Schritt-für-Schritt zur Freezone-Lizenz: Der komplette Prozess – Visueller Guide durch den Gründungsprozess

Sie haben sich entschieden: Dubai soll der neue Unternehmensstandort werden. Doch zwischen diesem Entschluss und der operativen Freezone-Gesellschaft liegen zahlreiche Schritte, die präzise geplant und durchgeführt werden müssen.

Der Gründungsprozess einer Freezone-Lizenz in Dubai ist deutlich strukturierter als viele vermuten. Dennoch scheitern jährlich hunderte von Anträgen an vermeidbaren Fehlern oder unvollständigen Unterlagen.

In diesem Guide führe ich Sie durch jeden einzelnen Schritt des Lizenzierungsprozesses. Von der strategischen Freezone-Auswahl bis zur ersten Geschäftstätigkeit erfahren Sie, worauf es wirklich ankommt.

Dabei verschweige ich Ihnen nicht die Herausforderungen. Denn nur wenn Sie die tatsächlichen Anforderungen kennen, können Sie fundiert entscheiden, ob eine Dubai Freezone-Lizenz zu Ihrem Geschäftsmodell passt.

Was ist eine Dubai Freezone-Lizenz und warum ist sie interessant?

Definition und rechtlicher Rahmen

Eine Freezone-Lizenz ist eine Geschäftslizenz, die es Ihnen ermöglicht, in einer der über 30 Freihandelszonen der Vereinigten Arabischen Emirate zu operieren. Diese Zonen funktionieren als wirtschaftliche Sonderbereiche mit eigenen Regelwerken.

Der rechtliche Status unterscheidet sich fundamental von einer Mainland-Gesellschaft. In einer Freezone sind Sie zu 100% Eigentümer Ihres Unternehmens, benötigen keinen lokalen Sponsor und unterliegen speziellen regulatorischen Bestimmungen.

Jede Freezone wird von einer eigenen Behörde reguliert. Die Dubai International Financial Centre Authority (DIFCA) überwacht beispielsweise das DIFC, während die Dubai Multi Commodities Centre Authority (DMCCA) das DMCC reguliert.

Diese Struktur bedeutet: Sie haben es nicht mit der allgemeinen emiratischen Bürokratie zu tun, sondern mit spezialisierten, oft effizienter arbeitenden Freezone-Behörden.

Steuerliche Vorteile im Detail

Der steuerliche Rahmen von Freezone-Gesellschaften hat sich mit der Einführung der Corporate Tax 2023 verändert. Dennoch bleiben erhebliche Vorteile bestehen.

Qualifying Free Zone Persons (QFZP) zahlen weiterhin 0% Corporate Tax auf Qualifying Income. Das umfasst Gewinne aus Geschäften mit anderen Freezone-Gesellschaften und Geschäften außerhalb der VAE.

Geschäfte mit Mainland-VAE unterliegen hingegen der 9% Corporate Tax ab einem Jahresgewinn von 375.000 AED (ca. 102.000 EUR). Diese Differenzierung erfordert präzise Buchführung und klare Geschäftsmodell-Strukturierung.

Zusätzlich entfällt weiterhin die Einkommensteuer für Privatpersonen. Ihre Dividenden und Gehälter bleiben steuerfrei, sofern Sie nicht in einem Land mit erweiterten Steuerpflichten ansässig sind.

Qualifying Free Zone Person Status

Der QFZP-Status ist der Schlüssel zur steuerlichen Optimierung. Um ihn zu erhalten, müssen Sie spezifische Kriterien erfüllen.

Economic Substance ist die zentrale Anforderung. Ihre Gesellschaft muss nachweisen, dass die wesentlichen Geschäftstätigkeiten tatsächlich in der Freezone stattfinden. Das bedeutet: qualifiziertes Personal vor Ort, angemessene Büroräume und dokumentierte Geschäftsabläufe.

Die Adequate Activity-Regel verlangt außerdem, dass die Hauptgeschäftstätigkeit aus der Freezone heraus erfolgt. Remote-Management aus Deutschland würde diesen Status gefährden.

Verstöße gegen die QFZP-Anforderungen führen zur vollen Corporate Tax-Pflicht von 9% auf alle Gewinne – ein teurer Fehler, den Sie durch ordnungsgemäße Strukturierung vermeiden können.

