So reagieren Sie auf Auskunftsersuchen bei Dubai-Gesellschaften: Praktischer Leitfaden 2025

Wenn Sie eine Gesellschaft in Dubai führen, gehören Auskunftsersuchen deutscher Behörden heute zur Realität erfolgreicher internationaler Geschäfte. Was vor wenigen Jahren noch die absolute Ausnahme war, ist mittlerweile routinierte Praxis geworden.

Die gute Nachricht: Auskunftsersuchen sind kein Grund zur Panik. Sie sind vielmehr ein Zeichen dafür, dass die Emirate als seriöser Finanzplatz internationale Standards erfüllen und transparente Strukturen fördern.

Dennoch entscheidet Ihre Reaktion auf solche Anfragen über Erfolg oder Misserfolg Ihrer Dubai-Struktur. Ein durchdachtes Vorgehen schützt Sie vor kostspieligen Nachforderungen und erhält die steuerlichen Vorteile Ihrer UAE-Gesellschaft.

In diesem Leitfaden zeige ich Ihnen praxiserprobte Strategien, mit denen Sie professionell auf Behördenanfragen reagieren. Sie erfahren, welche Dokumente Sie bereithalten müssen und wie Sie Economic Substance Requirements korrekt nachweisen.

Auskunftsersuchen bei Dubai-Gesellschaften: Was Sie wissen müssen

Was sind Auskunftsersuchen und wann werden sie gestellt?

Auskunftsersuchen sind offizielle Anfragen deutscher Finanzbehörden, mit denen sie Informationen über Ihre Dubai-Gesellschaft einholen. Diese Anfragen basieren auf dem Doppelbesteuerungsabkommen zwischen Deutschland und den VAE von 2010.

Die Behörden nutzen diese Möglichkeit besonders häufig, wenn sie Zweifel an der wirtschaftlichen Substanz Ihrer UAE-Gesellschaft haben. Seit der Einführung der UAE Corporate Tax im Jahr 2023 sind solche Prüfungen deutlich strukturierter geworden.

Typische Anlässe für Auskunftsersuchen sind:

• Routine-Prüfungen bei hohen Ausschüttungen aus Dubai
• Verdacht auf Scheingeschäfte oder fehlende Economic Substance
• Unplausible Kostenstrukturen zwischen deutscher und UAE-Gesellschaft
• Auffälligkeiten bei der Gewinnverlagerung
• Automatischer Informationsaustausch (AEOI) löst Nachfragen aus

Warum geraten Dubai-Gesellschaften ins Visier deutscher Behörden?

Deutschland intensiviert seit 2019 systematisch die Prüfung von Niedrigsteuerländern. Dubai steht dabei besonders im Fokus, weil hier viele deutsche Unternehmer ihre Holding-Strukturen etabliert haben.

Die deutschen Finanzbehörden verfolgen eine klare Strategie: Sie wollen sicherstellen, dass Dubai-Gesellschaften echte wirtschaftliche Aktivität entwickeln. Reine Briefkastenfirmen sollen ihre steuerlichen Vorteile verlieren.

Besonders kritisch prüfen die Behörden:

• Free Zone Gesellschaften mit deutschem Management
• Strukturen ohne lokale Mitarbeiter in Dubai
• Gesellschaften mit minimaler Büroausstattung
• Unternehmen ohne nachweisbare Kundenbeziehungen vor Ort

Diese Entwicklung ist nicht Dubai-spezifisch. Sie spiegelt die weltweite Verschärfung von Anti-BEPS-Maßnahmen wider, die echte Geschäftstätigkeit von Gewinnverlagerung unterscheiden sollen.

Ihre Rechte und Pflichten im Überblick

Als Gesellschafter einer Dubai-Gesellschaft haben Sie grundsätzlich eine Mitwirkungspflicht bei Auskunftsersuchen. Diese Pflicht ist jedoch nicht grenzenlos und unterliegt klaren rechtlichen Rahmenbedingungen.

Ihre wichtigsten Rechte:

• Angemessene Bearbeitungszeit (mindestens 30 Tage)
• Präzise Formulierung der gewünschten Informationen
• Verweigerung bei unzumutbaren oder irrelevanten Anfragen
• Rechtliches Gehör vor Zwangsmaßnahmen
• Vertretung durch spezialisierten Steuerberater

Ihre wesentlichen Pflichten umfassen die vollständige und wahrheitsgemäße Beantwortung relevanter Fragen. Dabei müssen Sie alle verfügbaren Unterlagen zur Geschäftstätigkeit bereitstellen.

