Inhaltsverzeichnis
- Corporate Tax VAE: Was Sie im ersten Geschäftsjahr beachten müssen
- Economic Substance Requirements: Ihre Compliance-Pflichten in Dubai
- Buchhaltung und Audit-Pflichten: IFRS-Standards von Anfang an
- VAT-Registrierung VAE: Fristen und Voraussetzungen für Ihr erstes Jahr
- Visa und Employment-Regularien: Substanznachweis durch lokale Präsenz
- Banking und Finanzberichterstattung: CRS und internationale Meldepflichten
- Ihr Compliance-Kalender: Alle wichtigen Fristen im Überblick
- Die 7 häufigsten Compliance-Fehler im ersten Geschäftsjahr
- Realistische Kostenkalkulation: Was Ihr erstes Jahr wirklich kostet
Ihr Traum von der steuerfreien Geschäftstätigkeit in Dubai nimmt Gestalt an. Die Free Zone Company ist gegründet, das Investor Visa bewilligt – und jetzt beginnt die eigentliche Arbeit.
Das erste Geschäftsjahr in den VAE entscheidet darüber, ob Ihre Dubai-Struktur langfristig die gewünschten Steuervorteile bringt oder zur kostspieligen Compliance-Falle wird.
Die Regularien sind komplex geworden. Seit Einführung der Corporate Tax 2023 und der verschärften Economic Substance Requirements müssen Sie deutlich mehr beachten als noch vor wenigen Jahren.
Gleichzeitig liegen hier die größten Chancen. Wer von Anfang an richtig vorgeht, sichert sich nicht nur die 0% Einkommensteuer, sondern kann bei kluger Strukturierung auch langfristig minimale Corporate Tax zahlen.
In diesem Leitfaden zeige ich Ihnen alle Compliance-Anforderungen Ihres ersten Geschäftsjahres – mit konkreten Fristen, realistischen Kosten und bewährten Strategien aus der Praxis.
Corporate Tax VAE: Was Sie im ersten Geschäftsjahr beachten müssen
Die Corporate Tax der VAE ist seit Juni 2023 in Kraft und betrifft grundsätzlich alle Unternehmen ab einem Jahresumsatz von 375.000 AED (ca. 102.000 EUR).
Für Free Zone Companies gibt es jedoch eine entscheidende Ausnahme: das Qualifying Income Regime.
Qualifying Income: Ihr Weg zur 0% Corporate Tax
Als Qualifying Free Zone Person zahlen Sie 0% Corporate Tax auf Qualifying Income. Diesen Status erhalten Sie, wenn Sie ausschließlich Qualifying Activities ausüben und alle Economic Substance Requirements erfüllen.
Qualifying Activities umfassen typischerweise:
- Software-Entwicklung und IT-Dienstleistungen
- Beratung und professionelle Dienstleistungen
- Marketing und Werbedienstleistungen
- E-Commerce ohne physische Warenlieferung in die VAE
- Intellectual Property-Verwaltung
Kritisch: Jede Geschäftstätigkeit außerhalb der Free Zone oder mit VAE-Festland führt zum Verlust des Qualifying Status.
Non-Qualifying Income und die 9% Falle
Sobald Sie Non-Qualifying Income erzielen, unterliegen Ihre gesamten Gewinne der 9% Corporate Tax. Typische Non-Qualifying Activities sind:
- Verkauf physischer Waren in die VAE
- Dienstleistungen für VAE-Festland-Kunden
- Immobiliengeschäfte in den VAE
- Banking und Versicherungsdienstleistungen
Eine saubere Trennung ist daher essentiell. Viele Unternehmer unterschätzen diese Regel und verlieren ungewollt ihren Qualifying Status.
Tax Residency Certificate und internationale Anerkennung
Für die Anwendung von Doppelbesteuerungsabkommen benötigen Sie ein Tax Residency Certificate (TRC). Dieses erhalten Sie bei der Federal Tax Authority (FTA), sofern Sie:
- In den VAE steuerlich ansässig sind
- Effektive Geschäftsführung in den VAE nachweisen
- Alle lokalen Compliance-Anforderungen erfüllen
Die Beantragung erfolgt online über das FTA-Portal und dauert typischerweise 10-15 Arbeitstage.
