Mitarbeiter von Deutschland nach Dubai: Visa, Arbeitsrecht und Steuern – Kompletter Guide zur Mitarbeiterentsendung

Mitarbeiterentsendung nach Dubai: Die wichtigsten Grundlagen für deutsche Unternehmen

Die Vereinigten Arabischen Emirate haben sich in den vergangenen Jahren zu einem der attraktivsten Standorte für internationale Unternehmen entwickelt. Besonders Dubai lockt mit seiner strategischen Lage, exzellenten Infrastruktur und steuerlichen Vorteilen deutsche Firmen an.

Doch die Entsendung von Mitarbeitern nach Dubai ist komplexer, als viele Unternehmen zunächst annehmen. Sie stehen vor einem Geflecht aus emiratischem Arbeitsrecht, deutschen Steuergesetzen und internationalen Sozialversicherungsabkommen.

Warum deutsche Unternehmen Mitarbeiter nach Dubai entsenden

Die Motivation deutscher Unternehmen ist vielfältig. Technologie-Firmen schätzen Dubais Position als Gateway zum Nahen Osten und Südasien. E-Commerce-Unternehmen nutzen die Free Zones für steueroptimierte Holding-Strukturen.

Consulting-Firmen profitieren von der wachsenden Nachfrage nach deutschem Know-how in der Region. Auch Maschinenbau- und Automobilzulieferer sehen in Dubai den idealen Ausgangspunkt für ihre Expansion.

Die zwei Hauptmodelle der Mitarbeiterentsendung

Grundsätzlich unterscheiden wir zwischen zwei Modellen: der temporären Entsendung (Posting) und der lokalen Neueinstellung.

Bei der temporären Entsendung bleibt der Arbeitsvertrag mit dem deutschen Unternehmen bestehen. Der Mitarbeiter wird für einen definierten Zeitraum – meist 1 bis 3 Jahre – nach Dubai geschickt. Das deutsche Arbeitsrecht findet weiterhin Anwendung.

Bei der lokalen Neueinstellung wird ein neuer Arbeitsvertrag nach emiratischem Recht geschlossen. Dies bietet mehr Flexibilität, erfordert jedoch tiefgreifende Kenntnisse des lokalen Arbeitsrechts.

Rechtliche Rahmenbedingungen im Überblick

Die VAE haben ihr Arbeitsrecht 2022 grundlegend modernisiert. Das neue Federal Decree-Law No. 33 of 2021 brachte erhebliche Verbesserungen für ausländische Arbeitnehmer.

Gleichzeitig müssen deutsche Unternehmen weiterhin deutsches Recht beachten – insbesondere bei Sozialversicherung, Lohnsteuer und Arbeitnehmerschutz. Diese Doppelbelastung macht eine sorgfältige Planung unerlässlich.

Dubai Employment Visa: Welche Visa-Optionen gibt es für deutsche Mitarbeiter?

Das Visa-System der VAE wurde in den vergangenen Jahren erheblich liberalisiert. Deutsche Staatsangehörige profitieren von vereinfachten Verfahren und attraktiven Langzeit-Optionen.

Die Wahl des richtigen Visas entscheidet über Flexibilität, Kosten und bürokratischen Aufwand. Eine falsche Entscheidung kann später nur schwer korrigiert werden.

Employment Visa: Der Klassiker für Angestellte

Das Employment Visa ist die Standardlösung für entsandte Mitarbeiter. Es wird vom emiratischen Arbeitgeber gesponsert und ist an den Arbeitsplatz gebunden.

Die Gültigkeitsdauer beträgt standardmäßig 2 Jahre mit Verlängerungsoption. Für deutsche Staatsangehörige ist das Verfahren relativ unkompliziert, erfordert jedoch eine Reihe von Dokumenten.

Wichtig: Der Visa-Sponsor muss eine Trade License in den VAE besitzen. Bei Entsendungen müssen deutsche Unternehmen daher eine lokale Gesellschaft gründen oder mit einem Partner zusammenarbeiten.

Golden Visa: Langfristige Perspektive für Spezialisten

Das Golden Visa bietet eine 5- oder 10-jährige Aufenthaltserlaubnis ohne Sponsor-Bindung. Es richtet sich an hochqualifizierte Fachkräfte, Investoren und Unternehmer.

Für angestellte Mitarbeiter ist besonders das 5-Jahres-Golden-Visa interessant. Voraussetzungen sind ein Gehalt von mindestens 30.000 AED monatlich (ca. 7.500 Euro) oder ein Masterabschluss mit 15.000 AED Gehalt.

Der große Vorteil: Bei Jobwechsel oder Kündigung verfällt das Visa nicht automatisch. Dies gibt sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer deutlich mehr Flexibilität.

Remote Work Visa: Neue Option für digitale Nomaden

Das 2021 eingeführte Remote Work Visa ermöglicht es Angestellten deutscher Unternehmen, von Dubai aus zu arbeiten, ohne lokalen Sponsor.

Voraussetzungen sind ein Mindestgehalt von 5.000 USD monatlich und ein gültiger Arbeitsvertrag mit einem Unternehmen außerhalb der VAE. Die Gültigkeit beträgt 1 Jahr mit Verlängerungsoption.

Für temporäre Projekte oder Test-Entsendungen ist dies eine kosteneffiziente Alternative zum Employment Visa.

Investor Visa: Für Unternehmer und Geschäftsführer

Deutsche Unternehmer, die eine Gesellschaft in Dubai gründen, können ein Investor Visa beantragen. Die Mindestinvestition beträgt 500.000 AED (ca. 125.000 Euro) bei Immobilienerwerb oder 250.000 AED bei Unternehmensgründung.

