Jährliche Compliance-Checkliste für Ihre Dubai-Gesellschaft – Alle wiederkehrenden Pflichten und Deadlines im Überblick

Corporate Tax Compliance: Die neue 9%-Realität seit 2023

Die Einführung der Corporate Tax hat das Spielfeld komplett verändert. Plötzlich müssen auch Free Zone Companies mit der Steuerbehörde FTA (Federal Tax Authority) interagieren.

Doch nicht jede Dubai-Gesellschaft ist gleich betroffen. Der entscheidende Faktor: Ihr Status als Qualifying Free Zone Person.

Qualifying Free Zone Person Status prüfen

Als Qualifying Free Zone Person (QFZP) zahlen Sie weiterhin 0% Corporate Tax – allerdings nur auf Qualifying Income. Diese Privilegierung ist jedoch an strenge Bedingungen geknüpft.

Die QFZP-Kriterien im Detail:

• Mindestens 90% Ihres Umsatzes muss Qualifying Income sein
• Keine oder minimale Economic Substance außerhalb der UAE
• Adequate Substance in der Free Zone (Büro, qualifiziertes Personal)
• Ordnungsgemäße Buchhaltung nach IFRS
• Jährliche Bestätigung des QFZP-Status bei der Free Zone Authority

Was zählt als Qualifying Income?

Ein Praxisbeispiel: Ihre SaaS-Gesellschaft in der DIFC erzielt 95% ihrer Umsätze mit internationalen Kunden. Das ist Qualifying Income. Die verbleibenden 5% stammen aus einem kleinen Consulting-Projekt in Dubai Mainland – das ist Non-Qualifying Income und unterliegt der 9% Corporate Tax.

Corporate Tax Return Deadlines einhalten

Die Corporate Tax Return-Pflicht gilt für alle UAE-Gesellschaften mit einem Umsatz über AED 3 Millionen (ca. 750.000 EUR). Selbst als QFZP müssen Sie diese Schwelle im Blick behalten.

Wichtige Deadlines:

1. Tax Registration: Bis 31. Dezember des ersten steuerpflichtigen Jahres
2. Corporate Tax Return: 9 Monate nach Ende des Geschäftsjahres
3. Tax Payment: Bei Steuerschuld innerhalb der Return-Frist
4. Quarterly Returns: Nur bei Umsatz über AED 30 Millionen

Konkret bedeutet das: Endet Ihr Geschäftsjahr am 31. Dezember 2024, ist Ihre Corporate Tax Return bis 30. September 2025 fällig.

Ein häufiger Fehler: Viele QFZP-Gesellschaften denken, sie müssen gar keine Return einreichen. Das stimmt nicht. Auch bei 0% Steuerschuld ist die Return-Pflicht zu erfüllen.

Transfer Pricing Documentation

Sobald Ihre Dubai-Gesellschaft Transaktionen mit verbundenen Unternehmen durchführt, greifen die Transfer Pricing Rules. Das betrifft praktisch jede international strukturierte Unternehmensgruppe.

Was Sie dokumentieren müssen:

• Master File und Local File (bei entsprechenden Umsatzschwellen)
• Nachweis von Arms Length-Preisen für Intra-Group-Transaktionen
• Country-by-Country Reporting (bei Gruppenumsatz über EUR 750 Mio.)
• Spezielle Dokumentation für IP-Transaktionen

Die Schwellenwerte orientieren sich an OECD-Standards: Das Local File ist ab AED 200 Millionen Gruppenumsatz oder AED 50 Millionen Intra-Group-Transaktionen erforderlich.

Praxistipp: Beginnen Sie bereits im laufenden Geschäftsjahr mit der Dokumentation. Eine nachträgliche Erstellung ist aufwendig und fehleranfällig.

Economic Substance Requirements: Substanz nachweisen

Die Economic Substance Requirements (ESR) sind der Compliance-Bereich, den die meisten Unternehmer unterschätzen. Dabei können Verstöße schwerwiegende Folgen haben – bis hin zur Löschung der Gesellschaft.