Dubai Freezone vs. Mainland: Der entscheidende Unterschied

Rechtliche Unterschiede im Überblick

Die Wahl zwischen Freezone und Mainland beeinflusst fundamental Ihre Geschäftstätigkeit. Mainland-Gesellschaften benötigen einen lokalen Sponsor mit 51% Anteil oder müssen als Zweigstelle einer ausländischen Gesellschaft registriert werden.

In Freezones hingegen sind Sie zu 100% Eigentümer. Diese Eigentumsstruktur vereinfacht Entscheidungsprozesse und eliminiert potenzielle Konflikte mit lokalen Partnern.

Der regulatorische Aufwand unterscheidet sich ebenfalls erheblich. Mainland-Gesellschaften unterliegen der Dubai Economic Development (DED) und zahlreichen branchenspezifischen Behörden. Freezone-Unternehmen haben meist nur eine zuständige Regulierungsbehörde.

Auch die Haftungsstrukturen variieren. Freezone-Gesellschaften profitieren von klarer Limited Liability, während bei Mainland-Strukturen die Haftungsregeln komplexer sein können.

Tätigkeitsbeschränkungen und Geschäftsmöglichkeiten

Hier zeigt sich der wichtigste operative Unterschied: Freezone-Gesellschaften dürfen grundsätzlich nicht direkt im VAE-Mainland-Markt agieren. Sie benötigen einen lokalen Distributor oder Agent für Mainland-Geschäfte.

Diese Beschränkung betrifft jedoch nicht den Export oder internationale Geschäfte. Wenn Ihr Geschäftsmodell primär auf deutsche, europäische oder globale Märkte ausgerichtet ist, stellt dies keine praktische Einschränkung dar.

Mainland-Gesellschaften können überall in den VAE operieren, haben aber andere Einschränkungen. Bestimmte Geschäftsbereiche sind ausländischen Investoren verschlossen oder erfordern lokale Mehrheitsbeteiligung.

Für die meisten deutschen Unternehmer mit international ausgerichteten Geschäftsmodellen – sei es SaaS, E-Commerce oder Beratung – sind die Freezone-Beschränkungen praktisch irrelevant.

Steuerliche Implikationen beider Modelle

Mainland-Gesellschaften unterliegen der vollen 9% Corporate Tax auf alle Gewinne über 375.000 AED jährlich. Es gibt keine Ausnahmen für internationales Business.

Freezone-Gesellschaften mit QFZP-Status zahlen 0% auf Qualifying Income. Das umfasst typischerweise 80-100% der Einnahmen international tätiger Unternehmen.

Bei der Steuerplanung müssen Sie jedoch beide Szenarien durchrechnen. Wenn Ihr Geschäft stark auf den VAE-Markt ausgerichtet ist, könnte eine Mainland-Struktur trotz höherer Steuern profitabler sein.

Die Buchhaltungsanforderungen sind bei beiden Modellen hoch. IFRS-konforme Buchführung und jährliche Wirtschaftsprüfung sind Standard – ein Kostenfaktor von 15.000-25.000 EUR jährlich.

Die wichtigsten Freezone-Optionen in Dubai im Vergleich

DIFC – Dubai International Financial Centre

Das DIFC gilt als Premium-Freezone für Finanzdienstleistungen und internationale Konzerne. Die regulatorische Infrastruktur orientiert sich an internationalen Standards und bietet höchste Rechtssicherheit.

Für FinTech-Unternehmen, Asset Manager und Beratungsunternehmen mit institutionellen Kunden ist das DIFC oft die erste Wahl. Die DFSA (Dubai Financial Services Authority) als Regulierer ist international anerkannt.

Die Kosten sind entsprechend hoch: Gründungskosten beginnen bei 50.000 AED (ca. 13.600 EUR), jährliche Renewal-Gebühren bei 20.000 AED. Büroräume kosten mindestens 80.000 AED jährlich.

Der Vorteil: Das DIFC bietet direkten Zugang zum Common Law-System und internationale Schiedsgerichtsbarkeit. Für komplexe Geschäftsstrukturen unverzichtbar.