Economic Substance Requirements: Ihre Compliance-Pflichten in Dubai
Die Economic Substance Regulations (ESR) sind das Herzstück der VAE-Compliance. Sie müssen nachweisen, dass Ihr Unternehmen tatsächlich geschäftliche Substanz in den VAE hat.
Die drei Säulen der Economic Substance
1. Core Income Generating Activities (CIGA)
Sie müssen die wesentlichen gewinnbringenden Aktivitäten in den VAE ausüben. Bei IT-Dienstleistungen bedeutet das: Entwicklung, Design und Wartung müssen vor Ort stattfinden.
2. Adequate Number of Employees
Sie benötigen eine angemessene Anzahl qualifizierter Mitarbeiter in den VAE. Als Richtwert gilt: Mindestens 1-2 Vollzeitmitarbeiter für kleinere Unternehmen, bei größeren Strukturen entsprechend mehr.
3. Adequate Operating Expenditure
Ihre operativen Ausgaben in den VAE müssen dem Geschäftsumfang entsprechen. Dazu zählen Bürokosten, Gehälter und lokale Dienstleister.
Praktische Umsetzung der ESR-Anforderungen
| Anforderung | Mindeststandard | Typische Kosten (jährlich) |
|---|---|---|
| Bürofläche | 15-20 qm pro Mitarbeiter | 15.000-30.000 AED |
| Vollzeitmitarbeiter | 1-2 qualifizierte Personen | 60.000-120.000 AED |
| Board Meetings | Mindestens 4 pro Jahr vor Ort | 5.000-10.000 AED |
| Dokumentation | Vollständige Protokollierung | 8.000-15.000 AED |
ESR-Reporting und Deadlines
Ihr ESR-Report muss bis zum 30. Juni des Folgejahres bei der Registrar of Companies eingereicht werden. Die Nicht-Einreichung führt zu Strafen von 20.000 AED aufwärts.
Der Report umfasst detaillierte Angaben zu:
- Geschäftstätigkeiten und deren Ausübung in den VAE
- Mitarbeiterstruktur und Qualifikationen
- Operative Ausgaben und deren Aufschlüsselung
- Board-Meeting-Protokolle und Entscheidungen
Eine professionelle Vorbereitung ist unerlässlich. Viele Unternehmer unterschätzen den Dokumentationsaufwand erheblich.
Buchhaltung und Audit-Pflichten: IFRS-Standards von Anfang an
Die VAE haben strenge Buchhaltungsstandards eingeführt. Free Zone Companies müssen ihre Bücher nach International Financial Reporting Standards (IFRS) führen.
IFRS-Buchführung: Mehr als nur doppelte Buchführung
IFRS geht deutlich über die deutsche Buchführung hinaus. Sie müssen folgende Berichte erstellen:
- Statement of Financial Position (Bilanz)
- Statement of Profit or Loss (Gewinn- und Verlustrechnung)
- Statement of Cash Flows (Kapitalflussrechnung)
- Statement of Changes in Equity (Eigenkapitalveränderungsrechnung)
- Notes to Financial Statements (Anhang)
Die Erstellung erfordert spezialisierte Buchhaltungssoftware und entsprechend geschultes Personal.
Audit-Pflicht und Wirtschaftsprüfer-Auswahl
Unternehmen mit einem Jahresumsatz über 3 Millionen AED (ca. 817.000 EUR) oder Bilanzsumme über 3 Millionen AED müssen ihren Jahresabschluss durch einen zugelassenen Wirtschaftsprüfer (Auditor) prüfen lassen.
Auch kleinere Unternehmen sollten eine freiwillige Prüfung erwägen, da sie:
- Die Glaubwürdigkeit bei Banken erhöht
- Compliance-Risiken minimiert
- Die Vorbereitung auf späteres Wachstum erleichtert
Die Auswahl des Auditors ist strategisch wichtig. Setzen Sie auf etablierte Kanzleien mit Free Zone-Erfahrung.
Dokumentationspflichten und Records Management
Sie müssen alle Geschäftsunterlagen mindestens 5 Jahre aufbewahren. Dazu gehören:
- Alle Buchungsbelege und Verträge
- Bank- und Finanzunterlagen
- Korrespondenz mit Behörden
- Board-Meeting-Protokolle
- Employment-Unterlagen
Ein digitales Dokumentenmanagementsystem ist nicht nur praktisch, sondern bei der Anzahl der Unterlagen mittlerweile unerlässlich.
