbereiche:

1. Geschäftsführung und Kontrolle: Wer trifft tatsächlich die wesentlichen Unternehmensentscheidungen?
2. Wirtschaftliche Substanz: Verfügt Ihre UAE-Gesellschaft über echte Geschäftstätigkeit vor Ort?
3. Steuerliche Anerkennung: Erfüllen Sie alle Voraussetzungen für die beanspruchten Steuervorteile?

Jeder dieser Bereiche erfordert spezifische Dokumentation. Fehlt auch nur ein Baustein, kann das gesamte Konstrukt ins Wanken geraten.

Beweislast umkehren durch proaktive Dokumentation

Erfolgreiche Unternehmer denken vorausschauend. Statt reaktiv auf Finanzamts-Anfragen zu antworten, dokumentieren Sie kontinuierlich alle relevanten Geschäftsprozesse.

Diese proaktive Herangehensweise verschiebt die Beweislast. Das Finanzamt muss dann nicht Ihre mangelnde Substanz beweisen, sondern Ihre umfassende Dokumentation widerlegen.

Ein praktisches Beispiel: Ein SaaS-Gründer aus München dokumentierte von Beginn an alle Board Meetings seiner Dubai-Gesellschaft per Videokonferenz-Aufzeichnung. Bei der Betriebsprüfung konnte er minutengenau nachweisen, dass alle strategischen Entscheidungen in Dubai getroffen wurden.

Betriebsprüfung Dubai Struktur: Die häufigsten Stolpersteine vermeiden

Betriebsprüfungen bei Dubai-Strukturen folgen einem erkennbaren Muster. Deutsche Prüfer konzentrieren sich auf wiederkehrende Schwachstellen, die Sie gezielt vermeiden können.

Die Erfahrung zeigt: Gut vorbereitete Unternehmer überstehen Betriebsprüfungen nicht nur unbeschadet, sondern stärken sogar ihre Position für die Zukunft.

Stolperstein 1: Unklare Geschäftsführung und Kontrolle

Das häufigste Problem liegt in der unklaren Abgrenzung von Geschäftsführung und operativer Umsetzung. Viele Unternehmer führen ihr Dubai-Geschäft faktisch vom deutschen Wohnzimmer aus.

Das Finanzamt prüft konkret:

• Wo werden strategische Entscheidungen getroffen?
• Wer hat Zugriff auf Bankkonten und Verträge?
• Wo befinden sich die maßgeblichen Geschäftsunterlagen?
• Welche Rolle spielt der deutsche Gesellschafter bei Tagesgeschäften?

Ein Performance-Marketing-Agenturinhaber aus Hamburg machte den klassischen Fehler: Er loggte sich täglich von Deutschland aus in seine Dubai-Gesellschaft ein und traf operative Entscheidungen. Bei der Prüfung konnte das Finanzamt anhand der IP-Logs nachweisen, dass faktische Geschäftsführung in Deutschland stattfand.

Stolperstein 2: Fehlende Economic Substance Nachweise

Economic Substance Requirements (ESR) sind nicht nur eine UAE-Vorschrift, sondern auch ein deutscher Prüfungsmaßstab. Das Finanzamt erwartet nachvollziehbare Belege für echte Geschäftstätigkeit vor Ort.

Kritische Prüfpunkte sind:

1. Kernaktivitäten werden tatsächlich in den UAE durchgeführt
2. Angemessene Anzahl qualifizierter Mitarbeiter vor Ort
3. Verhältnismäßige Betriebsausgaben in den UAE
4. Physische Präsenz und echte Büroräume

Ein E-Commerce-Seller strukturierte seine IP-Verwaltung nach Dubai, behielt jedoch alle Marketing- und Produktentscheidungen in Deutschland. Das Finanzamt erkannte diese Konstruktion nicht an, da die wertschöpfenden Kernaktivitäten nicht verlagert wurden.