DMCC – Dubai Multi Commodities Centre

Das DMCC ist die größte Freezone weltweit und besonders für Handelsunternehmen, E-Commerce und Tech-Companies attraktiv. Die Flexibilität bei Geschäftstätigkeiten ist hier am höchsten.

Ein entscheidender Vorteil: Das DMCC bietet Flexi-Desk-Optionen ab 15.000 AED jährlich. Für kleinere Unternehmen oder Startups eine kostengünstige Einstiegsmöglichkeit.

Die Lizenzgebühren beginnen bei 18.650 AED für eine Standard Trading License. Zusätzlich entstehen Kosten für Visa (3.500 AED pro Person) und Emirates ID.

Besonders interessant für E-Commerce: Das DMCC hat spezielle E-Commerce-Lizenzen entwickelt, die auch Fulfillment und Dropshipping abdecken.

Dubai Internet City und Media City

Für Tech-Unternehmen, SaaS-Anbieter und Content-Creator sind Dubai Internet City (DIC) und Dubai Media City (DMC) spezialisierte Optionen.

Die Dubai Internet City fokussiert sich auf IT, Software-Entwicklung und Digital Services. Viele internationale Tech-Konzerne haben hier ihre MENA-Headquarters.

Dubai Media City ist ideal für Content-Creator, Influencer und Medienunternehmen. Die Lizenzstruktur ist auf kreative Geschäftsmodelle zugeschnitten.

Beide Freezones bieten moderate Kosten und flexible Bürolösungen. Co-Working-Spaces sind verfügbar, was die Anfangsinvestition reduziert.

Weitere relevante Freezones

Die Dubai CommerCity (DCCA) hat sich als E-Commerce-Hub etabliert. Besonders für Amazon FBA-Seller und DTC-Brands interessant, da die Lizenz auch Warehousing und Logistics abdeckt.

Dubai Healthcare City eignet sich für Health-Tech, Telemedicine und Wellness-Unternehmen. Die regulatorischen Vorteile sind bei medizinischen Geschäftsmodellen erheblich.

Die Ras Al Khaimah Economic Zone (RAKEZ) bietet als Alternative zu Dubai niedrigere Kosten, aber weniger Prestige und eingeschränktere Services.

Die Wahl sollte sich nach Ihrem spezifischen Geschäftsmodell richten, nicht nur nach den Kosten. Eine falsche Freezone-Wahl kann später teure Umstrukturierungen erfordern.

Schritt-für-Schritt Anleitung: Freezone-Lizenz beantragen

Vorbereitung und Dokumentensammlung

Der Lizenzantrag beginnt mit der sorgfältigen Vorbereitung aller erforderlichen Dokumente. Jede Freezone hat spezifische Anforderungen, aber bestimmte Unterlagen sind universell nötig.

Beglaubigte Passkopien aller Gesellschafter und Geschäftsführer sind der erste Schritt. Diese müssen vom deutschen Außenministerium apostilliert und anschließend vom VAE-Konsulat beglaubigt werden – ein Prozess, der 2-3 Wochen dauert.

Ein polizeiliches Führungszeugnis, ebenfalls apostilliert und konsularisch beglaubigt, ist für jeden Antragsteller über 18 Jahre erforderlich. Dieses darf nicht älter als 6 Monate sein.

Zusätzlich benötigen Sie einen detaillierten Business Plan auf Englisch. Dieser sollte Geschäftsmodell, Zielmarkt, Umsatzprognosen und geplante Aktivitäten in der Freezone beschreiben.

Bankreferenzen der letzten 6 Monate sowie ein Nachweis über verfügbare Mittel (mindestens 50.000 EUR Äquivalent) runden die Dokumentation ab.

Freezone-Auswahl und Antragsstellung

Die Antragsstellung erfolgt ausschließlich über lizenzierte Company Service Provider (CSP) oder direkt bei der Freezone-Behörde. Ich empfehle die Zusammenarbeit mit einem erfahrenen CSP, da dieser Fallstricke kennt und den Prozess beschleunigt.

Der erste Schritt ist die Name Reservation. Sie reichen 3-5 Wunschnamen ein, die auf Verfügbarkeit geprüft werden. Dieser Prozess dauert 1-2 Werktage und kostet etwa 2.000 AED.