Das Investor Visa wird für 2 Jahre ausgestellt und kann verlängert werden. Es berechtigt zur Einreise mit der gesamten Familie (Ehepartner und Kinder unter 18 Jahren).

Antragsverfahren und erforderliche Dokumente

Der Visa-Antrag erfolgt in mehreren Stufen. Zunächst wird ein Entry Permit beantragt, das zur Einreise berechtigt. Anschließend erfolgt die Umwandlung in ein Residence Visa.

Die erforderlichen Dokumente umfassen typischerweise:

• Reisepass mit mindestens 6 Monaten Gültigkeit
• Biometrische Passfotos nach VAE-Standard
• Beglaubigte und apostillierte Zeugnisse
• Ärztliches Attest (Medical Fitness Certificate)
• Polizeiliches Führungszeugnis aus Deutschland
• Arbeitsvertrag oder Ernennungsschreiben
• Nachweis der Krankenversicherung

Alle Dokumente müssen ins Arabische und Englische übersetzt sowie durch das deutsche Außenministerium und die VAE-Botschaft beglaubigt werden.

Arbeitsrecht in Dubai: Rechte und Pflichten deutscher Arbeitgeber

Das emiratische Arbeitsrecht unterscheidet sich in wesentlichen Punkten vom deutschen System. Deutsche Arbeitgeber müssen beide Rechtssysteme verstehen und miteinander in Einklang bringen.

Seit der Reform 2022 orientiert sich das VAE-Arbeitsrecht stärker an internationalen Standards. Dennoch bleiben erhebliche Unterschiede bestehen, die bei der Vertragsgestaltung berücksichtigt werden müssen.

Arbeitsverträge: Befristet ist die Regel

Im Gegensatz zu Deutschland sind befristete Arbeitsverträge in den VAE die Norm. Die Standardlaufzeit beträgt 2 Jahre, entsprechend der Visa-Gültigkeit.

Unbefristete Verträge sind möglich, aber unüblich. Die meisten Unternehmen bevorzugen befristete Verträge mit automatischer Verlängerungsklausel.

Bei Entsendungen empfiehlt sich ein dualer Ansatz: Der deutsche Arbeitsvertrag bleibt bestehen und wird durch einen lokalen Entsendungsvertrag (Assignment Agreement) ergänzt.

Arbeitszeit und Überstunden

Die reguläre Arbeitszeit in den VAE beträgt maximal 8 Stunden täglich und 48 Stunden wöchentlich. Während des Ramadan reduziert sich die tägliche Arbeitszeit auf 6 Stunden.

Überstunden müssen mit einem Zuschlag von mindestens 25% vergütet werden. An Feiertagen erhöht sich der Zuschlag auf 50%.

Deutsche Unternehmen sollten beachten: Die VAE haben nur 9 gesetzliche Feiertage, deutlich weniger als Deutschland. Dies kann bei der Arbeitsplanung von Vorteil sein.

Urlaub und Freistellung

Der Mindesturlaub beträgt 30 Kalendertage pro Jahr nach 12 Monaten Betriebszugehörigkeit. Im ersten Jahr entstehen anteilige Urlaubsansprüche.

Besonderheiten gibt es bei der Urlaubsabgeltung: Nicht genommener Urlaub kann grundsätzlich ausgezahlt werden, jedoch maximal für 30 Tage pro Jahr.

Zusätzlich haben Arbeitnehmer Anspruch auf unbezahlten Urlaub in bestimmten Situationen:

• Hadsch-Pilgerfahrt: 30 Tage alle 5 Jahre
• Elternzeit: 45 Tage für Mütter zusätzlich zum Mutterschutz
• Krankheit: bis zu 90 Tage bei schwerer Erkrankung
• Familienangelegenheiten: 5 Tage pro Jahr

Kündigung und Abfindungen

Das emiratische Kündigungsrecht ist arbeitgeberfreundlicher als das deutsche. Bei befristeten Verträgen ist eine ordentliche Kündigung grundsätzlich nicht möglich.

Die Kündigungsfristen sind deutlich kürzer als in Deutschland:

Die End of Service Gratuity ist eine Besonderheit des emiratischen Rechts. Sie entspricht einer Abfindung, steht aber jedem Arbeitnehmer bei Vertragsende zu – unabhängig vom Kündigungsgrund.

Mutterschutz und Familienleistungen

Das neue Arbeitsrecht hat die Familienleistungen erheblich verbessert. Der Mutterschutz beträgt nun 60 Tage bei voller Lohnfortzahlung – eine Verdopplung gegenüber dem alten Recht.

Väter haben Anspruch auf 5 Tage bezahlten Vaterschaftsurlaub. Diese Regelung ist progressiver als in vielen anderen Golf-Staaten.

Für deutsche Standards noch ungewöhnlich: Arbeitgeber können bei wiederholten Schwangerschaften innerhalb kurzer Zeit den Vertrag kündigen. Dies ist ein Risikofaktor, den deutsche Unternehmen bei der Personalplanung berücksichtigen sollten.

Non-Compete und Vertraulichkeit

Wettbewerbsverbote sind in den VAE grundsätzlich zulässig, aber zeitlich und räumlich begrenzt. Die maximale Dauer beträgt 2 Jahre nach Vertragsende.

Deutsche Unternehmen können ihre bewährten Vertraulichkeitsklauseln meist übernehmen. Das emiratische Recht erkennt Trade Secrets und geistiges Eigentum umfassend an.

Besonders wichtig für Technologie-Unternehmen: Software-Entwickler und IT-Spezialisten können durch entsprechende Klauseln effektiv an das Unternehmen gebunden werden.

