Die ultimative Checkliste für wirtschaftliche Substanz in Dubai: Detaillierte Anforderungen für die Anerkennung

Economic Substance Requirements in Dubai: Die rechtlichen Grundlagen

Die Economic Substance Requirements (ESR) in den Vereinigten Arabischen Emiraten sind keine abstrakte Bürokratie. Sie sind Ihre Versicherungspolice gegen internationale Steuerstreitigkeiten.

Seit 2019 müssen UAE-Gesellschaften nachweisen, dass sie tatsächlich wirtschaftliche Substanz in den Emiraten haben – sofern sie relevante Aktivitäten ausüben. Diese Regelung entstand durch den internationalen Druck der OECD im Rahmen der BEPS-Initiative (Base Erosion and Profit Shifting).

Was sind Economic Substance Requirements?

Economic Substance Requirements sind gesetzliche Mindestanforderungen an die physische und wirtschaftliche Präsenz einer Gesellschaft in den UAE. Vereinfacht gesagt: Sie müssen beweisen, dass Ihr Unternehmen nicht nur auf dem Papier in Dubai existiert.

Die rechtliche Grundlage bildet das UAE Cabinet Resolution No. 31 of 2019, ergänzt durch spezifische Leitlinien der einzelnen Emirate. Für Free Zone Companies gelten zusätzlich die jeweiligen Free Zone Authority Regelungen.

Wer ist von den ESR betroffen?

Alle UAE-ansässigen Gesellschaften müssen die ESR-Bestimmungen beachten – mit unterschiedlichen Anforderungen je nach Aktivität. Besonders relevant für deutsche Unternehmer sind:

• Free Zone Companies (FZC): Vollständige ESR-Compliance bei relevanten Aktivitäten
• Free Zone Establishments (FZE): Identische Anforderungen wie FZC
• Mainland Companies: ESR-pflichtig bei spezifischen Geschäftsaktivitäten
• Branch Offices: Abhängig von der Muttergesellschaft und lokalen Aktivitäten

Die gute Nachricht: Nicht jede Gesellschaft muss dieselben strengen Standards erfüllen. Entscheidend ist die Art Ihres Qualifying Income.

Qualifying Income vs. Non-Qualifying Income: Der entscheidende Unterschied

Diese Unterscheidung ist der Schlüssel zu Ihrer ESR-Strategie. Sie bestimmt, ob Sie umfangreiche Substanzanforderungen erfüllen müssen oder mit minimalen Nachweisen auskommen.

Was ist Qualifying Income?

Qualifying Income umfasst Einkünfte aus bestimmten risikobehafteten Geschäftsaktivitäten, die traditionell für aggressive Steuerplanung genutzt wurden. Die UAE-Behörden definieren folgende Kategorien:

• Banking Business: Lizenzierte Bankgeschäfte
• Insurance Business: Versicherungsgeschäfte (außer Captive Insurance)
• Investment Fund Management: Verwaltung von Investmentfonds
• Lease-Finance Business: Leasing und Finanzierungsgeschäfte
• Headquarters Business: Konzernzentralenfunktionen
• Shipping Business: Reederei und Schifffahrt
• Holding Company Business: Beteiligungsgesellschaften
• Intellectual Property Business: Verwertung geistigen Eigentums
• Distribution and Service Centre Business: Distributions- und Servicezentren

Non-Qualifying Income: Der Normalfall

Alle anderen Geschäftsaktivitäten fallen unter Non-Qualifying Income. Dies umfasst typischerweise:

• SaaS und Software-Development: Eigenentwickelte Software ohne IP-Lizenzierung
• E-Commerce und Online-Handel: Direkter Verkauf an Endkunden
• Beratung und Consulting: Persönliche Dienstleistungen
• Marketing-Agenturen: Performance Marketing, Content Creation
• Online-Coaching: Digitale Trainings und Kurse

Bei Non-Qualifying Income sind die ESR-Anforderungen deutlich reduziert. Sie müssen lediglich grundlegende Nachweise erbringen – keine Vollzeit-Mitarbeiter oder physischen Büros.

Die Grauzone: Mixed Income Companies

Viele moderne Geschäftsmodelle generieren sowohl Qualifying als auch Non-Qualifying Income. Ein SaaS-Unternehmen, das zusätzlich Software-Lizenzen verkauft, fällt in diese Kategorie.