VAT-Registrierung VAE: Fristen und Voraussetzungen für Ihr erstes Jahr
Die Value Added Tax (VAT) in den VAE beträgt 5% und gilt für die meisten Geschäftstätigkeiten. Die Registrierungspflicht hängt von Ihrem Umsatz ab.
Wann müssen Sie sich für VAT registrieren?
Pflicht-Registrierung: Bei einem Jahresumsatz von 375.000 AED (ca. 102.000 EUR) oder mehr müssen Sie sich innerhalb von 30 Tagen registrieren.
Freiwillige Registrierung: Bei einem Jahresumsatz zwischen 187.500 und 375.000 AED können Sie sich freiwillig registrieren.
Viele Unternehmer übersehen: Die Registrierungspflicht entsteht bereits, wenn absehbar ist, dass der Schwellenwert überschritten wird.
VAT-Registrierung in der Praxis
Die Registrierung erfolgt über das FTA-Portal und dauert typischerweise 20-30 Arbeitstage. Sie benötigen:
- Trade License und Emirates ID der Geschäftsführer
- Nachweis der Geschäftstätigkeit
- Bankverbindung in den VAE
- Geschäftsadresse und Kontaktdaten
- Umsatzprognosen für die nächsten 12 Monate
Nach erfolgreicher Registrierung erhalten Sie eine TRN (Tax Registration Number), die auf allen Rechnungen erscheinen muss.
VAT-Returns und Compliance
VAT-registered Unternehmen müssen vierteljährliche Returns einreichen. Die Deadlines sind strikt:
| Quartal | Zeitraum | Deadline Return | Deadline Zahlung |
|---|---|---|---|
| Q1 | Jan-Mär | 28. April | 28. April |
| Q2 | Apr-Jun | 28. Juli | 28. Juli |
| Q3 | Jul-Sep | 28. Oktober | 28. Oktober |
| Q4 | Okt-Dez | 28. Januar | 28. Januar |
Verspätete Einreichungen führen zu Strafen von 500 AED pro Woche. Bei wiederholten Verstößen können die Strafen drastisch steigen.
Zero-Rating und Steuerbefreiungen
Bestimmte Dienstleistungen sind von der VAT befreit oder zero-rated (0% VAT mit Vorsteuerabzug). Dazu gehören:
- Exporte von Waren und Dienstleistungen
- Internationale Transportdienstleistungen
- Bestimmte Finanzdienstleistungen
- Bildungs- und Gesundheitsdienstleistungen
Die korrekte Klassifizierung Ihrer Dienstleistungen ist entscheidend für die VAT-Behandlung.
Visa und Employment-Regularien: Substanznachweis durch lokale Präsenz
Ihre Visa-Struktur ist nicht nur persönlich relevant, sondern auch compliance-kritisch. Die Behörden prüfen zunehmend, ob tatsächlich geschäftliche Substanz vor Ort vorhanden ist.
Investor Visa vs. Employment Visa: Strategische Überlegungen
Investor Visa (Golden Visa 10 Jahre):
- Mindestinvestition: 2 Millionen AED in Immobilien oder 10 Millionen AED in Unternehmen
- Höchste Flexibilität und Unabhängigkeit
- Familienmitglieder erhalten ebenfalls 10-Jahres-Visa
- Keine Employment-Beschränkungen
Employment Visa (2-3 Jahre):
- Günstiger in der Erstbeschaffung
- Verstärkt den Substanznachweis
- Erfordert aktive Geschäftstätigkeit
- Renewal alle 2-3 Jahre notwendig
Labour Card und Ministry of Human Resources
Bei einem Employment Visa benötigen Sie zusätzlich eine Labour Card vom Ministry of Human Resources and Emiratisation (MOHRE). Diese bestätigt Ihre Arbeitsberechtigung.
Der Prozess umfasst:
- Medical Check und Emirates ID-Beantragung
- Labour Card-Antrag beim MOHRE
- Approval und Card-Erhalt (10-15 Arbeitstage)
- Jährliche Renewal der Labour Card
Ohne gültige Labour Card können Sie nicht legal für Ihr Unternehmen arbeiten – ein häufig übersehenes Detail.