Steuern bei Mitarbeiterentsendung Dubai: Was deutsche Unternehmen beachten müssen

Die steuerliche Behandlung entsandter Mitarbeiter ist komplex und hängt von zahlreichen Faktoren ab. Deutsche Unternehmen müssen sowohl deutsches als auch emiratisches Steuerrecht verstehen.

Die gute Nachricht: Die VAE erheben keine Einkommensteuer auf Privatpersonen. Doch dies bedeutet nicht automatisch Steuerfreiheit für deutsche Arbeitnehmer.

Deutsche Steuerpflicht bei Auslandsentsendung

Die unbeschränkte Steuerpflicht in Deutschland bleibt bei Entsendungen meist bestehen. Entscheidend sind der gewöhnliche Aufenthalt und der Mittelpunkt der Lebensinteressen.

Bei Entsendungen unter 183 Tagen pro Jahr liegt typischerweise weiterhin deutscher Steuerdomizil vor. Auch bei längeren Aufenthalten kann die deutsche Steuerpflicht fortbestehen, wenn Familie und Wohnsitz in Deutschland bleiben.

Das Doppelbesteuerungsabkommen zwischen Deutschland und den VAE verhindert eine doppelte Besteuerung. Deutschland muss emiratische Steuern anrechnen – was bei 0% Einkommensteuer aber ins Leere läuft.

Steuerbefreiung nach § 34c EStG

Deutsche Arbeitnehmer können unter bestimmten Voraussetzungen die Auslandstätigkeitsbefreiung für im Ausland ausgeübte Tätigkeiten nutzen. Diese befreit Einkünfte aus einer bestimmten Auslandstätigkeit.

Die Voraussetzungen sind:

• Aufenthalt im Ausland von mindestens 183 Tagen
• Tatsächliche berufliche Tätigkeit im Ausland
• Keine wesentliche Tätigkeit in Deutschland
• Versteuerung im Tätigkeitsstaat (bei VAE: 0%)

Die Befreiung gilt nur für Einkünfte aus bestimmten Tätigkeiten nach § 34c EStG.

Progressionsvorbehalt und Steuerbelastung

Auch bei Anwendung der Auslandstätigkeitsbefreiung unterliegen die befreiten Einkünfte dem Progressionsvorbehalt. Sie erhöhen den Steuersatz für die übrigen Einkünfte.

Dies kann bei hohen Gehältern zu erheblichen Steuerbelastungen führen. Eine sorgfältige Steuerplanung ist daher unerlässlich.

Besonders betroffen sind Arbeitnehmer mit deutschen Kapitaleinkünften, Vermietungseinkünften oder Einkünften aus selbständiger Tätigkeit.

Sozialversicherungsbeiträge und A1-Bescheinigung

Bei temporären Entsendungen bleiben Arbeitnehmer grundsätzlich in der deutschen Sozialversicherung versichert. Die A1-Bescheinigung bestätigt die deutsche Zuständigkeit.

Die Ausstrahlung ist auf 24 Monate begrenzt und kann in Ausnahmefällen auf bis zu fünf Jahre verlängert werden. Für längere Aufenthalte wird eine Befreiung von der deutschen Sozialversicherung nötig.

Corporate Tax in den VAE: Auswirkungen auf Unternehmen

Seit 2023 erheben die VAE eine Corporate Tax von 9% auf Gewinne über 375.000 AED. Dies betrifft auch deutsche Tochtergesellschaften in den VAE.

Free Zone-Gesellschaften bleiben bei Qualifying Income weiterhin von der Corporate Tax befreit. Dies macht die Strukturierung über Free Zones noch attraktiver.

Deutsche Muttergesellschaften können die emiratische Corporate Tax auf ihre deutsche Körperschaftsteuer anrechnen. Bei sorgfältiger Planung lässt sich eine Doppelbesteuerung vermeiden.

Lohnsteuer und Gehaltsabrechnung

Bei temporären Entsendungen erfolgt die Gehaltsabrechnung meist weiterhin über Deutschland. Das Unternehmen muss deutsche Lohnsteuer einbehalten und abführen.

Kompliziert wird es bei Split-Gehältern: Ein Teil wird in Deutschland, ein Teil in Dubai gezahlt. Hier sind klare Vereinbarungen und professionelle Beratung unerlässlich.

Die emiratischen Behörden erwarten eine lokale Gehaltsabrechnung für Visa-Zwecke. Dies führt zu einem doppelten Administrations­aufwand.

Praktische Tipps zur Steueroptimierung

Erfahrene Unternehmen nutzen verschiedene Strategien zur Steueroptimierung:

• Timing der Entsendung: Start zum Jahresbeginn maximiert die 183-Tage-Regel
• Familiensituation: Umzug der Familie kann deutsche Steuerpflicht beenden
• Gehaltsstrukturierung: Aufteilen in Grundgehalt und steuerfreie Zulagen
• Pensionszusagen: Direktzusagen können steueroptimal strukturiert werden
• Stock Options: Mitarbeiterbeteiligungen sind in den VAE steuerlich vorteilhaft

Die Steuergestaltung muss immer den wirtschaftlichen Gehalt widerspiegeln. Reine Gestaltungsmissbrauch wird sowohl von deutschen als auch emiratischen Behörden verfolgt.

Sozialversicherung Dubai: A1-Bescheinigung und Krankenversicherung

Die soziale Absicherung entsandter Mitarbeiter erfordert sorgfältige Planung. Deutsche Unternehmen müssen zwischen verschiedenen Systemen navigieren und Versorgungslücken vermeiden.

Die VAE haben 2019 ein eigenes Sozialversicherungssystem eingeführt. Dies verändert die Planungsoptionen für deutsche Unternehmen erheblich.