ESR gelten für alle UAE-Gesellschaften, die in bestimmten Relevant Activities tätig sind. Die gute Nachricht: Viele Online-Businesses fallen gar nicht unter die ESR-Pflicht.

ESR Notification fristgerecht einreichen

Jede UAE-Gesellschaft muss jährlich eine ESR Notification einreichen – auch wenn sie keine Relevant Activities ausübt. Diese Notification ist bis zum 30. Juni für das vorangegangene Geschäftsjahr fällig.

Die neun Relevant Activities im Überblick:

1. Banking Business
2. Insurance Business
3. Investment Fund Management Business
4. Lease-Finance Business
5. Headquarters Business
6. Shipping Business
7. Holding Company Business
8. Intellectual Property Business
9. Distribution and Service Centre Business

Für die meisten SaaS-Unternehmen, Online-Coaches oder E-Commerce-Seller ist nur die Intellectual Property Business relevant – und das auch nur, wenn IP-Income einen wesentlichen Teil der Umsätze ausmacht.

Ein wichtiger Punkt: Software-as-a-Service fällt normalerweise nicht unter IP Business, da es sich um eine Service-Tätigkeit handelt, nicht um die Lizenzierung von IP-Rechten.

Core Income Generating Activities dokumentieren

Wenn Ihre Gesellschaft Relevant Activities ausübt, müssen Sie nachweisen, dass die Core Income Generating Activities (CIGA) in den UAE stattfinden. Das bedeutet: Die wesentlichen Geschäftstätigkeiten müssen substanziell in den Emiraten ausgeübt werden.

CIGA für die häufigsten Relevant Activities:

Konkret heißt das: Wenn Sie IP Business betreiben, müssen Entwicklung, Wartung und Schutz der IP-Rechte in den UAE stattfinden. Ein Entwicklerteam in Deutschland würde gegen die ESR verstoßen.

Die Substance-Anforderungen sind messbar: Adequate Substance wird anhand von Faktoren wie qualifiziertem Personal, Operating Expenditure und Physical Assets bewertet.

Economic Substance Report erstellen

Gesellschaften mit Relevant Activities müssen zusätzlich zur Notification einen detaillierten Economic Substance Report einreichen. Auch dieser ist bis 30. Juni fällig.

Inhalte des ESR Reports:

• Detaillierte Beschreibung der Geschäftstätigkeiten
• Anzahl und Qualifikation der Full-Time Employees
• Operating Expenditure in den UAE
• Physical Assets (Büros, Equipment, etc.)
• Financial Information zu allen Relevant Activities
• Nachweis der UAE Management and Control

Ein praktisches Beispiel: Eine IP Holding mit EUR 2 Millionen IP-Income sollte mindestens 2-3 qualifizierte Vollzeitangestellte, ein angemessenes Büro und Operating Expenditure von mindestens 10-15% des IP-Income in den UAE nachweisen können.

Wichtiger Hinweis: Die ESR-Berichte werden automatisch mit den Steuerbehörden der EU-Länder ausgetauscht. Ein mangelhafter Report kann auch in Deutschland steuerliche Konsequenzen haben.

Buchhaltung und Financial Reporting nach IFRS

Die Buchführungspflichten in Dubai sind deutlich anspruchsvoller als in Deutschland. Alle UAE-Gesellschaften müssen ihre Bücher nach International Financial Reporting Standards (IFRS) führen – eine Herausforderung für viele deutsche Unternehmer.

IFRS ist nicht einfach internationale Buchführung. Es ist ein komplexes Regelwerk mit spezifischen Bewertungsvorschriften, das sich erheblich vom deutschen HGB unterscheidet.

IFRS-konforme Buchführung implementieren

Der Umstieg auf IFRS erfordert mehr als nur eine neue Buchhaltungssoftware. Sie müssen fundamental andere Bewertungsgrundsätze anwenden.