Verrechnungspreise und Transfer Pricing

Bei konzerninternen Geschäften zwischen deutscher und UAE-Gesellschaft legt das Finanzamt besondere Aufmerksamkeit auf angemessene Verrechnungspreise.

Die Grundregel: Alle Transaktionen müssen dem Fremdvergleichsgrundsatz entsprechen. Was würden unabhängige Dritte für vergleichbare Leistungen bezahlen?

Economic Substance Nachweis: Konkrete Dokumentationsanforderungen

Economic Substance ist mehr als eine UAE-Compliance-Anforderung – es ist Ihr Schutzschild gegen deutsche Betriebsprüfungen. Solide ESR-Dokumentation beweist echte Geschäftstätigkeit und entkräftet Vorwürfe der Scheinauslandsgesellschaft.

Die UAE-Behörden und das deutsche Finanzamt stehen in regem Informationsaustausch. Was Sie den UAE-Behörden melden, kann bei deutschen Prüfungen verwendet werden.

Core Income Generating Activities (CIGA) definieren

Der Kern Ihrer ESR-Dokumentation liegt in der präzisen Definition Ihrer wertschöpfenden Kernaktivitäten. Diese müssen nachweislich in den UAE stattfinden.

Für typische Geschäftsmodelle bedeutet das:

• SaaS-Unternehmen: Produktentwicklung, Customer Success, technischer Support
• E-Commerce: Produktauswahl, Supplier Management, Brand Development
• Beratung/Coaching: Kundenbetreuung, Content-Erstellung, Strategieentwicklung
• Marketing-Agenturen: Kampagnenplanung, Client Relations, Creative Services

Ein erfolgreicher YouTube-Creator verlagerte seine Content-Strategie und -Planung nach Dubai. Alle kreativen Entscheidungen, Kooperationsverhandlungen und Markenentwicklung finden in seinem Dubai-Büro statt. Die reine Content-Produktion kann weiterhin in Deutschland erfolgen.

Adequate Number of Employees

Die angemessene Mitarbeiteranzahl richtet sich nach Ihrem Geschäftsmodell und Umsatzvolumen. Dabei zählen nicht nur Vollzeitmitarbeiter, sondern auch Freelancer und externe Dienstleister vor Ort.

Dokumentationsanforderungen für Mitarbeiter:

1. Arbeitsverträge mit UAE-konformen Bestimmungen
2. Visa-Nachweise und Emirates ID-Kopien
3. Qualifikationsnachweise für Schlüsselpositionen
4. Anwesenheitslisten und Gehaltsabrechnungen
5. Organigramme mit klaren Verantwortlichkeiten

Dabei gilt: Qualität geht vor Quantität. Ein hochqualifizierter Director mit relevanter Branchenerfahrung wiegt schwerer als drei unqualifizierte Assistenten.

Adequate Operating Expenditure

Ihre UAE-Betriebsausgaben müssen in einem angemessenen Verhältnis zu Ihrem Geschäftsumfang stehen. Das deutsche Finanzamt vergleicht diese Kosten mit vergleichbaren deutschen Unternehmen.

Typische Kostenblöcke umfassen:

Physical Presence and Principal Office

Ihr Dubai-Büro muss mehr als eine prestigeträchtige Adresse sein. Das Finanzamt erwartet nachprüfbare Geschäftsaktivitäten an diesem Standort.

Konkrete Nachweise umfassen:

• Mietvertrag und regelmäßige Mietzahlungen
• Büroausstattung und IT-Infrastruktur
• Regelmäßige Anwesenheit von Entscheidungsträgern
• Geschäftsbesprechungen und Client Meetings vor Ort
• Posteingang und operative Kommunikation

Ein cleverer Ansatz: Dokumentieren Sie regelmäßige Geschäftstätigkeiten durch Fotos, Terminkalender und Besucherlisten. Diese scheinbaren Kleinigkeiten können bei Prüfungen entscheidend sein.