A1-Bescheinigung: Schlüssel zur deutschen Sozialversicherung

Die A1-Bescheinigung ist das wichtigste Dokument für entsandte Mitarbeiter. Sie bestätigt, dass der Arbeitnehmer im deutschen Sozialversicherungssystem verbleibt.

Der Antrag muss vor Beginn der Entsendung gestellt werden. Nachträgliche Anträge sind nicht möglich. Dies macht eine frühzeitige Planung unerlässlich.

Voraussetzungen für die A1-Bescheinigung:

• Befristete Entsendung (maximal 24 Monate)
• Bestehendes deutsches Arbeitsverhältnis
• Vorherige deutsche Sozialversicherungspflicht
• Keine strukturelle Verlagerung des Arbeitsplatzes

Die Bescheinigung gilt für alle Zweige der deutschen Sozialversicherung: Renten-, Kranken-, Pflege-, Arbeitslosen- und Unfallversicherung.

VAE-Sozialversicherung (GPSSA): Was deutsche Arbeitgeber wissen müssen

Das emiratische System (General Pension and Social Security Authority – GPSSA) ist deutlich schlanker als das deutsche. Es umfasst nur Renten- und Arbeitsunfallversicherung.

Die Beitragssätze sind moderat:

Gegenüber deutschen Sozialversicherungsbeiträgen von über 40% ist dies erheblich günstiger. Allerdings sind die Leistungen entsprechend geringer.

Krankenversicherung: Pflicht mit Gestaltungsoptionen

Alle Arbeitnehmer in den VAE müssen krankenversichert sein. Dies ist Voraussetzung für die Visa-Erteilung.

Deutsche Unternehmen haben mehrere Optionen:

1. Deutsche GKV/PKV beibehalten: Bei A1-Bescheinigung möglich, erfordert aber lokale Zusatzversicherung
2. Lokale Krankenversicherung: Günstig, aber oft mit Einschränkungen bei der Arzt- und Krankenhauswahl
3. Internationale Krankenversicherung: Teuer, aber weltweite Deckung und freie Arztwahl
4. Hybridlösung: Lokale Grundversicherung plus deutsche Zusatzversicherung

Die Kosten variieren erheblich. Eine lokale Basisversicherung kostet ab 2.000 AED jährlich, internationale Premiumtarife können 20.000 AED und mehr kosten.

Arbeitsunfallversicherung und Berufskrankheiten

Die emiratische Arbeitsunfallversicherung ist Pflicht für alle Arbeitnehmer. Sie deckt Arbeitsunfälle und Berufskrankheiten ab.

Deutsche Unternehmen sollten prüfen, ob ihre deutsche Unfallversicherung auch bei Auslandstätigkeiten greift. Oft gibt es Deckungslücken, die durch zusätzliche Versicherungen geschlossen werden müssen.

Besonders wichtig: Bei Tätigkeiten mit erhöhtem Risiko (Baustellen, Industrieanlagen) sind spezielle Versicherungen nötig.

Altersvorsorge: Zwischen deutschen Ansprüchen und emiratischen Möglichkeiten

Die Altersvorsorge ist der komplexeste Aspekt der sozialen Absicherung. Deutsche Arbeitnehmer verlieren bei dauerhafter Auswanderung oft Ansprüche aus der gesetzlichen Rentenversicherung.

Das emiratische System zahlt erst nach 15 Beitragsjahren Renten. Für deutsche Entsandte ist es daher meist irrelevant.

Empfehlenswerte Strategien:

• Freiwillige deutsche Rentenversicherung: Beiträge können auch vom Ausland eingezahlt werden
• Betriebliche Altersvorsorge: Deutsche Direktzusagen bleiben auch bei Auslandsentsendung bestehen
• Private Altersvorsorge: Dubai bietet ausgezeichnete Möglichkeiten für Fondssparpläne
• Immobilieninvestments: Dubai-Immobilien als Altersvorsorge werden immer beliebter

Arbeitslosenversicherung: Schutz nach der Rückkehr

Die VAE kennen keine Arbeitslosenversicherung. Bei Jobverlust müssen Arbeitnehmer das Land verlassen.

Deutsche Arbeitnehmer können nach Rückkehr unter bestimmten Voraussetzungen wieder Arbeitslosengeld I beziehen. Wichtig ist die Aufrechterhaltung der deutschen Sozialversicherung während der Entsendung.

Bei längeren Auslandsaufenthalten empfiehlt sich eine private Arbeitslosenversicherung oder ein finanzielles Polster für Übergangszeiten.

Praktische Umsetzung und häufige Stolperfallen

Die größten Fehler bei der Sozialversicherung:

• Zu späte A1-Beantragung: Führt zu Beitragsnachzahlungen und Strafen
• Fehlende Krankenversicherung: Visa-Verweigerung ist die Folge
• Unklare Zuständigkeiten: Wer zahlt was bei medizinischen Notfällen?
• Mangelhafte Dokumentation: Erschwert spätere Leistungsansprüche
• Unbeachtete Meldefristen: Können zur Streichung von Leistungsansprüchen führen

Eine professionelle Beratung vor der Entsendung kann diese Probleme vermeiden und erhebliche Kosten sparen.

Schritt-für-Schritt-Anleitung: Mitarbeiter erfolgreich nach Dubai entsenden

Eine erfolgreiche Mitarbeiterentsendung erfordert systematische Planung und präzise Umsetzung. Diese Anleitung führt Sie durch alle notwendigen Schritte – von der ersten Idee bis zur erfolgreichen Integration vor Ort.