Wesentliche IFRS-Unterschiede zum deutschen Standard:

Besonders relevant für Tech-Unternehmen: Software-Entwicklungskosten können unter IFRS als Intangible Assets aktiviert werden, wenn bestimmte Kriterien erfüllt sind. Das kann Ihre Bilanzstruktur erheblich verändern.

Ein konkretes Beispiel: Die Entwicklung einer neuen App-Version für EUR 100.000. Nach deutschem HGB würden Sie diese Kosten sofort als Aufwand buchen. Nach IFRS können Sie sie als Development Asset aktivieren und über die Nutzungsdauer abschreiben.

Empfehlung: Arbeiten Sie von Anfang an mit einem IFRS-erfahrenen Buchhalter zusammen. Eine nachträgliche Umstellung ist aufwendig und kostspielig.

Annual Financial Statements erstellen

Ihre jährlichen Abschlüsse müssen nicht nur IFRS-konform sein, sondern auch den UAE Commercial Companies Law entsprechen. Das bedeutet spezielle Gliederungsvorschriften und Disclosure-Anforderungen.

Pflichtbestandteile des Annual Financial Statement:

1. Statement of Financial Position (Bilanz)
2. Statement of Comprehensive Income (GuV)
3. Statement of Changes in Equity (Eigenkapitalveränderungsrechnung)
4. Statement of Cash Flows (Kapitalflussrechnung)
5. Notes to the Financial Statements (Anhang)

Die Notes sind besonders umfangreich und müssen detaillierte Informationen zu Accounting Policies, Risk Factors und Related Party Transactions enthalten.

Deadline: Der Abschluss muss innerhalb von 4 Monaten nach Geschäftsjahresende erstellt werden. Bei einem Kalenderjahr bedeutet das: Abschluss bis 30. April.

Ein häufiger Stolperstein: Die Cash Flow Statement nach IFRS unterscheidet sich erheblich von deutschen Kapitalflussrechnungen. Hier sind spezielle IFRS-Kenntnisse unerlässlich.

Auditor Appointment und Audit-Pflichten

Nicht alle Dubai-Gesellschaften sind audit-pflichtig. Die Schwellenwerte variieren je nach Rechtsform und Free Zone.

Audit-Pflicht Schwellenwerte (DIFC als Beispiel):

• Umsatz über USD 1 Million ODER
• Bilanzsumme über USD 500.000 ODER
• Mehr als 10 Mitarbeiter

Andere Free Zones haben teilweise abweichende Schwellenwerte. ADGM beispielsweise hat höhere Grenzen, während manche Free Zones grundsätzlich ein Audit verlangen.

Auch ohne Audit-Pflicht kann ein freiwilliges Audit sinnvoll sein – besonders für Transfer Pricing Documentation oder bei geplanten Finanzierungsrunden.

Auswahl des Auditors:

Ihr Auditor muss in der jeweiligen Free Zone zugelassen sein. Große internationale Kanzleien (Big Four) sind in allen Free Zones vertreten, kosten aber entsprechend mehr.

Durchschnittliche Audit-Kosten bewegen sich zwischen AED 15.000 und AED 50.000, abhängig von Komplexität und Kanzleigröße.

Tipp: Planen Sie mindestens 6-8 Wochen für den Audit-Prozess ein. Gerade bei IFRS-Erstanwendung kann es zu Verzögerungen kommen.

Business License Renewal und Behördenkontakte

Während Steuern und Substanz die komplexeren Themen sind, dürfen Sie die Basics nicht vernachlässigen. Eine vergessene License Renewal kann Ihre gesamte Geschäftstätigkeit lahmlegen.

Das UAE-System funktioniert nach dem Prinzip der jährlichen Erneuerung. Praktisch alle Lizenzen und Permits haben eine Laufzeit von einem Jahr.