Die UAE-Behörden wenden hier den De-minimis-Test an: Beträgt das Qualifying Income weniger als AED 750.000 oder 5% des Gesamtumsatzes, gelten die reduzierten Anforderungen.

Die CIGA-Regeln: Wann wirtschaftliche Substanz erforderlich ist

CIGA steht für Core Income Generating Activities – die Aktivitäten, die Ihr Einkommen tatsächlich generieren. Diese Regeln bestimmen, welche Funktionen Sie zwingend in den UAE ansiedeln müssen.

Das CIGA-Prinzip verstehen

Die Grundidee ist simpel: Die Aktivitäten, die Ihr Geld verdienen, müssen dort stattfinden, wo Sie Steuern sparen. Sie können nicht alle wertschöpfenden Tätigkeiten in Deutschland erledigen und nur die Gewinne nach Dubai transferieren.

Für jede Art von Qualifying Income definieren die Behörden spezifische CIGA-Anforderungen. Diese sind nicht verhandelbar.

CIGA-Anforderungen nach Geschäftstyp

Holding Company Business:

• Board-Meetings und strategische Entscheidungen in den UAE
• Beteiligungsverwaltung vor Ort
• Überwachung und Kontrolle der Tochtergesellschaften

Intellectual Property Business:

• Entwicklung, Verbesserung oder Wartung der IP in den UAE
• Strategische Entscheidungen zur IP-Verwertung
• Marketing und Branding-Aktivitäten

Distribution and Service Centre:

• Transport und Lagerung von Waren
• Kundenbetreuung und After-Sales-Service
• Marketing und Verkaufsförderung

Praktische Umsetzung der CIGA-Regeln

Die UAE-Behörden prüfen nicht nur, ob Sie die CIGA-Aktivitäten formal erfüllen. Sie bewerten auch die Substanz hinter diesen Aktivitäten.

Ein wöchentlicher Video-Call aus Deutschland reicht nicht für strategische Entscheidungen vor Ort. Sie benötigen dokumentierte, regelmäßige Präsenz qualifizierter Entscheidungsträger in den UAE.

Die Praxis zeigt: Unternehmen, die CIGA-Anforderungen ernst nehmen und proaktiv umsetzen, haben deutlich weniger Probleme bei ESR-Prüfungen.

Economic Substance Test: Die fünf Kernkriterien im Detail

Der Economic Substance Test ist Ihr Prüfungsmoment. Anhand von fünf konkreten Kriterien bewerten die Behörden, ob Sie ausreichende wirtschaftliche Substanz nachweisen können.

Kriterium 1: Core Income Generating Activities (CIGA)

Wie bereits erläutert, müssen die kernwertschöpfenden Aktivitäten in den UAE stattfinden. Dies ist das wichtigste Kriterium – ohne CIGA-Compliance scheitert der gesamte Test.

Die Behörden dokumentieren akribisch: Wo finden Meetings statt? Wer trifft welche Entscheidungen? Welche E-Mail-Adressen werden für geschäftskritische Kommunikation genutzt?

Kriterium 2: Geschäftsleitung vor Ort (Directed and Managed)

Ihre UAE-Gesellschaft muss von den UAE aus geleitet und verwaltet werden. Das bedeutet:

• Board-Meetings in den UAE: Mindestens die Mehrheit der Sitzungen
• Entscheidungsträger vor Ort: Qualifizierte Directors mit UAE-Aufenthaltsgenehmigung
• Dokumentierte Governance: Protokolle, Resolutionen, Vollmachten

Ein deutscher Geschäftsführer, der nur sporadisch nach Dubai reist, erfüllt diese Anforderungen nicht. Sie benötigen eine ernsthafte Management-Präsenz.

Kriterium 3: Qualifizierte Vollzeit-Mitarbeiter

Bei Qualifying Income müssen Sie angemessene Vollzeit-Mitarbeiter in den UAE beschäftigen. Angemessen bedeutet:

Wichtig: Outsourcing an Service-Provider erfüllt diese Anforderung nicht. Sie benötigen eigene Angestellte mit UAE-Arbeitsverträgen.

Kriterium 4: Angemessene Betriebsausgaben

Ihre UAE-Gesellschaft muss substantielle Betriebsausgaben in den UAE haben. Diese müssen im Verhältnis zu Ihrem Geschäftsvolumen stehen:

• Personalkosten: Gehälter, Sozialleistungen, Visa-Kosten
• Bürokosten: Miete, Utilities, IT-Infrastruktur
• Betriebsausgaben: Marketing, Reisekosten, professionelle Dienstleistungen

Betriebsausgaben in den UAE müssen verhältnismäßig zum Income und zur Geschäftstätigkeit sein.