Mindestaufenthalt und Tax Residency
Für die VAE Tax Residency müssen Sie mindestens 90 Tage pro Jahr in den VAE verbringen. Zusätzlich sollten Sie nachweisen können:
- Hauptwohnsitz in den VAE (Tenancy Contract)
- Aktive Geschäftsführung vor Ort
- Lokale Bankkonten und Finanzaktivitäten
- Regelmäßige Präsenz bei wichtigen Geschäftsentscheidungen
Deutsche Behörden prüfen diese Kriterien bei Wegzug-Fällen immer genauer.
Banking und Finanzberichterstattung: CRS und internationale Meldepflichten
Das VAE Banking-System ist hochreguliert und folgt internationalen Standards. Gleichzeitig müssen Sie diverse Reporting-Pflichten beachten.
Corporate Banking Setup
Für Ihr Firmenkonto benötigen Sie typischerweise:
- Trade License und Memorandum of Association
- Emirates ID aller Geschäftsführer und Gesellschafter
- Salary Certificate oder Investor Visa
- Business Plan und Financial Projections
- Source of Funds-Nachweis
Die großen lokalen Banken (Emirates NBD, ADCB, FAB) sind meist die beste Wahl für Free Zone Companies.
Common Reporting Standard (CRS) und automatischer Informationsaustausch
Die VAE partizipieren seit 2018 am CRS. Das bedeutet: Ihre Kontodaten werden automatisch an Ihr steuerliches Ansässigkeitsland gemeldet.
Bei der Kontoeröffnung müssen Sie folgende Selbstauskunft abgeben:
- Steuerliche Ansässigkeit (Tax Residency)
- Taxpayer Identification Number (TIN)
- Controlling Persons bei juristischen Personen
- Änderungen der steuerlichen Verhältnisse
Eine falsche Selbstauskunft kann zu erheblichen Problemen führen.
Transfer Pricing und internationale Geschäfte
Bei Geschäften zwischen verbundenen Unternehmen müssen Sie das Arms Length Principle beachten. Ihre Preisgestaltung muss marktüblich sein.
Dokumentationspflichten bestehen bei:
- Intercompany-Dienstleistungen
- Lizenzgebühren und IP-Payments
- Management-Fees und Cost-Sharing
- Darlehen zwischen verbundenen Unternehmen
Eine saubere Transfer Pricing Documentation schützt vor späteren Nachfragen.
Ihr Compliance-Kalender: Alle wichtigen Fristen im Überblick
Timing ist in den VAE alles. Verspätete Einreichungen führen schnell zu empfindlichen Strafen.
Ihr erstes Geschäftsjahr: Monat für Monat
| Zeitpunkt | Aufgabe | Deadline | Strafe bei Verspätung |
|---|---|---|---|
| Monat 1-3 | Banking Setup, VAT-Registrierung (falls erforderlich) | 30 Tage nach Schwellenwert | 5.000 AED |
| Monat 3 | Erste VAT-Return (falls registriert) | 28. des Folgemonats | 500 AED/Woche |
| Monat 6 | Mid-year Review, ESR-Vorbereitung | Laufend | – |
| Monat 12 | Jahresabschluss-Vorbereitung | Innerhalb 90 Tage | – |
| Monat 15 | ESR-Report Einreichung | 30. Juni Folgejahr | 20.000 AED |
| Monat 15 | Corporate Tax Return (falls anwendbar) | 9 Monate nach Jahresende | 10.000 AED |
Laufende Pflichten während des Geschäftsjahres
Monatlich:
- IFRS-Buchführung aktualisieren
- VAT-Input-Output-Tracking
- Employee-Records pflegen
Quartalsweise:
- VAT-Returns einreichen und zahlen
- Board Meetings protokollieren
- Transfer Pricing-Dokumentation updaten
Jährlich:
- Visa und Labour Card renewals
- Trade License renewal
- Insurance-Policies überprüfen
Die 7 häufigsten Compliance-Fehler im ersten Geschäftsjahr
Aus der Praxis weiß ich: Bestimmte Fehler wiederholen sich bei Dubai-Neulingen immer wieder. Hier sind die kritischsten.
Fehler #1: Qualifying Status unterschätzen
Das Problem: Viele Unternehmer führen nur mal schnell ein VAE-Festland-Geschäft durch und verlieren dadurch ihren gesamten Qualifying Status.