Ein wichtiger Punkt: Sie müssen nur Informationen liefern, die tatsächlich in Ihrem Einflussbereich liegen. Interna der Dubai-Gesellschaft, auf die Sie als Gesellschafter keinen direkten Zugriff haben, können Sie nicht bereitstellen.

Rechtliche Grundlagen für Auskunftsersuchen in Dubai

Das Doppelbesteuerungsabkommen Deutschland-VAE im Detail

Das DBA zwischen Deutschland und den VAE von 2010 bildet die rechtliche Grundlage für den Informationsaustausch. Artikel 26 regelt den Austausch von Informationen zwischen den Steuerbehörden beider Länder.

Wichtig für Sie: Das Abkommen verpflichtet beide Länder nur zur Übermittlung von Informationen, die für die Durchführung des Abkommens oder die Anwendung innerstaatlicher Steuergesetze erheblich sind.

Die UAE Federal Tax Authority (FTA) prüft jede Anfrage auf ihre Berechtigung. Fishing Expeditions – also unspezifische Ausforschungsversuche – sind explizit untersagt und werden regelmäßig abgelehnt.

Das DBA schützt Sie außerdem vor der Herausgabe von:

• Geschäfts-, Betriebs- oder Berufsgeheimnissen
• Informationen, die der öffentlichen Ordnung widersprechen
• Daten, die in den VAE nicht beschaffbar wären

OECD-Standards und automatischer Informationsaustausch

Die VAE haben 2018 dem automatischen Informationsaustausch (AEOI) nach OECD-Standard zugestimmt. Seit 2019 übermitteln UAE-Banken automatisch Kontoinformationen deutscher Staatsangehöriger an Deutschland.

Dieser automatische Austausch unterscheidet sich grundlegend von Auskunftsersuchen. Während AEOI routinemäßig Bankdaten übermittelt, erfordern Auskunftsersuchen einen konkreten Anlass und eine spezifische Anfrage.

Für Ihre Dubai-Gesellschaft bedeutet das: Die deutschen Behörden erhalten bereits grundlegende Informationen über Ihre UAE-Bankkonten. Zusätzliche Auskunftsersuchen zielen meist auf die Bewertung der Economic Substance ab.

Der Common Reporting Standard (CRS) verpflichtet UAE-Finanzinstitute zur Meldung von:

• Kontoständen und Zinserträgen
• Dividenden und anderen Kapitalerträgen
• Verkaufserlösen aus Finanzanlagen
• Anderen relevanten Einkünften

UAE Corporate Tax Law und Auskunftspflichten

Das UAE Corporate Tax Law von 2023 hat die Compliance-Anforderungen für Dubai-Gesellschaften erheblich verschärft. Gesellschaften müssen jetzt detaillierte Aufzeichnungen über ihre Economic Substance führen.

Die Federal Tax Authority kann von UAE-Gesellschaften umfassende Dokumentationen verlangen. Diese Unterlagen bilden oft die Grundlage für Antworten auf deutsche Auskunftsersuchen.

Besonders relevant sind die Qualifying Free Zone Person (QFZP) Bestimmungen. Um den 0%-Steuersatz zu erhalten, müssen Free Zone Gesellschaften stringente Economic Substance Requirements erfüllen.

Die wichtigsten Dokumentationspflichten nach UAE-Recht:

Typische Behördenanfragen: Diese Szenarien erwarten Sie

Routine-Anfragen zur Geschäftstätigkeit

Die häufigsten Auskunftsersuchen betreffen routinemäßige Informationen über die Geschäftstätigkeit Ihrer Dubai-Gesellschaft. Deutsche Finanzbehörden wollen verstehen, ob die Gesellschaft echte wirtschaftliche Aktivität entwickelt.

Typische Fragen in Routine-Anfragen:

• Welche konkreten Geschäftsaktivitäten führt die Gesellschaft durch?
• Wo befindet sich der tatsächliche Verwaltungssitz?
• Wer trifft die wesentlichen Geschäftsentscheidungen?
• Wie viele Mitarbeiter sind vor Ort beschäftigt?
• Welche Räumlichkeiten nutzt die Gesellschaft?

Diese Anfragen erscheinen harmlos, haben aber erhebliche Tragweite. Ihre Antworten bestimmen, ob die deutschen Behörden die steuerliche Anerkennung Ihrer Dubai-Struktur fortsetzen.