Kriterium 5: Physische Präsenz (Räumlichkeiten)

Sie benötigen angemessene physische Büroräume in den UAE. Ein Briefkasten-Büro oder Co-Working-Space reicht bei Qualifying Income nicht aus.

Die Anforderungen variieren je nach Geschäftstätigkeit:

• Service-Unternehmen: Mindestens 2-3 Arbeitsplätze, Meeting-Raum
• Distribution: Lager-/Büroflächen entsprechend dem Volumen
• Holding Companies: Repräsentatives Büro für Board-Meetings

Praktische Checkliste: So erfüllen Sie die Substanzanforderungen

Diese Checkliste führt Sie systematisch durch alle erforderlichen Schritte. Arbeiten Sie sie Punkt für Punkt ab – jeder Aspekt ist wichtig für Ihre ESR-Compliance.

Phase 1: Geschäftsmodell-Analyse

Income-Klassifizierung klären:

• □ Detaillierte Aufstellung aller Einkommensquellen
• □ Qualifyng vs. Non-Qualifying Income kategorisieren
• □ De-minimis-Test durchführen (AED 750.000 Schwelle)
• □ CIGA-Anforderungen für relevante Aktivitäten identifizieren

Compliance-Level bestimmen:

• □ Volle ESR-Compliance erforderlich? (bei Qualifying Income)
• □ Reduzierte Anforderungen ausreichend? (bei Non-Qualifying Income)
• □ Übergangsregelungen prüfen (für neue Gesellschaften)

Phase 2: Organisationsstruktur aufbauen

Management und Governance:

• □ UAE-ansässige Directors ernennen (mit Emirates ID)
• □ Board-Meeting-Kalender erstellen (min. 75% in UAE)
• □ Governance-Dokumente lokalisieren (Satzung, Geschäftsordnung)
• □ Entscheidungsbefugnisse definieren und dokumentieren

Personalplanung:

• □ Stellenprofile für erforderliche Positionen erstellen
• □ Rekrutierungsstrategie entwickeln (lokal vs. international)
• □ Employment Visa-Prozess initiieren
• □ Arbeitsverträge nach UAE-Recht erstellen

Phase 3: Physische Infrastruktur

Büroräume und Ausstattung:

• □ Angemessene Bürofläche anmieten (keine Virtual Offices)
• □ IT-Infrastruktur installieren (Internet, Server, VPN)
• □ Meeting-Facilities einrichten
• □ Compliance-konforme Dokumentenarchivierung

Betriebsausgaben planen:

• □ Jahresbudget für UAE-Betriebsausgaben erstellen
• □ Cost-Center für ESR-relevante Ausgaben einrichten
• □ Vendor-Management für lokale Dienstleister

Phase 4: CIGA-Aktivitäten implementieren

Operationale Verlagerung:

• □ Kernprozesse in UAE etablieren
• □ Entscheidungswege dokumentieren
• □ Kommunikationsrichtlinien definieren
• □ Qualitätskontrolle und Monitoring implementieren

Phase 5: Dokumentation und Compliance

ESR-Reporting vorbereiten:

• □ Dokumentationsstandards etablieren
• □ ESR-Filing-Termine im Kalender
• □ Externe Berater für ESR-Compliance mandatieren
• □ Jährliche Compliance-Reviews planen

Zeitplan für die Umsetzung

Häufige Fehler bei der wirtschaftlichen Substanz vermeiden

Aus hunderten ESR-Implementierungen kennen wir die typischen Stolperfallen. Diese Fehler können teuer werden – sowohl finanziell als auch rechtlich.

Fehler 1: Income-Klassifizierung unterschätzen

Der häufigste Fehler: Unternehmer klassifizieren ihr Einkommen fälschlicherweise als Non-Qualifying Income. Besonders problematisch bei Software-Unternehmen, die ihre Produkte lizenzieren.

Beispiel aus der Praxis: Ein SaaS-Unternehmen verkauft sowohl direkte Software-Subscriptions (Non-Qualifying) als auch White-Label-Lizenzen an Reseller (Qualifying). Der Lizenz-Anteil beträgt 15% des Umsatzes – damit ist die gesamte Gesellschaft ESR-pflichtig.