Parallel wählen Sie die spezifische Lizenzart. Eine General Trading License ermöglicht die breiteste Geschäftstätigkeit, während spezialisierte Lizenzen (IT, Consulting, E-Commerce) fokussierter aber günstiger sind.

Die Antragstellung selbst erfolgt digital über die Freezone-Portale. Alle Dokumente werden hochgeladen, Gebühren online bezahlt. Der initiale Review dauert 3-5 Werktage.

Lizenzgenehmigung und Registrierung

Nach der ersten Prüfung erhalten Sie eine Conditional Approval. Diese ist an die Erfüllung spezifischer Bedingungen geknüpft – meist die Anmietung von Büroräumen und die Überweisung des Stammkapitals.

Die Büromietung ist ein kritischer Schritt. Virtueller Offices werden nur bei bestimmten Lizenzen akzeptiert. Für die meisten Geschäftsmodelle benötigen Sie physische Büroräume mit Mindestgröße von 200-500 Quadratfuß.

Das erforderliche Stammkapital variiert je Freezone zwischen 50.000 und 500.000 AED. Dieses muss auf ein Treuhandkonto der Freezone überwiesen werden, bevor die finale Lizenz ausgestellt wird.

Die finale Genehmigung erfolgt nach Erfüllung aller Bedingungen innerhalb von 2-3 Werktagen. Sie erhalten die Trade License, den Gesellschaftsvertrag und weitere offizielle Dokumente.

Bankkonto-Eröffnung und operative Schritte

Die Bankkonto-Eröffnung ist oft der zeitaufwändigste Schritt. Emirates NBD, ADCB und Mashreq Bank sind die etablierten Partner für Freezone-Unternehmen.

Für die Kontoeröffnung müssen Sie persönlich in Dubai erscheinen. Die Banken verlangen umfangreiche Due Diligence-Prüfungen, die 2-4 Wochen dauern können.

Erforderliche Unterlagen für die Bank: Trade License, Gesellschaftsvertrag, Mietvertrag, Business Plan, Bankreferenzen und persönliche Finanzunterlagen aller Gesellschafter.

Parallel beantragen Sie die Visa für alle Gesellschafter und geplanten Mitarbeiter. Das Investor Visa ist direkt an die Lizenz gekoppelt und ermöglicht unbegrenzten Aufenthalt.

Abschließend registrieren Sie sich bei der VAT-Behörde (falls Umsatz über 375.000 AED erwartet wird) und richten die IFRS-konforme Buchhaltung ein.

Kosten der Freezone-Gründung: Transparente Aufschlüsselung

Einmalige Gründungskosten

Die Gründungskosten einer Freezone-Gesellschaft variieren erheblich zwischen den verschiedenen Zonen. Hier eine realistische Aufschlüsselung am Beispiel DMCC (mittleres Preissegment):

Premium-Freezones wie das DIFC kosten deutlich mehr. Hier beginnen die Setup-Kosten bei 75.000 AED (ca. 20.250 EUR) nur für die Lizenz.

Günstigere Alternativen wie RAKEZ starten bei etwa 50.000 AED (ca. 13.500 EUR) Gesamtkosten, bieten aber weniger Services und Prestige.

Diese Zahlen verstehen sich als Richtwerte. Komplexere Strukturen mit mehreren Gesellschaftern oder speziellen Lizenztypen können die Kosten um 20-50% erhöhen.

Jährliche Renewal-Gebühren

Die laufenden Kosten sind ein kritischer Faktor für die Wirtschaftlichkeit. Diese fallen jährlich an und sind nicht verhandelbar:

Umgerechnet bedeutet das jährliche Fixkosten zwischen 33.400 EUR (DIC) und 60.750 EUR (DIFC). Diese Kosten entstehen unabhängig vom Geschäftserfolg.

Bei geplanten Umsätzen unter 500.000 EUR jährlich sollten Sie diese Kostenbasis kritisch gegen die steuerlichen Vorteile abwägen.

Versteckte Kosten und zusätzliche Ausgaben

Neben den offensichtlichen Gebühren entstehen weitere Kosten, die oft übersehen werden:

Visa-Gebühren: 3.500 AED pro Person für das Initial Investor Visa, 1.500 AED jährlich für Renewals. Bei Familien-Visa kommen weitere 2.500 AED pro abhängiger Person hinzu.