Offshore Dokumentation Finanzamt: Welche Unterlagen Sie vorhalten müssen

Das deutsche Finanzamt hat weitreichende Informationsrechte bei Offshore-Strukturen. Eine systematische Dokumentation aller relevanten Unterlagen erspart Ihnen Zeit, Nerven und potenzielle Zwangsgelder.

Die Dokumentationspflicht beginnt nicht erst bei der Betriebsprüfung, sondern bereits mit der ersten Steuererklärung. Fehlende oder unvollständige Unterlagen können als Steuerverkürzung gewertet werden.

Gesellschaftsrechtliche Grunddokumentation

Diese Unterlagen bilden das Fundament Ihrer Dubai-Struktur und müssen jederzeit verfügbar sein:

1. Gründungsurkunden: Certificate of Incorporation, Memorandum & Articles of Association
2. Shareholder Agreements: Alle Gesellschaftervereinbarungen und Änderungen
3. Board Resolutions: Sämtliche Beschlüsse des Board of Directors
4. Share Certificates: Aktieninhaberschaft und Übertragungen
5. Power of Attorney: Vollmachten und Vertretungsberechtigungen

Besonders wichtig: Alle Dokumente müssen in beglaubigter deutscher Übersetzung vorliegen. Sparen Sie nicht an professioneller Übersetzung – fehlerhafte Übersetzungen können zu Missverständnissen und Nachfragen führen.

Operative Geschäftsdokumentation

Das Herzstück Ihrer Dokumentation bilden die operativen Geschäftsunterlagen. Diese beweisen echte Geschäftstätigkeit und Economic Substance.

Monatlich zu dokumentieren:

• Management Accounts und interne Berichte
• Board Meeting Minutes mit strategischen Entscheidungen
• Kundenverträge und Serviceagreements
• Supplier-Verträge und Einkaufsbelege
• Mitarbeiterdokumentation und Payroll

Ein Performance-Marketing-Experte aus Frankfurt dokumentiert beispielsweise alle Client-Calls über sein Dubai-Office. Diese Aufzeichnungen belegen nicht nur aktive Kundenbetreuung, sondern auch die geographische Zuordnung der Geschäftstätigkeit.

Finanzielle Dokumentation und Buchhaltung

UAE-Gesellschaften unterliegen IFRS-Buchhaltungspflicht. Diese Standards sind strenger als deutsche HGB-Vorschriften und erfordern detailliertere Dokumentation.

Quartalsweise vorzuhalten:

Transfer Pricing Documentation

Bei konzerninternen Transaktionen erwartet das Finanzamt umfassende Transfer-Pricing-Dokumentation. Diese muss den OECD-Standards entsprechen und jährlich aktualisiert werden.

Erforderliche Elemente:

1. Master File: Konzernstruktur und Geschäftsmodell
2. Local File: Lokale Geschäftstätigkeiten und Transaktionen
3. Economic Analysis: Fremdvergleichsstudien für wesentliche Transaktionen
4. Benchmarking Studies: Vergleichbare Markttransaktionen

Die Kosten für professionelle Transfer-Pricing-Dokumentation liegen typischerweise zwischen 15.000€ und 35.000€ jährlich – deutlich weniger als potenzielle Steuernachzahlungen bei unvollständiger Dokumentation.

Compliance-Dokumentation UAE

Ihre UAE-Compliance-Berichte sind gleichzeitig wertvolle Belege für deutsche Betriebsprüfungen. Sie demonstrieren regelkonforme Geschäftstätigkeit vor Ort.

Jährlich einzureichen:

• Economic Substance Report (ESR)
• Corporate Tax Return
• Audit Report (ab 3 Mio. AED Umsatz)
• AML-Compliance-Berichte
• Ultimate Beneficial Owner (UBO) Declarations

Diese Berichte sollten konsistent zu Ihrer deutschen Dokumentation sein. Widersprüche zwischen UAE- und Deutschland-Meldungen sind ein häufiger Auslöser für vertiefte Prüfungen.