Trade License Renewal Fristen

Ihre Trade License ist das Herzstück Ihrer Dubai-Gesellschaft. Ohne gültige License dürfen Sie keine Geschäfte betreiben – und Banken können Ihre Konten einfrieren.

Renewal-Prozess im Detail:

1. 45 Tage vor Ablauf: Renewal Notice von der Free Zone Authority
2. 30 Tage vor Ablauf: Spätester Beginn des Renewal-Prozesses
3. Ablaufdatum: License muss erneuert sein
4. Grace Period: 30 Tage mit Strafgebühren (nicht in allen Free Zones)

Die Renewal ist nicht automatisch. Sie müssen aktiv werden und alle erforderlichen Dokumente einreichen.

Typische Renewal-Anforderungen:

• Audited Financial Statements (falls audit-pflichtig)
• NOC (No Objection Certificate) vom Sponsor
• Aktueller Mietvertrag oder Flexi-Desk Agreement
• Kopien aller Visa und Emirates IDs
• Board Resolution für die Renewal
• Renewal Fees (variieren je nach Free Zone und Aktivitäten)

Ein praktisches Beispiel: Ihre DIFC-Gesellschaft hat eine Category 4 License (für regulierte Aktivitäten). Die jährlichen Renewal Fees betragen USD 10.000 plus zusätzliche Regulatory Fees.

Vergessen Sie nicht: Auch Ihre Corporate Bank Accounts haben meist jährliche Renewal-Deadlines, die oft mit der Trade License gekoppelt sind.

Freezone Authority Requirements

Jede Free Zone hat ihre eigenen Compliance-Anforderungen. Was in der DIFC Standard ist, kann in der DMCC oder ADGM völlig anders gehandhabt werden.

Vergleich wichtiger Free Zone Anforderungen:

Besonders wichtig: Viele Free Zones haben zusätzliche Reporting-Pflichten eingeführt. DMCC beispielsweise verlangt quartalsweise Economic Activity Reports bei bestimmten Aktivitäten.

Ein häufiger Fehler: Unternehmer vergessen die Annual Return bei der Free Zone Authority. Diese ist zusätzlich zu allen anderen Reports erforderlich und hat eigene Deadlines.

Immigration und Visa Compliance

Ihre Residence Visa sind direkt mit der Trade License verknüpft. Läuft die License ab, werden automatisch auch alle damit verbundenen Visa ungültig.

Visa-bezogene Compliance-Pflichten:

1. Visa Renewal: Meist 2-3 Jahre Laufzeit, Renewal vor Ablauf
2. Emirates ID Renewal: Parallel zum Visa oder alle 5-10 Jahre
3. Labor Card Renewal: Jährlich für alle Angestellten
4. Entry Permit für neue Mitarbeiter: Vor Einreise erforderlich
5. Exit/Re-entry Permits: Für längere Auslandsaufenthalte

Die 180-Tage-Regel beachten: Als Residence Visa Holder müssen Sie mindestens einmal alle 180 Tage in die UAE einreisen, um das Visa gültig zu halten.

Ein wichtiger Punkt für Unternehmer: Das neue 10-Year Golden Visa ist an bestimmte Investment- oder Umsatzkriterien geknüpft. Für eine Free Zone Company benötigen Sie meist einen Umsatz von mindestens AED 10 Millionen.

Praxistipp: Führen Sie ein zentrales Visa-Register mit allen Ablaufdaten. Vergessene Visa-Renewals können zu teuren Strafen oder sogar Einreiseverboten führen.

Ihre Compliance-Checkliste 2025: Monat für Monat

Theorie ist gut, Praxis ist besser. Diese monatliche Checkliste können Sie direkt in Ihren Kalender übertragen und abarbeiten.

Dabei berücksichtigt die Checkliste ein Standard-Kalenderjahr (Januar-Dezember). Falls Ihr Geschäftsjahr abweicht, verschieben Sie die entsprechenden Deadlines.