Emirates ID: 370 AED pro Person, alle 2-3 Jahre zu erneuern. Klingt wenig, summiert sich aber bei mehreren Familienmitgliedern.

Mindest-Mitarbeiterzahl: Viele Freezones verlangen mindestens 2-3 lokale Mitarbeiter für bestimmte Lizenztypen. Lokale Gehälter beginnen bei 5.000 AED monatlich plus 13. Monatsgehalt und Benefits.

Bankkonto-Führung: Internationale Banken in Dubai verlangen hohe Mindesteinlagen (oft 100.000 AED) und Gebühren von 2.000-5.000 AED jährlich.

Pro-Service-Gebühren: Für jede Änderung an der Lizenz, Visa-Anträge oder Erneuerungen fallen zusätzliche Service-Gebühren zwischen 1.000-5.000 AED an.

Diese versteckten Kosten können leicht weitere 30.000-50.000 AED jährlich ausmachen. Rechnen Sie konservativ mit 45.000-75.000 EUR Gesamtkosten im ersten Jahr.

Economic Substance Anforderungen: Was Sie erfüllen müssen

Substanznachweise im Detail

Economic Substance ist keine theoretische Anforderung, sondern wird aktiv geprüft. Die UAE Cabinet Resolution No. 31 of 2020 definiert präzise, was als ausreichende Substanz gilt.

Core Income Generating Activities (CIGAs) müssen nachweislich in der Freezone stattfinden. Das bedeutet: Die Entscheidungen, die Ihre Gewinne generieren, müssen vor Ort getroffen werden.

Für Consulting-Unternehmen heißt das: Kundengespräche, Strategieentwicklung und Projektmanagement müssen dokumentiert in Dubai stattfinden. Remote-Management aus Deutschland würde die Substanz-Anforderungen verletzen.

Bei E-Commerce sind die CIGAs: Produktauswahl, Supplier-Management, Marketing-Strategien und Customer Service. Diese Tätigkeiten müssen nachweislich aus der Freezone heraus gesteuert werden.

Die Dokumentation ist entscheidend. Meeting-Protokolle, E-Mail-Verkehr, Vertragsabschlüsse und Entscheidungsdokumente müssen den Dubai-Bezug belegen können.

Mindestanforderungen an Büro und Personal

Die physische Präsenz-Anforderung ist nicht verhandelbar. Ein Shared Office oder Virtual Office reicht für Economic Substance nicht aus – Sie benötigen ein dediziertes Büro mit physischem Zugang.

Die Mindestgröße liegt bei 200-500 Quadratfuß je nach Freezone und Geschäftstätigkeit. Das Büro muss vollständig ausgestattet sein: Schreibtische, Computer, Telefone und Internetanschluss.

Qualifiziertes Personal vor Ort ist ebenfalls Pflicht. Qualifiziert bedeutet: Mitarbeiter mit entsprechender Ausbildung und Vollzeit-Anstellung. Ein Freelancer oder Part-Time-Assistant erfüllt die Anforderungen nicht.

Die Mindest-Mitarbeiterzahl richtet sich nach dem Geschäftsumfang:

• Umsatz bis 500.000 EUR: Mindestens 1 qualifizierter Vollzeit-Mitarbeiter
• Umsatz 500.000-2 Mio EUR: Mindestens 2 Vollzeit-Mitarbeiter
• Umsatz über 2 Mio EUR: Mindestens 3 Vollzeit-Mitarbeiter plus Management

Die Gehaltskosten sind erheblich: Qualifizierte Mitarbeiter kosten mindestens 8.000-12.000 AED monatlich plus Visa, Housing Allowance und Benefits.

Dokumentation und Compliance

Die Economic Substance-Dokumentation muss jährlich mit der Corporate Tax-Erklärung eingereicht werden. Diese Berichte werden von der Federal Tax Authority intensiv geprüft.

Erforderliche Nachweise umfassen:

• Detaillierte Stellenbeschreibungen aller Mitarbeiter
• Nachweis der Qualifikationen und Vollzeit-Anstellung
• Dokumentation aller Core Income Generating Activities
• Mietvertrag und Nachweis der physischen Büronutzung
• Aufzeichnungen über Entscheidungsprozesse und Management-Tätigkeiten

Bei internationalen Gruppen sind zusätzliche Transfer Pricing-Dokumentationen erforderlich. Diese müssen belegen, dass die in Dubai erzielten Gewinne den tatsächlich dort erbrachten Leistungen entsprechen.