Dubai Free Zone Substanznachweis: Praxiserprobte Checklisten

Free Zone-Gesellschaften stehen unter besonderer Beobachtung deutscher Finanzämter. Der Grund: Das 0%-Corporate-Tax-Privileg bei Qualifying Income macht diese Strukturen besonders attraktiv – und verdächtig.

Eine strukturierte Herangehensweise mit praxiserprobten Checklisten minimiert Ihr Prüfungsrisiko und stärkt die steuerliche Anerkennung Ihrer Free Zone-Struktur.

Free Zone Qualifying Income Checkliste

Nicht alle Einkünfte Ihrer Free Zone-Gesellschaft qualifizieren automatisch für 0% Corporate Tax. Das deutsche Finanzamt prüft diese Kategorisierung besonders kritisch.

Qualifying Income (0% UAE Corporate Tax):

• ✅ Verkauf von Waren außerhalb der UAE
• ✅ Dienstleistungen für ausländische Kunden
• ✅ IP-Lizenzierung an Dritte im Ausland
• ✅ Dividenden von ausländischen Beteiligungen
• ✅ Zinserträge aus ausländischen Anlagen

Non-Qualifying Income (9% UAE Corporate Tax):

• ❌ Verkäufe an UAE Mainland-Unternehmen
• ❌ Dienstleistungen für UAE-Kunden
• ❌ Immobilienerträge in den UAE
• ❌ Banken/Versicherungsgeschäfte

Ein E-Commerce-Seller aus München strukturierte seinen Amazon FBA-Verkauf über eine Dubai Free Zone. Da 95% seiner Kunden außerhalb der UAE ansässig sind, qualifiziert sein gesamtes E-Commerce-Income für 0% Corporate Tax. Die restlichen 5% UAE-Umsätze unterliegen regulärer Besteuerung.

Substance Requirements Free Zone

Free Zone-Gesellschaften müssen trotz steuerlicher Privilegien echte wirtschaftliche Substanz nachweisen. Die Anforderungen variieren je nach Geschäftsmodell und Lizenz.

Basis-Substanz (alle Free Zone-Unternehmen):

Enhanced Substance (höhere Umsätze):

Ab einem bestimmten Umsatzvolumen (variiert je Free Zone) gelten verschärfte Anforderungen:

1. Dedicated Office Space (nicht nur Flexi Desk)
2. Qualifizierte Vollzeit-Mitarbeiter vor Ort
3. Regelmäßige Board Meetings in der Free Zone
4. Detaillierte Economic Substance Reports

IP-Holding-Strukturen: Besondere Sorgfalt erforderlich

Intellectual Property (IP) Holdings sind besonders prüfungsintensiv, da sie häufig zur Gewinnverlagerung genutzt werden. Das deutsche Finanzamt wendet hier strenge Maßstäbe an.

IP-Development vs. IP-Holding:

• IP-Development: Schaffung neuer IP-Rechte durch eigene F&E-Tätigkeit
• IP-Holding: Reine Verwaltung bestehender IP-Rechte

Für echte IP-Development gelten niedrigere Substanznachweise. IP-Holding-Gesellschaften müssen umfassende operative Aktivitäten nachweisen.

IP-Holding Checkliste:

1. Detaillierte IP-Verwaltung und -Überwachung
2. Aktive Lizenzverhandlungen und -verwaltung
3. Schutzrechtsanmeldungen und -verteidigung
4. Marktanalysen und Bewertungen
5. Strategische IP-Portfolio-Entwicklung

Ein SaaS-Gründer aus Berlin verlagerte nicht nur seine IP-Rechte, sondern auch die komplette Produktentwicklung nach Dubai. Sein UAE-Team entwickelt neue Features, betreibt Customer Success und führt Marktanalysen durch. Diese umfassende Verlagerung stärkt die steuerliche Anerkennung erheblich.

Dokumentations-Workflow für Free Zone-Strukturen

Erfolgreiche Free Zone-Unternehmer etablieren systematische Dokumentations-Workflows. Diese reduzieren den Aufwand und erhöhen gleichzeitig die Compliance-Qualität.