Die Vorbereitungszeit beträgt typischerweise 3-6 Monate. Kürzere Zeiträume sind möglich, erhöhen aber das Risiko von Fehlern und zusätzlichen Kosten.

Phase 1: Strategische Planung (Monate 1-2)

Schritt 1: Geschäftliche Begründung definieren

Dokumentieren Sie klar, warum die Entsendung geschäftlich notwendig ist. Dies ist wichtig für steuerliche Anerkennung und interne Rechtfertigung.

• Welche Geschäftsziele sollen erreicht werden?
• Warum ist eine lokale Präsenz erforderlich?
• Welche Alternativlösungen wurden geprüft?
• Wie wird der Erfolg gemessen?

Schritt 2: Mitarbeiterauswahl und -gespräch

Nicht jeder Mitarbeiter ist für eine Auslandsentsendung geeignet. Wichtige Kriterien sind fachliche Qualifikation, kulturelle Anpassungsfähigkeit und persönliche Umstände.

Führen Sie ausführliche Gespräche über Erwartungen, Ängste und praktische Aspekte. Beziehen Sie die Familie mit ein – ihre Unterstützung ist entscheidend für den Erfolg.

Schritt 3: Rechtliche Struktur klären

Entscheiden Sie, ob Sie eine lokale Gesellschaft gründen oder mit einem Partner arbeiten. Dies beeinflusst alle weiteren Schritte.

Phase 2: Rechtliche und administrative Vorbereitung (Monate 2-3)

Schritt 4: Arbeitsverträge und Entsendungsvereinbarung

Entwickeln Sie eine klare Vertragsstruktur. Empfohlenes Vorgehen:

1. Deutscher Arbeitsvertrag bleibt bestehen (evtl. modifiziert)
2. Entsendungsvereinbarung regelt Dubai-spezifische Aspekte
3. Lokaler Arbeitsvertrag für Visa-Zwecke (kann minimalistisch sein)

Wichtige Klauseln in der Entsendungsvereinbarung:

• Entsendungsdauer und Verlängerungsoptionen
• Gehaltsstruktur (deutsch/lokal aufgeteilt)
• Zusatzleistungen (Wohnung, Schulgebühren, Flüge)
• Rückkehrklausel und Reintegration
• Vorzeitige Beendigung und Konsequenzen

Schritt 5: Sozialversicherung und A1-Bescheinigung

Beantragen Sie die A1-Bescheinigung mindestens 6 Wochen vor Entsendungsbeginn. Erforderliche Unterlagen:

• Antrag auf Ausnahmevereinbarung (bei erstmaliger Entsendung)
• Nachweis des deutschen Arbeitsverhältnisses
• Detaillierte Darstellung der Auslandstätigkeit
• Bestätigung der vorübergehenden Entsendung

Schritt 6: Steuerliche Planung

Klären Sie mit einem Steuerberater die optimale Struktur. Wichtige Entscheidungen:

• Soll die Auslandstätigkeitsbefreiung genutzt werden?
• Wie wird das Gehalt zwischen Deutschland und Dubai aufgeteilt?
• Welche steuerfreien Zulagen sind möglich?
• Wie werden Reisekosten und Umzugskosten behandelt?

Phase 3: Visa-Verfahren und Umzugsvorbereitung (Monate 3-4)

Schritt 7: Dokumentenbeschaffung und -beglaubigung

Beginnen Sie frühzeitig mit der Dokumentenbeschaffung. Der Prozess kann 6-8 Wochen dauern:

1. Polizeiliches Führungszeugnis beantragen
2. Zeugnisse und Diplome zusammenstellen
3. Übersetzungen ins Arabische und Englische
4. Apostillierung durch das Außenministerium
5. Beglaubigung durch VAE-Botschaft

Schritt 8: Medizinische Untersuchungen

Organisieren Sie die erforderlichen medizinischen Untersuchungen. In Deutschland können Voruntersuchungen bei zugelassenen Ärzten durchgeführt werden.

Die finale medizinische Untersuchung muss in den VAE erfolgen. Planen Sie 2-3 Tage nach Ankunft dafür ein.

Schritt 9: Versicherungen arrangieren

Schließen Sie alle erforderlichen Versicherungen ab:

• Krankenversicherung (lokal oder international)
• Berufshaftpflichtversicherung (falls erforderlich)
• Hausratversicherung für Dubai-Wohnung
• Haftpflichtversicherung (oft in Kfz-Versicherung enthalten)

Phase 4: Umzug und erste Schritte in Dubai (Monate 4-5)

Schritt 10: Wohnungssuche und Mietvertrag

Die Wohnungssuche sollte vor Ankunft beginnen. Nutzen Sie seriöse Makler oder Corporate-Housing-Anbieter für die ersten Monate.

Wichtige Aspekte bei der Wohnungssuche:

• Nähe zum Arbeitsplatz (Verkehrssituation beachten)
• Schulen für Kinder in der Nähe
• Ausstattung (möbliert oder unmöbliert)
• Nebenkosten (DEWA – Strom und Wasser, Internet, Kabel-TV)
• Kaution (typischerweise 5-10% der Jahresmiete)

Schritt 11: Bankkonto und Finanzdienstleistungen

Eröffnen Sie ein lokales Bankkonto so früh wie möglich. Erforderliche Dokumente:

• Emirates ID (nach Visa-Erhalt)
• Reisepass mit Residence Visa
• Gehaltsnachweis (Salary Certificate)
• Mietvertrag oder Wohnsitznachweis
• Mindesteinlage (variiert je nach Bank)

Phase 5: Integration und langfristige Planung (Monate 5-6)