Verstöße gegen Economic Substance-Anforderungen führen zu Strafen von 20.000-400.000 AED. Wiederholte Verstöße können zum Lizenzentzug führen.

Mein Rat: Überschätzen Sie die Substanz-Anforderungen nicht. Planen Sie von Anfang an mit einem qualifizierten Mitarbeiter vor Ort und dokumentieren Sie alle relevanten Geschäftstätigkeiten sorgfältig.

Visa und Aufenthaltsgenehmigung: Der Weg zur Emirates ID

Investor Visa Optionen

Mit der Freezone-Lizenz erhalten Sie Berechtigung für ein Investor Visa, das direkt an Ihre Geschäftstätigkeit gekoppelt ist. Die Visa-Gültigkeit entspricht der Lizenz-Laufzeit – typischerweise 2-3 Jahre.

Das Standard Investor Visa ermöglicht unbegrenzten Aufenthalt in den VAE, Multiple Entry und die Möglichkeit, weitere Personen zu sponsern. Es ist nicht an eine Mindestaufenthaltsdauer gekoppelt.

Seit 2019 gibt es zusätzlich die Golden Visa-Option für Investoren. Diese 10-Jahres-Visa sind unabhängig von der Geschäftstätigkeit und bieten höhere Flexibilität. Voraussetzung: Investition von mindestens 500.000 AED in Immobilien oder Business.

Für Tech-Unternehmer interessant: Specialized Talent Visa für IT-Experten, Designer oder andere gefragte Qualifikationen. Diese können auch ohne eigenes Business beantragt werden.

Beantragungsprozess und Timing

Der Visa-Antrag erfolgt parallel zur Lizenzierung, kann aber erst nach Lizenz-Genehmigung finalisiert werden. Der Gesamtprozess dauert 2-4 Wochen.

Zunächst erhalten Sie eine Entry Permit, gültig für 60 Tage. Innerhalb dieser Zeit müssen Sie nach Dubai einreisen und die Medical Tests sowie Emirates ID-Beantragung durchführen.

Die Medical Tests sind umfangreich: Blutuntersuchungen, Röntgen, HIV-Test und weitere Screenings. Diese dauern 1-2 Tage und kosten etwa 500 AED pro Person.

Nach erfolgreichem Medical erhalten Sie die finale Visa-Genehmigung und können die Emirates ID beantragen. Diese fungiert als Personalausweis und ist für alle langfristigen Aktivitäten erforderlich.

Die Emirates ID-Bearbeitung dauert weitere 7-10 Werktage. Erst mit diesem Dokument können Sie Bankkonten eröffnen, Mietverträge abschließen oder Mobilfunkverträge beantragen.

Familien-Visa und Abhängige

Als Investor können Sie Visa für Ihre Familie sponsern: Ehepartner, Kinder unter 18 Jahren und unter bestimmten Umständen auch Eltern über 60 Jahre.

Die Einkommensanforderungen für Family Sponsorship betragen mindestens 4.000 AED monatlich für Ehepartner-Visa, 3.000 AED für jedes Kind. Diese müssen durch Gehalts- oder Gewinnnachweis belegt werden.

Kinder-Visa sind bis zum 18. Lebensjahr gültig, können aber bei Studium bis 25 Jahre verlängert werden. Töchter können bis zur Heirat gesponsert werden, unabhängig vom Alter.

Die Kosten für Family Visa:

• Ehepartner-Visa: 2.500 AED initial, 1.200 AED jährliche Renewal
• Kinder-Visa: 2.000 AED initial, 1.000 AED jährliche Renewal
• Eltern-Visa: 5.000 AED initial, 2.500 AED jährliche Renewal

Family Visa berechtigen zur Arbeit in den VAE, erfordern aber separate Work Permits bei Anstellung außerhalb Ihres eigenen Unternehmens.

Wichtiger Hinweis: Bei Lizenz-Verlust oder -Nicht-Renewal verfallen automatisch alle gesponserten Visa. Die Familie hätte dann 30 Tage Zeit, die VAE zu verlassen oder alternative Visa-Sponsoren zu finden.