Monatlicher Workflow:

• Board Meeting mit dokumentierten Entscheidungen
• Management Accounts und KPI-Reviews
• Client Interaction Logs
• Mitarbeiter-Anwesenheitslisten
• Betriebsausgaben-Tracking

Quartalsweiser Workflow:

• Economic Substance Self-Assessment
• Transfer Pricing Reviews
• Qualifying Income Analysis
• Substance Requirements Check
• Compliance-Status-Review

Diese systematische Herangehensweise zahlt sich aus: Bei Betriebsprüfungen können Sie sofort alle erforderlichen Unterlagen vorlegen und demonstrieren professionelle Geschäftsführung.

Häufige Fehler bei der Dokumentation – und wie Sie diese vermeiden

Die Erfahrung aus hunderten von Betriebsprüfungen zeigt: Die meisten Probleme entstehen durch vermeidbare Dokumentationsfehler. Diese systematischen Schwachstellen können Sie gezielt eliminieren.

Dabei gilt: Ein einziger kritischer Fehler kann Ihre gesamte Dubai-Struktur gefährden. Präventive Maßnahmen sind deutlich kostengünstiger als nachträgliche Schadensbegrenzung.

Fehler 1: Unvollständige Board Minutes

Board Meeting Minutes sind das wichtigste Beweismittel für echte Geschäftsführung vor Ort. Viele Unternehmer behandeln diese jedoch als lästige Formalität.

Typische Mängel:

• Vage Formulierungen ohne konkrete Entscheidungen
• Fehlende Teilnehmerlisten und Anwesenheitsbestätigung
• Unregelmäßige oder fiktive Meeting-Termine
• Keine Dokumentation von Diskussionen und Alternativen

Best Practice Board Minutes:

1. Klare Agenda mit spezifischen Entscheidungspunkten
2. Dokumentierte Anwesenheit aller Teilnehmer
3. Detaillierte Beschreibung von Diskussionen
4. Eindeutige Beschlüsse mit Stimmverteilung
5. Follow-up-Aufgaben mit Verantwortlichkeiten

Ein praktisches Beispiel: Ein Coaching-Unternehmer aus Hamburg führt seine Board Meetings per Videokonferenz durch, mit physischer Anwesenheit des Dubai-Directors. Die Aufzeichnungen und detaillierten Minutes beweisen echte Geschäftsführung trotz hybrider Meeting-Struktur.

Fehler 2: Inkonsistente Financial Records

Widersprüche zwischen verschiedenen Finanzberichten sind ein Warnsignal für Betriebsprüfer. Diese entstehen oft durch parallele Buchhaltungssysteme ohne ausreichende Abstimmung.

Häufige Inkonsistenzen:

Lösungsansatz: Implementieren Sie ein einheitliches ERP-System für alle Buchungsebenen. Monthly Reconciliations zwischen Management Accounts und Statutory Books verhindern größere Abweichungen.

Fehler 3: Mangelhafte Transfer Pricing Documentation

Transfer Pricing ist das komplexeste Feld der Dubai-Struktur-Dokumentation. Hier passieren die teuersten Fehler, da Nachzahlungen schnell sechsstellig werden können.

Kritische Schwachstellen:

• Fehlende Benchmarking-Studien für Haupttransaktionen
• Veraltete Economic Analyses (älter als 3 Jahre)
• Unplausible Margen im Branchenvergleich
• Inconsistente Profit Split Methoden

Ein E-Commerce-Unternehmer aus München zahlte 180.000€ Steuernachzahlung, weil seine IP-Lizenzgebühren von 15% als zu hoch eingestuft wurden. Eine aktuelle Benchmarking-Studie hätte 8-12% als marktüblich ausgewiesen.