Q1 Deadlines (Januar-März)

Januar:

• Trade License Renewal prüfen (falls Ablauf Q1)
• Visa-Status aller Mitarbeiter kontrollieren
• Quartalsweise Economic Activity Reports (falls erforderlich)
• Corporate Tax Planning für das neue Jahr
• IFRS-Buchführung auf aktuellen Stand bringen

Februar:

• Vorbereitung Annual Financial Statements beginnen
• Auditor-Auswahl und -Beauftragung (falls audit-pflichtig)
• Transfer Pricing Documentation aktualisieren
• Bank Account Renewals vorbereiten

März:

• ESR Notification Vorbereitung starten
• Corporate Tax Return Planning
• Immigration Status Review
• Office Lease Agreements prüfen

Q2 Deadlines (April-Juni)

April:

• 30. April: Annual Financial Statements fertigstellen (Kalenderjahr)
• Audit-Prozess abschließen (falls erforderlich)
• Free Zone Annual Return einreichen
• Labor Card Renewals bearbeiten

Mai:

• ESR Documentation vervollständigen
• Transfer Pricing Master File aktualisieren
• Corporate Tax Return Vorbereitung intensivieren
• Bank Compliance Reviews

Juni:

• 30. Juni: ESR Notification und Report einreichen
• Trade License Mid-Year Review
• Visa-Renewals für H2 planen
• QFZP Status überprüfen

Q3 Deadlines (Juli-September)

Juli:

• Quartalsweise Economic Activity Reports
• Corporate Tax Mid-Year Review
• Economic Substance Planning für folgendes Jahr
• Budget-Planning für Q4 Compliance-Kosten

August:

• Transfer Pricing Documentation Review
• Auditor Performance Review
• Trade License Renewal Vorbereitung (falls Ablauf Q4)
• Immigration Planning für Q4

September:

• 30. September: Corporate Tax Return Deadline (bei Kalenderjahr)
• IFRS Half-Year Review
• Bank Account Compliance Check
• ESR Planning für folgendes Jahr

Q4 Deadlines (Oktober-Dezember)

Oktober:

• Trade License Renewal abschließen (falls Ablauf Q4)
• Quartalsweise Economic Activity Reports
• Year-End Planning starten
• Tax Registration Review

November:

• Annual Financial Statements Vorbereitung
• Auditor Appointment für folgendes Jahr
• Transfer Pricing Year-End Adjustments
• Visa Planning für folgendes Jahr

Dezember:

• 31. Dezember: Tax Registration Deadline (erstes steuerpflichtiges Jahr)
• Year-End Closing Procedures
• Compliance Budget für folgendes Jahr
• Strategic Review aller Compliance-Prozesse

Zusätzliche rolling Deadlines:

• Quarterly Corporate Tax Returns (bei Umsatz über AED 30M)
• Monthly VAT Returns (falls VAT-registriert)
• Monthly Payroll Reports
• Ongoing Transfer Pricing Documentation

Kostenübersicht: Was Compliance wirklich kostet

Transparenz ist uns wichtig. Deshalb hier eine realistische Kostenübersicht für die wichtigsten Compliance-Bereiche.

Diese Zahlen basieren auf Durchschnittswerten aus dem Dubai-Markt 2024/2025 und können je nach Anbieter und Komplexität variieren.

Gesamtbudget für typische Setups:

• Einfache QFZP-Gesellschaft: AED 60.000 – 80.000 p.a.
• Steuerpflichtige Gesellschaft ohne Audit: AED 80.000 – 120.000 p.a.
• Komplexe Struktur mit Audit: AED 150.000 – 250.000 p.a.

Wichtiger Hinweis: Diese Kosten sind zusätzlich zu den normalen Gesellschaftskosten (Office, Visa, etc.) und verstehen sich als reine Compliance-Ausgaben.

Ein Praxistipp: Viele Anbieter offerieren Compliance-Pakete, die günstiger sind als Einzelbeauftragungen. Achten Sie jedoch auf die Details – oft sind wichtige Leistungen nicht enthalten.