Planen Sie daher von Anfang an nachhaltig und rechnen Sie mit langfristigen Verpflichtungen. Ein Freezone-Business ist keine kurzfristige Steueroptimierung, sondern eine mittelfristige Residenz-Entscheidung.

Häufige Fehler bei der Freezone-Gründung vermeiden

Falsche Freezone-Wahl

Der häufigste Fehler ist die Freezone-Auswahl nach Kosten statt nach Geschäftsmodell. Eine günstige Freezone kann später teure Umstrukturierungen erfordern, wenn sie Ihre Tätigkeiten nicht vollständig abdeckt.

Beispiel: Ein Software-Unternehmen wählt eine Handels-Freezone, weil sie günstiger ist. Später stellt sich heraus, dass Software-Entwicklung nicht von der Lizenz abgedeckt ist – Ergebnis: Komplette Neu-Lizenzierung erforderlich.

Prüfen Sie daher detailliert die Permitted Activities Ihrer Wunsch-Freezone. Diese Liste ist nicht erweiterbar und definiert, was Sie dürfen und was nicht.

Ein weiterer Aspekt: Banking-Relationship. Nicht alle Freezone-Lizenzen werden von allen Banken gleich akzeptiert. DIFC-Unternehmen haben einfacheren Bankzugang als kleinere Freezones.

Mein Rat: Investieren Sie lieber 20-30% mehr in die richtige Freezone, als später das Doppelte für Umstrukturierungen zu zahlen.

Unvollständige Economic Substance

Viele Unternehmer unterschätzen die Economic Substance-Anforderungen und planen zu knapp. Remote-Management aus Deutschland funktioniert nicht, auch wenn manche Berater das suggerieren.

Der typische Fehler: Man stellt einen lokalen Manager an, der faktisch nur administrative Tätigkeiten übernimmt. Die echten Geschäftsentscheidungen werden weiter aus Deutschland getroffen.

Die Prüfer sind nicht naiv. Sie analysieren E-Mail-Verkehr, Entscheidungsprozesse und Vertragsabschlüsse. Schein-Substanz wird schnell entlarvt.

Planen Sie von Anfang an mit echter Substanz:

• Einen qualifizierten Manager, der echte Entscheidungen treffen kann
• Ordnungsgemäße Büroausstattung und -nutzung
• Dokumentierte Geschäftsprozesse vor Ort
• Regelmäßige persönliche Präsenz der Geschäftsführung

Das kostet mehr, aber bewahrt Sie vor existenzbedrohenden Steuernachzahlungen.

Steuerliche Fallstricke

Der größte steuerliche Fehler: Man fokussiert sich nur auf die VAE-Steuern und übersieht die deutsche Seite. Eine Dubai-Gesellschaft befreit Sie nicht automatisch von deutschen Steuerpflichten.

Hinzurechnungsbesteuerung (§ 7-14 AO) kann greifen, wenn die deutsche Finanzverwaltung die Economic Substance anzweifelt. Dann werden alle Gewinne in Deutschland besteuert – trotz Dubai-Struktur.

Auch die Wegzugsbesteuerung wird oft übersehen. Wer Deutschland verlässt und wesentliche Beteiligungen hält, kann zur Besteuerung stiller Reserven verpflichtet werden.

DBA-Fallen: Das Doppelbesteuerungsabkommen zwischen Deutschland und den VAE ist komplex. Ohne ordnungsgemäße Strukturierung können Doppelbesteuerungen entstehen.

Meine Empfehlung: Lassen Sie die Gesamtstruktur von einem Steuerberater mit VAE-Expertise prüfen, bevor Sie umziehen. Die Beratungskosten von 5.000-10.000 EUR sparen Ihnen potenzielle Steuernachzahlungen in sechsstelliger Höhe.

Dokumentieren Sie außerdem alle Schritte lückenlos. Die deutsche Finanzverwaltung wird bei größeren Strukturen nachfragen – seien Sie vorbereitet.

Häufig gestellte Fragen

Wie lange dauert der komplette Lizenzierungsprozess?