Präventive Maßnahmen:

1. Jährliche Transfer Pricing Review durch Experten
2. Regelmäßige Markt-Benchmarks für alle wesentlichen Transaktionen
3. Dokumentation der ökonomischen Rationale hinter Preisgestaltung
4. Advance Pricing Agreements (APA) bei komplexen Strukturen

Fehler 4: Unzureichende Substance Documentation

Economic Substance wird oft oberflächlich dokumentiert. Das Finanzamt erwartet jedoch detaillierte Belege für echte Geschäftsaktivitäten vor Ort.

Schwache Substance-Nachweise:

• Flexi Desk statt echtes Büro
• Nominelle Direktoren ohne echte Qualifikation
• Zu niedrige Betriebsausgaben im Branchenvergleich
• Fehlende Core Income Generating Activities vor Ort

Starke Substance-Strategie:

Ein Performance-Marketing-Experte aus Köln investierte bewusst in einen qualifizierten UAE-National als Commercial Director. Trotz höherer Kosten (120.000€ jährlich) stärkt diese Investition seine Substance-Position erheblich und rechtfertigt die Gewinnverlagerung.

Fehler 5: Fehlende Digitale Backup-Strategien

Bei internationalen Strukturen sind robuste Backup-Strategien existenziell. Der Verlust kritischer Dokumente kann nicht nur zu Steuernachzahlungen, sondern auch zu Zwangsgeldern führen.

Empfohlene Backup-Architektur:

1. Primäre Ablage: UAE-basiertes Cloud System
2. Sekundäre Ablage: Deutsches Backup-System
3. Tertiäre Ablage: Physische Ablage in UAE
4. Notfall-Zugang: Verschlüsselte Mobile Kopien

Zusätzlich sollten Sie regelmäßige Restore-Tests durchführen und sicherstellen, dass alle kritischen Stakeholder Zugang zu Backup-Systemen haben.

Häufig gestellte Fragen

Wie lange muss ich Dokumente für meine Dubai-Struktur aufbewahren?

Nach deutschem Steuerrecht beträgt die Aufbewahrungspflicht grundsätzlich 10 Jahre. Für Dubai-Strukturen empfehle ich jedoch eine Aufbewahrung von mindestens 12 Jahren, da internationale Sachverhalte längere Prüfungszyklen haben können. Besonders wichtig: Alle gesellschaftsrechtlichen Grunddokumente sollten permanent verfügbar bleiben.

Welche Dokumente muss ich ins Deutsche übersetzen lassen?

Alle Dokumente, die Sie dem deutschen Finanzamt vorlegen, müssen in beglaubigter deutscher Übersetzung vorliegen. Dies umfasst: Gründungsurkunden, Gesellschafterverträge, Jahresabschlüsse, Board Resolutions und alle relevanten Verträge. Interne Management-Berichte können in englischer Sprache geführt werden, sollten aber bei Prüfungen übersetzt werden.

Kann ich meine Dubai-Gesellschaft komplett remote verwalten?

Nein, eine rein remote Verwaltung gefährdet die steuerliche Anerkennung. Sie benötigen nachweisbare Physical Presence und echte Geschäftstätigkeit vor Ort. Mindestens ein qualifizierter Director muss regelmäßig (minimum 183 Tage pro Jahr) in den UAE anwesend sein und operative Entscheidungen treffen. Strategische Entscheidungen können Sie per Videokonferenz treffen, operative Umsetzung muss jedoch vor Ort erfolgen.

Was passiert, wenn das Finanzamt meine Economic Substance nicht anerkennt?

Bei unzureichender Economic Substance kann das Finanzamt die gesamte Dubai-Struktur als steuerlich transparent behandeln. Dies führt zu deutschen Steuerpflichten auf alle UAE-Gewinne plus Nachzahlungszinsen (6% p.a.). In schweren Fällen drohen zusätzlich Zwangsgelder von 5.000€ bis 25.000€. Präventive Substance-Investitionen sind daher deutlich kostengünstiger als nachträgliche Korrekturen.

Wie oft sollte ich meine Transfer Pricing Dokumentation aktualisieren?