Die Lösung: Strikte Trennung zwischen Free Zone- und Onshore-Aktivitäten. Jede Transaktion vorher prüfen.
Fehler #2: Economic Substance zu spät angehen
Das Problem: ESR-Requirements werden erst kurz vor der Deadline ernst genommen. Dann fehlen Mitarbeiter, Büro oder Dokumentation.
Die Lösung: ESR-Setup bereits in den ersten drei Monaten komplett abschließen.
Fehler #3: VAT-Schwellenwerte übersehen
Das Problem: Die 375.000 AED-Grenze wird überschritten, aber die Registrierung verzögert sich.
Die Lösung: Monatliches Umsatz-Monitoring ab 300.000 AED Jahresumsatz.
Fehler #4: Transfer Pricing ignorieren
Das Problem: Intercompany-Preise werden willkürlich festgelegt ohne Marktvergleich.
Die Lösung: Von Anfang an Arms Length-Prinzip beachten und dokumentieren.
Fehler #5: Deutsche Steuerfolgen unterschätzen
Das Problem: Wegzug-Besteuerung, Außensteuergesetz oder DBA-Missbrauch werden übersehen.
Die Lösung: Deutsche Steuerberatung parallel zur VAE-Struktur einbeziehen.
Fehler #6: Unvollständige Dokumentation
Das Problem: Board Meetings, Employee-Records oder Financial-Statements werden nachlässig geführt.
Die Lösung: Digitales Compliance-System von Tag 1 implementieren.
Fehler #7: Banking-Compliance unterschätzen
Das Problem: CRS-Selbstauskunft falsch oder Source of Funds unzureichend dokumentiert.
Die Lösung: Professionelle Banking-Beratung und Clean-Money-Nachweis.
Realistische Kostenkalkulation: Was Ihr erstes Jahr wirklich kostet
Transparenz bei den Kosten ist entscheidend für Ihre Planung. Hier die realistischen Zahlen basierend auf aktueller Marktlage.
Setup-Kosten (einmalig)
| Position | Kosten (AED) | Kosten (EUR) | Anmerkungen |
|---|---|---|---|
| Free Zone License | 15.000-25.000 | 4.100-6.800 | Je nach Free Zone |
| Visa Processing | 8.000-15.000 | 2.200-4.100 | Pro Person |
| Banking Setup | 5.000-10.000 | 1.400-2.700 | Inkl. Beratung |
| Legal & Advisory | 10.000-20.000 | 2.700-5.400 | Abhängig von Komplexität |
| Total Setup | 38.000-70.000 | 10.400-19.000 | Einmalig |
Laufende Kosten (jährlich)
| Position | Kosten (AED) | Kosten (EUR) | Anmerkungen |
|---|---|---|---|
| License Renewal | 10.000-15.000 | 2.700-4.100 | Jährlich |
| Visa Renewal | 3.000-5.000 | 800-1.400 | Pro Person |
| ESR Compliance | 15.000-25.000 | 4.100-6.800 | Büro + Mitarbeiter |
| Buchhaltung/Audit | 8.000-20.000 | 2.200-5.400 | Je nach Umsatz |
| VAT Compliance | 5.000-12.000 | 1.400-3.300 | Falls VAT-pflichtig |
| Professional Services | 10.000-15.000 | 2.700-4.100 | Ongoing Beratung |
| Total Jährlich | 51.000-92.000 | 13.900-25.000 | Ohne Lebenshaltung |
Zusätzliche Lebenshaltungskosten Dubai
Für eine realistische Kalkulation müssen Sie auch die Lebenshaltungskosten einbeziehen:
- Wohnung (1-2 Zimmer, gute Lage): 60.000-120.000 AED/Jahr
- Krankenversicherung: 8.000-15.000 AED/Jahr
- Auto-Leasing: 20.000-40.000 AED/Jahr
- Sonstige Lebenshaltung: 40.000-80.000 AED/Jahr
Insgesamt sollten Sie für eine komfortable Lebensführung in Dubai zusätzlich 128.000-255.000 AED (35.000-69.000 EUR) pro Jahr einkalkulieren.