Schritt 12: Kulturelle Integration und Networking

Dubai ist international und vielfältig, aber kulturelle Sensibilität ist wichtig. Unterstützen Sie Ihren Mitarbeiter beim Networking:

• Deutsche Handelskammer in Dubai (AHK)
• German Business Council
• Branchen-spezifische Netzwerke
• Expat-Communities und Social Clubs

Schritt 13: Monitoring und Support

Etablieren Sie regelmäßige Check-ins, besonders in den ersten 6 Monaten:

• Monatliche Gespräche zu beruflichen und persönlichen Aspekten
• Quarterly Reviews mit klaren KPIs
• Unterstützung bei administrativen Herausforderungen
• Planung für Familienbesuche und Heimaturlaub

Schritt 14: Erfolgsmessung und Anpassung

Definieren Sie messbare Erfolgskriterien und überprüfen Sie diese regelmäßig:

• Geschäftliche Ziele (Umsatz, Kunden, Markterschließung)
• Mitarbeiterzufriedenheit und Integration
• Kostenentwicklung gegenüber Budget
• Lessons Learned für zukünftige Entsendungen

Diese systematische Herangehensweise minimiert Risiken und maximiert die Erfolgswahrscheinlichkeit Ihrer Mitarbeiterentsendung nach Dubai.

Kosten der Mitarbeiterentsendung Dubai: Vollständige Budget-Übersicht

Die Kosten einer Mitarbeiterentsendung nach Dubai sind erheblich und oft höher als erwartet. Deutsche Unternehmen müssen mit Zusatzkosten von 30-50% des deutschen Bruttojahresgehalts rechnen.

Eine transparente Kostenplanung ist entscheidend für den Erfolg der Entsendung. Versteckte Kosten können das Budget schnell sprengen und die Rentabilität der Dubai-Präsenz gefährden.

Einmalige Kosten bei Entsendungsbeginn

Die Startkosten sind erheblich und werden oft unterschätzt. Sie entstehen unabhängig von der Entsendungsdauer:

Hinzu kommen Mietkaution und Einrichtung mit 15.000-50.000 Euro, je nach Wohnungsstandard und Ausstattungswunsch.

Laufende monatliche Zusatzkosten

Die monatlichen Mehrkosten gegenüber Deutschland sind substanziell. Sie variieren stark je nach Lebensstil und Familienstand:

Diese Beträge kommen zusätzlich zum deutschen Gehalt, wenn der Lebensstandard gehalten werden soll.

Versteckte Kosten und Kostenfallen

Viele Unternehmen unterschätzen die versteckten Kosten, die sich schnell summieren:

• DEWA-Anschlussgebühren: 2.000-5.000 AED für Strom- und Wasseranschluss
• Internet und TV: 500-800 AED monatlich für Premiumanschlüsse
• Maid Service: 800-1.500 AED monatlich (in Dubai üblich)
• Gym und Club Memberships: 3.000-10.000 AED jährlich
• Visa-Verlängerungen: 1.000-2.000 AED alle 2 Jahre
• Medical Fitness: 300-500 AED jährlich
• Parking: 2.000-5.000 AED jährlich in Premium-Locations

Gehaltsanpassungen und Vergütungsmodelle

Deutsche Unternehmen nutzen verschiedene Vergütungsmodelle für entsandte Mitarbeiter:

Build-up Approach (Aufbaumodell):

• Deutsches Netto-Gehalt als Basis
• Ausgleich für höhere Lebenshaltungskosten
• Steuerausgleich bei Wegfall der Auslandstätigkeitsbefreiung
• Zusätzliche Benefits (Wohnung, Schule, Auto)

Local-Plus Approach:

• Lokales Gehaltsniveau als Basis
• Zuschläge für Expat-Status
• Günstigerer Ansatz bei qualifizierten lokalen Managern

Global Mobility Approach:

• Standardisierte weltweite Vergütung
• Komplexe Berechnung, aber faire Behandlung
• Geeignet für multinationale Konzerne

Steuerliche Kostenoptimierung

Intelligente Strukturierung kann Kosten erheblich senken:

ROI-Kalkulation und Break-Even-Analyse

Eine Return-on-Investment-Berechnung ist unerlässlich. Typische Kennzahlen erfolgreicher Dubai-Entsendungen:

• Break-Even: 18-24 Monate nach Entsendungsbeginn
• Mindest-Umsatzsteigerung: 150-200% der Entsendungskosten
• Markterschließung: 5-10 neue Kunden im ersten Jahr
• Kostenquote: Entsendungskosten maximal 15% des generierten Umsatzes

Bei diesen Kennzahlen ist eine Dubai-Entsendung wirtschaftlich sinnvoll. Schlechtere Werte deuten auf strategische Probleme hin.

Kostenkontrolle und Budget-Management

Erfolgreiche Unternehmen etablieren strikte Kostenkontrolle:

• Monatliches Reporting: Alle Expat-Kosten erfassen und bewerten
• Benchmark-Vergleiche: Kosten mit anderen Entsendungen vergleichen
• Approval-Prozesse: Klare Genehmigungsverfahren für Zusatzkosten
• Local Sourcing: Wo möglich lokale Anbieter nutzen
• Negotiation Power: Gruppenrabatte bei mehreren Entsendungen

Eine professionelle Kostenkontrolle kann 15-25% der Entsendungskosten einsparen, ohne die Mitarbeiterzufriedenheit zu beeinträchtigen.

Häufige Fehler bei Dubai-Entsendungen – und wie Sie sie vermeiden

Aus zwei Jahrzehnten Beratungserfahrung kennen wir die typischen Stolperfallen bei Mitarbeiterentsendungen nach Dubai. Diese Fehler sind nicht nur kostspielig, sondern können auch rechtliche Konsequenzen haben.