Transfer Pricing Dokumentation sollte mindestens jährlich überprüft und alle 3 Jahre grundlegend aktualisiert werden. Bei wesentlichen Geschäftsmodelländerungen, neuen Produktlinien oder geänderten Marktbedingungen ist eine sofortige Anpassung erforderlich. Benchmarking-Studien verlieren nach 3-4 Jahren ihre Aussagekraft und müssen erneuert werden.

Welche Kosten entstehen für professionelle Dokumentation meiner Dubai-Struktur?

Die Kosten variieren je nach Komplexität Ihrer Struktur: Basis-Dokumentation (einfache Trading-Gesellschaft): 15.000€ – 25.000€ jährlich. Enhanced Documentation (IP-Holding, komplexe Strukturen): 35.000€ – 55.000€ jährlich. Transfer Pricing Studies: 15.000€ – 35.000€ alle 3 Jahre. Diese Investition ist deutlich geringer als potenzielle Steuernachzahlungen bei mangelhafter Dokumentation.

Muss ich alle Board Meetings physisch in Dubai abhalten?

Nicht zwingend alle, aber wesentliche strategische Entscheidungen sollten mit physischer Anwesenheit in Dubai getroffen werden. Hybride Meetings (ein Director physisch in Dubai, andere per Video) sind akzeptabel, wenn der Dubai-Director echte Entscheidungsbefugnis hat. Routine-Meetings können vollständig per Video abgehalten werden, müssen aber ordnungsgemäß protokolliert werden.

Wie beweise ich, dass meine Kernaktivitäten wirklich in Dubai stattfinden?

Dokumentieren Sie systematisch alle wertschöpfenden Tätigkeiten: Client Calls und Meetings vor Ort, Produktentscheidungen im Dubai-Büro, IP-Entwicklung durch UAE-Team, strategische Partnerschaften mit lokaler Verantwortung. Nutzen Sie Kalenderdokumentation, E-Mail-Traffic-Analyse, Reiseaufzeichnungen und operative KPIs. Externe Validierung durch Kunden-Testimonials oder Partner-Bestätigungen stärkt Ihre Position zusätzlich.

Was ist der Unterschied zwischen UAE Corporate Tax und deutscher Besteuerung meiner Dubai-Struktur?

UAE Corporate Tax (seit 2023: 0% bei Qualifying Income, 9% bei Non-Qualifying Income) ist unabhängig von deutscher Besteuerung. Das deutsche Finanzamt prüft zusätzlich: Ist Ihre UAE-Gesellschaft echte ausländische Betriebsstätte oder deutsche Scheinauslandsgesellschaft? Bei mangelnder Substanz droht deutsche Steuerpflicht auf alle UAE-Gewinne (ca. 30% Gesamtbelastung) zusätzlich zu UAE-Steuern.

Kann ich meine bestehende deutsche GmbH in eine Dubai-Struktur umwandeln?

Eine direkte Umwandlung ist nicht möglich, aber Sie können Ihr Geschäft schrittweise nach Dubai verlagern. Typisches Vorgehen: Gründung einer UAE-Gesellschaft, schrittweise Verlagerung von IP-Rechten und Geschäftstätigkeiten, langfristige Ausdünnung der deutschen Gesellschaft. Wichtig: Jeder Schritt muss wirtschaftlich begründet und ordnungsgemäß dokumentiert werden. Professionelle Begleitung ist aufgrund der Komplexität unerlässlich.

Welche Risiken bestehen bei unvollständiger Dokumentation?

Unvollständige Dokumentation kann zu schwerwiegenden Konsequenzen führen: Nicht-Anerkennung der UAE-Struktur (deutsche Besteuerung aller Gewinne), Steuernachzahlungen von bis zu 10 Jahren rückwirkend, Nachzahlungszinsen von 6% pro Jahr, Zwangsgelder zwischen 5.000€ und 25.000€, mögliche strafrechtliche Konsequenzen bei vorsätzlicher Steuerverkürzung. Die Investition in professionelle Dokumentation ist deutlich kostengünstiger als diese Risiken.