Lösung: Führen Sie eine granulare Revenue-Analyse durch. Lassen Sie Grenzfälle von spezialisierten UAE-Anwälten bewerten.

Fehler 2: Scheinselbstständige Directors

Viele Gesellschaften ernennen formale UAE-Directors, die faktisch keine Entscheidungsbefugnis haben. Die wahren Entscheidungen fallen weiterhin in Deutschland.

Warnsignal: Ihr UAE-Director kann ohne Rücksprache keine Ausgaben über AED 10.000 genehmigen oder neue Verträge unterzeichnen.

Lösung: Etablieren Sie echte Entscheidungskompetenzen. Ihre UAE-Directors müssen operative Verantwortung für das Tagesgeschäft übernehmen.

Fehler 3: Unzureichende Dokumentation

ESR-Prüfungen sind detailorientiert. Behörden verlangen lückenlose Nachweise für alle Substanz-Behauptungen.

Typische Dokumentationsfehler:

• Board-Meeting-Protokolle nur auf Deutsch
• Fehlende Anwesenheitsnachweise bei wichtigen Entscheidungen
• E-Mail-Verkehr zeigt Entscheidungen außerhalb der UAE
• Reisebelege widersprechen behaupteter Präsenz

Lösung: Implementieren Sie von Tag 1 ein systematisches Dokumentationssystem. Alles auf Englisch, digital archiviert, jederzeit abrufbar.

Fehler 4: Cost-Center-Verschiebungen

Einige Unternehmen versuchen, ihre UAE-Betriebsausgaben künstlich aufzublähen, indem sie Kosten aus anderen Jurisdiktionen verschieben.

Problematische Praktiken:

• Deutsche Marketing-Ausgaben der UAE-Gesellschaft zurechnen
• Überhöhte Management-Fees an die UAE-Gesellschaft
• Fiktive Beraterhonorare zwischen verbundenen Gesellschaften

Lösung: Alle UAE-Betriebsausgaben müssen echte, vor Ort entstandene Kosten sein. Transfer Pricing Dokumentation ist essentiell.

Fehler 5: Timing-Probleme bei der Implementierung

Viele Unternehmen unterschätzen die Zeit für eine ordnungsgemäße ESR-Implementierung. Hastige Lösungen führen zu Compliance-Lücken.

Kritische Deadlines:

• ESR-Filing bis 30. Juni für das Vorjahr
• Substantielle Aktivitäten müssen vor Income-Generierung beginnen
• Board-Meetings können nicht rückwirkend verlegt werden

Lösung: Planen Sie mindestens 6 Monate für eine vollständige ESR-Implementierung. Beginnen Sie mit den Directors und der Governance-Struktur.

Fehler 6: Fehlende lokale Expertise

ESR-Compliance ist hochspezialisiert. Allgemeine Corporate Service Provider sind oft überfordert mit den Feinheiten der Substanzanforderungen.

Lösung: Mandatieren Sie ESR-spezialisierte Anwälte und Berater. Die Mehrkosten amortisieren sich schnell durch vermiedene Compliance-Risiken.

Kosten und Aufwand: Investment für Substanzanforderungen

ESR-Compliance ist eine Investition, kein Kostenfaktor. Hier die realistische Kalkulation für verschiedene Geschäftsmodelle.

Einmalige Setup-Kosten

Jährliche Betriebskosten

Personalkosten (kritischster Faktor):

• Country Manager/Director: EUR 60.000 – 120.000
• Operations Manager: EUR 45.000 – 80.000
• Administrative Assistant: EUR 25.000 – 40.000

Infrastruktur und Betrieb:

• Büroräume: EUR 15.000 – 30.000 (je nach Lage und Größe)
• Compliance und Reporting: EUR 25.000 – 45.000
• Professional Services: EUR 15.000 – 25.000
• Sonstige Betriebsausgaben: EUR 10.000 – 20.000

Kosten nach Geschäftsmodell

SaaS/Software (Non-Qualifying Income):

• Jährliche Gesamtkosten: EUR 80.000 – 120.000
• Reduzierte Personalanforderungen möglich
• Fokus auf Corporate Governance

IP-Holding (Qualifying Income):

• Jährliche Gesamtkosten: EUR 150.000 – 250.000
• Vollumfängliche ESR-Compliance erforderlich
• Höhere Personalanforderungen

Distribution/Service Center:

• Jährliche Gesamtkosten: EUR 200.000 – 400.000
• Zusätzliche Lager- und Logistikkosten
• Umfangreiche operative Präsenz

ROI-Berechnung: Wann lohnt sich ESR-Compliance?