Besonders bei Transfer Pricing sollten Sie nicht am falschen Ende sparen. Mangelhafte Documentation kann bei einer Betriebsprüfung schnell zu Nachforderungen im sechsstelligen Bereich führen.

Häufig gestellte Fragen

Was passiert, wenn ich eine Deadline verpasse?

Das hängt von der Art der Deadline ab. Verspätete ESR-Einreichungen kosten AED 10.000 Strafe. Bei Corporate Tax Returns können Penalties anfallen. Trade License Verlängerungen haben meist eine 30-tägige Grace Period mit Strafgebühren.

Muss ich als QFZP wirklich eine Corporate Tax Return einreichen?

Ja, auch bei 0% Steuerschuld ist die Return-Pflicht zu erfüllen. Die Befreiung gilt nur für die Steuerzahlung, nicht für die Reporting-Pflicht. Ausnahme: Gesellschaften unter der AED 3 Millionen Umsatzschwelle.

Kann ich die Compliance selbst machen oder brauche ich Berater?

IFRS-Buchführung und Transfer Pricing Documentation erfordern Spezialkenntnisse, die meiste Unternehmer nicht haben. ESR Notifications und einfache Trade License Renewals können Sie theoretisch selbst machen, aber der Zeitaufwand ist erheblich.

Wie unterscheiden sich die Anforderungen zwischen den Free Zones?

Grundsätzlich gelten UAE-weite Standards (Corporate Tax, ESR), aber jede Free Zone hat zusätzliche eigene Anforderungen. DIFC hat beispielsweise strengere Audit-Schwellenwerte, ADGM erlaubt einfachere Office-Lösungen.

Was kostet es, wenn ich die Economic Substance Requirements nicht erfülle?

Bei erstmaligem Verstoß drohen AED 10.000 Strafe. Bei wiederholten Verstößen kann die Gesellschaft gelöscht werden. Außerdem werden ESR-Verstöße automatisch an EU-Steuerbehörden gemeldet, was auch in Deutschland Konsequenzen haben kann.

Wann sollte ich von einer einfachen Gesellschaft zu einer audit-pflichtigen wechseln?

Das ist keine Wahl – die Audit-Pflicht tritt automatisch bei Erreichen der Schwellenwerte ein. Sie können jedoch durch geschickte Strukturierung (z.B. Holding-Konstruktionen) die Schwellenwerte in einzelnen Gesellschaften niedrig halten.

Wie lange muss ich Compliance-Unterlagen aufbewahren?

Corporate Tax-relevante Unterlagen müssen 7 Jahre aufbewahrt werden. ESR-Dokumentation ist 6 Jahre aufbewahrungspflichtig. IFRS-Abschlüsse sollten Sie dauerhaft archivieren, da sie für Folgebewertungen relevant sind.

Kann ich mein Geschäftsjahr nachträglich ändern, um Deadlines zu verschieben?

Geschäftsjahr-Änderungen sind möglich, erfordern aber Genehmigungen der Free Zone Authority und können steuerliche Konsequenzen haben. Außerdem entstehen oft Rumpfgeschäftsjahre mit zusätzlichen Compliance-Aufwänden.

Was passiert bei einem Wegzug aus Dubai mit laufenden Compliance-Pflichten?

Eine ordnungsgemäße Liquidation erfordert die Erfüllung aller ausstehenden Compliance-Pflichten. Einfaches Stehenlassen der Gesellschaft führt zu laufenden Strafen und kann Ihre Kreditwürdigkeit in den UAE dauerhaft beschädigen.

Sind die Compliance-Kosten steuerlich absetzbar?

In Dubai sind alle betrieblich veranlassten Compliance-Kosten als Betriebsausgaben absetzbar. Auch in Deutschland können diese Kosten meist als Betriebsausgaben der deutschen Gesellschaft geltend gemacht werden, falls eine entsprechende Struktur vorliegt.