Die gute Nachricht: Fast alle Probleme sind vermeidbar, wenn Sie die richtigen Vorsichtsmaßnahmen treffen. Hier sind die häufigsten Fehler und bewährte Lösungsstrategien.

Fehler 1: Unterschätzung der Vorbereitungszeit

Das Problem: Viele Unternehmen planen nur 4-6 Wochen für die Entsendungsvorbereitung. Dies führt zu Stress, höheren Kosten und rechtlichen Problemen.

Warum es passiert: Die Komplexität der emiratischen Bürokratie wird unterschätzt. Deutsche Effizienz stößt auf nahöstliche Gründlichkeit.

Die Lösung:

• Mindestens 3-4 Monate Vorlaufzeit einplanen
• Kritischen Pfad mit Pufferzeiten definieren
• Plan B für zeitkritische Schritte entwickeln
• Lokale Beratung frühzeitig einbinden

Praktisches Beispiel: Ein IT-Unternehmen wollte seinen CTO im Januar 2024 nach Dubai entsenden. Die Planung begann im Dezember 2023. Resultat: Der CTO kam erst im April an, nachdem alle Deadlines verpasst und zusätzliche Expressdienste bezahlt wurden.

Fehler 2: Mangelhafte Vertragsgestaltung

Das Problem: Arbeitsverträge berücksichtigen nicht die Besonderheiten des emiratischen Rechts oder lassen wichtige Aspekte offen.

Typische Schwachstellen:

• Unklare Regelung bei vorzeitiger Rückkehr
• Fehlende End-of-Service-Gratuity-Klauseln
• Unvollständige Kostenübernahme-Vereinbarungen
• Missverständliche Gerichtsstandsklauseln

Die Lösung: Hybride Vertragsstruktur mit drei Komponenten:

1. Deutscher Stammvertrag (modifiziert)
2. Entsendungsvereinbarung (Deutschland-spezifisch)
3. Lokaler Arbeitsvertrag (VAE-konform)

Jeder Vertrag sollte von Anwälten mit Expertise im jeweiligen Rechtssystem geprüft werden.

Fehler 3: Falsche Visa-Strategie

Das Problem: Das falsche Visa wird gewählt oder wichtige Optionen werden übersehen.

Häufige Fehlentscheidungen:

Die Lösung: Comprehensive Visa-Analyse vor Antragstellung. Berücksichtigen Sie Dauer, Gehalt, Familienstand und strategische Ziele.

Fehler 4: Sozialversicherungs-Chaos

Das Problem: A1-Bescheinigung wird zu spät oder falsch beantragt, oder die Auswirkungen werden nicht verstanden.

Typische Szenarien:

• Zu späte Beantragung: A1-Bescheinigung wird erst nach Entsendungsbeginn beantragt
• Falsche Angaben: Entsendungsdauer wird unrealistisch kurz angegeben
• Übersehene Fristen: Verlängerungsanträge werden vergessen
• Unklare Zuständigkeiten: Mehrere Sozialversicherungsträger sind involviert

Die Konsequenzen: Nachzahlungen in fünfstelliger Höhe, Verlust von Rentenansprüchen, rechtliche Probleme.

Die Lösung:

1. A1-Antrag mindestens 6 Wochen vor Entsendungsbeginn
2. Realistische Zeitangaben mit Pufferzeit
3. Automatische Erinnerungen für Verlängerungen
4. Klare interne Zuständigkeitsregelung

Fehler 5: Steuerliche Fehlkalkulationen

Das Problem: Die Steuerersparnis durch Dubai wird überschätzt oder falsch berechnet.

Häufige Irrtümer:

• In Dubai zahle ich keine Steuern – deutsche Steuerpflicht wird ignoriert
• Progressionsvorbehalt wird nicht berücksichtigt
• Sozialversicherungsbeiträge werden vergessen
• Zusatzkosten werden nicht gegengerechnet

Realistische Steuerersparnis-Rechnung:

Die Lösung: Realistische Gesamtkostenrechnung unter Einbeziehung aller Faktoren. Steuerberatung bereits in der Planungsphase.

Fehler 6: Kulturelle Unterschätzung

Das Problem: Dubai wird als westlich wahrgenommen, kulturelle Unterschiede werden ignoriert.

Kritische Bereiche:

• Ramadan: Arbeitszeiten und Produktivität sind reduziert
• Wochenende: Freitag/Samstag statt Samstag/Sonntag
• Alkohol: Strenge Regeln und hohe Kosten
• Kleiderordnung: Konservativere Standards als in Deutschland
• Hierarchien: Respekt vor Autorität ist wichtiger

Die Lösung: Comprehensive Cultural Training für alle entsandten Mitarbeiter und deren Familien.

Fehler 7: Mangelhafte Kostenkontrolle

Das Problem: Entsendungskosten explodieren, weil keine systematische Kontrolle etabliert wurde.

Typische Kostentreiber:

• Überteuerte Temporary Accommodation (3-6 Monate statt 4-6 Wochen)
• Luxus-Wohnungen ohne Kostenlimit
• Internationale Schulen ohne Preisvergleich
• Teure Mietwagen statt Autokauf
• Frequent Business Class Flüge nach Deutschland

Die Lösung: Klare Kostenpolicies mit Obergrenzen und Genehmigungsverfahren:

Fehler 8: Vernachlässigung der Rückintegration

Das Problem: Die Rückkehr nach Deutschland wird nicht geplant, was zu Frustration und Kündigungen führt.