Ihr erstes Geschäftsjahr in Dubai entscheidet über den langfristigen Erfolg Ihrer VAE-Struktur. Die Regularien sind komplex geworden, aber bei systematischer Herangehensweise durchaus manageable.
Die größten Erfolgsfaktoren sind eine frühzeitige Planung der Economic Substance Requirements, die strikte Einhaltung aller Compliance-Fristen und eine saubere Trennung zwischen Free Zone- und Onshore-Aktivitäten.
Gleichzeitig sollten Sie die deutschen steuerlichen Konsequenzen nicht aus den Augen verlieren. Eine Dubai-Struktur funktioniert nur im Gesamtkontext Ihrer internationalen Steuerplanung.
Vergessen Sie bei aller Euphorie über die 0% Steuern nicht: Dubai ist ein Geschäftsstandort mit echten Compliance-Anforderungen geworden. Wer diese ernst nimmt und professionell umsetzt, kann nach wie vor erhebliche Steuervorteile realisieren.
Die Investition in eine ordnungsgemäße Compliance-Struktur zahlt sich langfristig immer aus – sowohl bei den VAE-Behörden als auch bei eventuellen Prüfungen in Deutschland.
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Wann muss ich mich für VAT registrieren?
Eine VAT-Registrierung ist pflichtmäßig bei einem Jahresumsatz von 375.000 AED (ca. 102.000 EUR) oder mehr. Die Registrierung muss innerhalb von 30 Tagen nach Überschreitung des Schwellenwerts erfolgen.
Was passiert wenn ich meinen Qualifying Status verliere?
Bei Verlust des Qualifying Free Zone Person Status unterliegen alle Ihre Gewinne der 9% Corporate Tax. Dies geschieht automatisch, wenn Sie Non-Qualifying Activities ausüben oder die Economic Substance Requirements nicht erfüllen.
Wie viele Tage muss ich mindestens in Dubai verbringen?
Für die VAE Tax Residency sind mindestens 90 Tage pro Jahr erforderlich. Zusätzlich müssen Sie nachweisen können, dass Ihr Lebensmittelpunkt und die effektive Geschäftsführung in den VAE liegen.
Welche Strafen drohen bei verspäteter ESR-Einreichung?
Die Nicht-Einreichung des Economic Substance Reports bis zum 30. Juni führt zu Strafen ab 20.000 AED. Bei wiederholten Verstößen können deutlich höhere Strafen und sogar die Lizenz-Entziehung drohen.
Kann ich mein deutsches Unternehmen parallel weiterbetreiben?
Grundsätzlich ja, aber Sie müssen auf die steuerlichen Konsequenzen in Deutschland achten. Außerdem dürfen zwischen den Unternehmen nur marktübliche Preise (Arms Length Principle) verrechnet werden.
Brauche ich zwingend einen lokalen Mitarbeiter?
Für die Economic Substance Requirements benötigen Sie eine adequate number of qualified employees in den VAE. Bei kleineren Unternehmen reicht oft 1-2 qualifizierte Vollzeitmitarbeiter, die tatsächlich die Core Income Generating Activities ausüben.
Was kostet ein professionelles Setup realistisch?
Rechnen Sie mit Setup-Kosten von 38.000-70.000 AED (10.400-19.000 EUR) einmalig und laufenden Kosten von 51.000-92.000 AED (13.900-25.000 EUR) jährlich, ohne Lebenshaltungskosten.
Wie funktioniert die Corporate Tax bei Free Zone Companies?
Free Zone Companies zahlen 0% Corporate Tax auf Qualifying Income, sofern sie ausschließlich Qualifying Activities ausüben und alle Economic Substance Requirements erfüllen. Bei Non-Qualifying Income fallen 9% Corporate Tax auf alle Gewinne an.
Welche Buchhaltungsstandards muss ich einhalten?
Free Zone Companies müssen ihre Bücher nach International Financial Reporting Standards (IFRS) führen. Dies umfasst Bilanz, Gewinn-Verlustrechnung, Kapitalflussrechnung und umfangreiche Anhang-Angaben.
Wann brauche ich einen Wirtschaftsprüfer?
Pflichtmäßig bei Jahresumsatz oder Bilanzsumme über 3 Millionen AED. Auch kleinere Unternehmen sollten eine freiwillige Prüfung erwägen, da sie die Glaubwürdigkeit erhöht und Compliance-Risiken minimiert.