Die Break-Even-Analyse ist entscheidend für Ihre Investitionsentscheidung:

Ab einem jährlichen Gewinn von EUR 400.000 kann sich ESR-Compliance wirtschaftlich lohnen – vorausgesetzt, Sie erfüllen die Substanzanforderungen vollständig.

Versteckte Kosten vermeiden

Planen Sie für diese oft übersehenen Kostenfaktoren:

• Reisekosten: EUR 20.000-40.000 jährlich für Management-Trips
• Doppelte Haushaltsführung: Wenn Directors zwischen Deutschland und UAE pendeln
• Compliance-Updates: ESR-Regeln ändern sich, Updates kosten EUR 5.000-15.000
• Audit-Risiken: Bei ESR-Prüfungen können zusätzliche Beratungskosten entstehen

Die Investition in ESR-Compliance zahlt sich aus – aber nur bei professioneller Planung und konsequenter Umsetzung.

Häufig gestellte Fragen zur wirtschaftlichen Substanz in Dubai

1. Gilt die ESR-Pflicht auch für neue Gesellschaften?

Ja, die ESR-Anforderungen gelten vom ersten Geschäftstag an. Es gibt keine Schonfrist für neue Gesellschaften. Sie müssen die Substanzanforderungen erfüllen, bevor Sie relevante Einkünfte generieren.

2. Kann ich ESR-Anforderungen durch Outsourcing erfüllen?

Nein, Outsourcing an externe Service Provider erfüllt die ESR-Anforderungen nicht. Sie benötigen eigene, qualifizierte Vollzeit-Mitarbeiter mit UAE-Arbeitsverträgen. Externe Berater können unterstützen, aber nicht ersetzen.

3. Reicht ein Virtual Office für die physische Präsenz?

Bei Qualifying Income definitiv nicht. Sie benötigen echte Büroräume mit der Möglichkeit für Board-Meetings und operative Aktivitäten. Virtual Offices erfüllen nur bei Non-Qualifying Income die Mindestanforderungen.

4. Wie oft muss ich persönlich in Dubai anwesend sein?

Als Geschäftsführer sollten Sie eine substanzielle Zeit pro Jahr in den UAE verbringen, um glaubhafte Geschäftsleitung nachzuweisen. Bei strategischen Entscheidungen ist physische Anwesenheit dokumentationspflichtig.

5. Was passiert bei ESR-Verstößen?

ESR-Verstöße führen zu Geldstrafen. Bei wiederholten Verstößen können Lizenzen entzogen werden. Zudem riskieren Sie internationale Steuerkonsequenzen durch CRS-Meldungen.

6. Muss ich die Board-Meetings auf Englisch abhalten?

Nicht zwingend, aber empfehlenswert. Alle Protokolle und Resolutionen müssen in englischer oder arabischer Sprache vorliegen. Deutsche Protokolle benötigen beglaubigte Übersetzungen für Behördenzwecke.

7. Kann meine deutsche Gesellschaft Dienstleistungen für die UAE-Gesellschaft erbringen?

Ja, aber vorsichtig. Die Dienstleistungen dürfen nicht die CIGA-Aktivitäten umfassen. Transfer Pricing Dokumentation ist essentiell, und die Preise müssen marktüblich sein. Überhöhte Verrechnungspreise werden als Substanzvermeidung gewertet.

8. Gelten ESR-Anforderungen auch für Branch Offices?

Ja, wenn das Branch Office relevante Aktivitäten ausübt. Die ESR-Bewertung erfolgt auf Basis der lokalen Aktivitäten des Branch Office, nicht der ausländischen Muttergesellschaft.

9. Wie detailliert ist das ESR-Filing?

Sehr detailliert. Sie müssen alle Einkommensquellen aufschlüsseln, CIGA-Aktivitäten dokumentieren, Mitarbeiter-Details angeben und Betriebsausgaben nachweisen. Das Filing umfasst typischerweise zahlreiche Seiten plus Anhänge.

10. Kann ich ESR-Compliance nachträglich reparieren?

Nur begrenzt. Fehlende Board-Meetings oder Anwesenheiten lassen sich nicht rückwirkend korrigieren. Sie können jedoch für zukünftige Perioden die Compliance verbessern und bei geringfügigen Mängeln Nachbesserungen vornehmen.