Häufige Rückintegrations-Probleme:

• Kein passender Arbeitsplatz in Deutschland verfügbar
• Gehaltskürzung wird als unfair empfunden
• Kinder haben Probleme mit deutschem Schulsystem
• Partner findet keinen adäquaten Job
• Steuerliche Nachteile bei Rückkehr

Die Lösung: Rückintegration von Anfang an mitplanen:

• Karriereplanung: Welche Position nach der Rückkehr?
• Skill Development: Welche Fähigkeiten werden in Dubai entwickelt?
• Network Maintenance: Kontakt zu deutschen Kollegen halten
• Family Preparation: Kinder auf deutsche Schulen vorbereiten
• Financial Planning: Steuerliche Optimierung der Rückkehr

Unternehmen mit strukturierten Rückintegrationsprogrammen haben eine hohe Retention Rate bei returning Expats.

Häufig gestellte Fragen zur Mitarbeiterentsendung nach Dubai

Wie lange dauert der gesamte Visa-Prozess für deutsche Mitarbeiter?

Der komplette Visa-Prozess dauert typischerweise 8-12 Wochen von der ersten Dokumentensammlung bis zur Emirates ID. Die reine Bearbeitungszeit beträgt 2-4 Wochen, aber Dokumentenbeschaffung und -beglaubigung nehmen die meiste Zeit in Anspruch. Express-Services können die Zeit auf 4-6 Wochen verkürzen, kosten aber erheblich mehr.

Kann ein Mitarbeiter mit Tourist-Visa arbeiten, während das Employment Visa bearbeitet wird?

Nein, das ist illegal und kann zu Geldstrafen, Visa-Verweigerung und sogar Einreiseverbot führen. Deutsche Staatsangehörige können 90 Tage ohne Visa in den VAE bleiben, dürfen aber nicht arbeiten. Erst mit dem Employment Visa Entry Permit kann die Arbeit aufgenommen werden.

Welche Mindestanforderungen muss eine deutsche Firma erfüllen, um Mitarbeiter nach Dubai zu entsenden?

Die deutsche Firma muss eine lokale Präsenz haben oder einen Partner mit gültiger Trade License. Mindestkapital für eine Dubai LLC beträgt 300.000 AED (ca. 75.000 Euro). Free Zone Companies haben niedrigere Anforderungen, aber beschränkte Geschäftstätigkeit. Bei Partnerschaften muss der lokale Sponsor zu 51% beteiligt sein (außerhalb von Free Zones).

Sind deutsche Arbeitnehmer in Dubai sozialversichert?

Bei temporären Entsendungen (bis 24 Monate) bleiben sie durch die A1-Bescheinigung in der deutschen Sozialversicherung. Bei längeren Aufenthalten oder lokaler Anstellung greifen die emiratischen Systeme – jedoch nur Renten- und Unfallversicherung. Krankenversicherung ist privat und Pflicht für alle Residents.

Wie hoch sind die Lebenshaltungskosten in Dubai im Vergleich zu Deutschland?

Dubai ist 15-30% teurer als deutsche Großstädte. Besonders teuer sind Wohnen (50-100% mehr), internationale Schulen (15.000-35.000 EUR/Jahr) und Import-Lebensmittel. Günstiger sind Benzin, Restaurants und viele Dienstleistungen. Eine Familie benötigt monatlich 1.000-2.000 Euro mehr als in Deutschland für vergleichbaren Lebensstandard.

Müssen deutsche Unternehmen emiratische Steuern für entsandte Mitarbeiter zahlen?

Privatpersonen zahlen keine Einkommensteuer in den VAE. Seit 2023 gibt es jedoch Corporate Tax von 9% auf Unternehmensgewinne über 375.000 AED. Dies betrifft deutsche Tochtergesellschaften, aber nicht die Gehälter der Mitarbeiter. Free Zone Companies bleiben bei Qualifying Income weiterhin steuerfrei.

Können Familienmitglieder mit dem entsandten Mitarbeiter nach Dubai ziehen?

Ja, Ehepartner und Kinder unter 18 Jahren können als Dependents mit einem Family Visa nachziehen. Voraussetzung ist ein Mindestgehalt von 4.000 AED monatlich oder 3.000 AED plus freie Unterkunft. Dependents können arbeiten, benötigen aber eine separate Work Permit. Unverheiratete Partner können nicht als Dependents nachziehen.

Was passiert bei Kündigung oder Jobverlust in Dubai?

Das Employment Visa verfällt automatisch bei Kündigung. Der Mitarbeiter hat 30 Tage Zeit, einen neuen Sponsor zu finden oder das Land zu verlassen. Das Golden Visa bietet mehr Sicherheit – es bleibt 6 Monate nach Jobverlust gültig. Bei fristloser Kündigung durch den Arbeitgeber kann eine Abfindung (End of Service Gratuity) anfallen.

Wie funktioniert die medizinische Versorgung für deutsche Expats?

Die Grundversorgung ist gut, aber teuer ohne Versicherung. Alle Residents benötigen eine Krankenversicherung. Deutsche können ihre Auslandskrankenversicherung nutzen oder lokale Tarife abschließen. Private Krankenhäuser haben internationalen Standard, sind aber kostspieliger. Viele deutsche Ärzte praktizieren in Dubai.

Können deutsche Kinder in Dubai zur Schule gehen?

Ja, Dubai hat ausgezeichnete internationale Schulen mit deutschen, britischen und amerikanischen Curricula. Die Deutsche Internationale Schule Dubai (DISD) bietet deutschen Lehrplan. Kosten liegen zwischen 15.000-35.000 EUR jährlich. Wartelisten sind üblich, daher früh anmelden. Staatliche Schulen sind nur für emiratische Staatsangehörige.