Der Gesamtprozess von Antragstellung bis zur operativen Gesellschaft dauert typischerweise 6-10 Wochen. Die Lizenz-Genehmigung erfolgt meist innerhalb von 2-3 Wochen, aber Bankkonto-Eröffnung und Visa-Prozess benötigen weitere 4-6 Wochen. Verzögerungen entstehen oft bei der Dokumenten-Beglaubigung oder Bank-Due-Diligence.

Kann ich die Freezone später wechseln?

Ein Freezone-Wechsel ist prinzipiell möglich, aber aufwändig und teuer. Sie müssen die alte Lizenz kündigen, alle Verträge übertragen und eine komplett neue Gesellschaft gründen. Die Kosten entsprechen einer Neu-Gründung plus Abwicklungskosten. Planen Sie daher die Freezone-Wahl sorgfältig von Anfang an.

Welche Mindest-Aufenthaltsdauer ist erforderlich?

Rechtlich gibt es keine Mindest-Aufenthaltsdauer für das Investor Visa. Allerdings müssen Sie für Economic Substance nachweisen, dass die wesentlichen Geschäftstätigkeiten in Dubai stattfinden. In der Praxis bedeutet das mindestens 90-120 Tage jährliche Präsenz der Geschäftsführung plus einen permanenten Manager vor Ort.

Was passiert bei Lizenz-Nicht-Renewal?

Bei Nicht-Renewal der Lizenz haben Sie 30 Tage Zeit, alle Geschäftstätigkeiten einzustellen und die VAE zu verlassen. Bankkonten werden gesperrt, Visa verfallen automatisch. Eine spätere Wiedereröffnung ist möglich, erfordert aber eine komplette Neu-Gründung mit allen damit verbundenen Kosten.

Sind Offshore-Banking und internationale Konten erlaubt?

Freezone-Gesellschaften dürfen internationale Bankkonten führen, müssen aber mindestens ein lokales VAE-Bankkonto für operative Zwecke unterhalten. Offshore-Banking ist legal, kann aber die Economic Substance-Nachweise komplizieren. Die meisten Banken verlangen außerdem Nachweis lokaler Geschäftstätigkeit für Kontoeröffnungen.

Wie verhält sich die Freezone-Lizenz bei Corporate Tax?

Freezone-Gesellschaften mit Qualifying Free Zone Person Status zahlen 0% Corporate Tax auf Qualifying Income (Geschäfte mit anderen Freezones und Export). Mainland-Geschäfte unterliegen 9% Corporate Tax. Die Klassifizierung erfolgt pro Transaktion, nicht pauschal. Präzise Buchführung ist daher essentiell.

Welche Buchhaltungsstandards sind verpflichtend?

Alle Freezone-Gesellschaften müssen IFRS-konforme Buchhaltung führen und jährlich von einem lizenzierten Auditor prüfen lassen. Die Kosten liegen bei 15.000-40.000 AED jährlich je nach Komplexität. Deutsche HGB-Buchhaltung reicht nicht aus – Sie benötigen lokale Buchhaltungsdienstleister oder entsprechende Software.

Kann ich meine deutsche GmbH in eine Freezone übertragen?

Eine direkte Übertragung ist nicht möglich. Sie können aber die Assets und das Geschäft auf eine neue Dubai-Gesellschaft übertragen. Dies erfordert sorgfältige steuerliche Planung wegen Wegzugsbesteuerung und Transfer Pricing. Die deutsche GmbH kann parallel bestehen bleiben oder liquidiert werden.

Welche Compliance-Anforderungen bestehen laufend?

Jährlich sind fällig: Lizenz-Renewal, Economic Substance Report, Audited Financial Statements, Corporate Tax Declaration (falls zutreffend), Visa-Renewals und Emirates ID-Verlängerungen. Zusätzlich können Ad-hoc-Meldungen bei Änderungen der Gesellschafterstruktur oder Geschäftstätigkeit erforderlich werden.

Gibt es Einschränkungen bei der Gewinnausschüttung?

Grundsätzlich können Gewinne frei ausgeschüttet werden. Beachten Sie aber deutsche steuerliche Aspekte: Dividenden an deutsche Gesellschafter können der deutschen Kapitalertragsteuer unterliegen. Auch die Hinzurechnungsbesteuerung kann greifen, wenn die Economic Substance nicht ausreicht. Lassen Sie größere Ausschüttungen steuerlich prüfen.