Ein praktisches Beispiel: Die Finanzbehörde fragt nach dem Ort der tatsächlichen Geschäftsleitung. Wenn Sie antworten, dass alle wichtigen Entscheidungen in Deutschland getroffen werden, riskieren Sie die Bewertung als deutsche Betriebsstätte.

Economic Substance Prüfungen

Economic Substance Prüfungen gehören zu den anspruchsvollsten Auskunftsersuchen. Hier prüfen deutsche Behörden, ob Ihre Dubai-Gesellschaft die OECD-BEPS-Standards erfüllt.

Die Behörden konzentrieren sich auf vier Kernbereiche:

1. Directed and Managed Test: Wird die Gesellschaft tatsächlich in den VAE geleitet?
2. Core Income Generating Activities: Finden die wertschöpfenden Tätigkeiten vor Ort statt?
3. Adequate Physical Presence: Verfügt die Gesellschaft über angemessene Büroräume?
4. Qualified Personnel: Sind ausreichend qualifizierte Mitarbeiter vor Ort?

Besonders kritisch wird es, wenn Ihre Dubai-Gesellschaft hauptsächlich passive Einkünfte erzielt. Holding-Aktivitäten, Lizenzgebühren oder Zinserträge unterliegen verschärften Economic Substance Requirements.

Die Behörden erwarten detaillierte Nachweise für jeden Economic Substance Test. Vage Antworten oder unvollständige Dokumentationen führen meist zu Nachfragen und können die steuerliche Anerkennung gefährden.

Verdachtsfälle bei Scheingeschäften

Wenn deutsche Behörden Verdacht auf Scheingeschäfte haben, werden Auskunftsersuchen besonders umfangreich. Diese Fälle entstehen meist durch auffällige Gewinnverschiebungen oder unplausible Kostenstrukturen.

Warnsignale, die Verdacht erregen:

• Extrem hohe Gewinnmargen der Dubai-Gesellschaft
• Unverhältnismäßige Managementgebühren aus Dubai
• Lizenzgebühren ohne erkennbare Wertschöpfung
• Identische Geschäftsführung in Deutschland und Dubai
• Fehlende lokale Kundenbeziehungen

In Verdachtsfällen fordern Behörden oft sensible Geschäftsinformationen an: Verträge mit Dritten, interne Kalkulationen, E-Mail-Korrespondenz oder Reiseunterlagen der Geschäftsführung.

Hier ist besondere Vorsicht geboten. Nicht alle angeforderten Informationen sind tatsächlich relevant oder müssen vollständig übermittelt werden. Eine kompetente rechtliche Beratung ist in diesen Fällen unverzichtbar.

Ein wichtiger Tipp: Dokumentieren Sie von Anfang an alle Geschäftsentscheidungen und deren wirtschaftliche Gründe. Im Verdachtsfall können Sie so nachweisen, dass Ihre Struktur echten wirtschaftlichen Zwecken dient.

Economic Substance Requirements: Der Schlüssel zur Compliance

Was bedeutet Economic Substance in der Praxis?

Economic Substance ist das Herzstück moderner Steuerplanung in Dubai. Der Begriff beschreibt die Anforderung, dass Ihre Gesellschaft echte wirtschaftliche Aktivität in den VAE entwickeln muss, um steuerliche Vorteile zu erhalten.

Seit 2019 sind alle UAE-Gesellschaften verpflichtet, Economic Substance Tests zu erfüllen. Diese Tests prüfen, ob die Gesellschaft tatsächlich dort operiert, wo sie steuerlich ansässig ist.

Die praktische Umsetzung variiert je nach Geschäftsmodell erheblich:

SaaS-Unternehmen: Softwareentwicklung, Kundenbetreuung und strategische Entscheidungen müssen nachweislich in Dubai stattfinden. Ein reines Vertriebsbüro reicht nicht aus.

Beratungsgesellschaften: Die eigentliche Beratungsleistung muss von Dubai aus erbracht werden. Deutsche Berater können weiterhin Kunden betreuen, aber die Vertragsgestaltung und strategische Ausrichtung muss in den VAE erfolgen.

E-Commerce-Unternehmen: Produktentwicklung, Markenführung und Lieferantenbeziehungen müssen in Dubai angesiedelt sein. Reine Fulfillment-Aktivitäten in der EU gefährden nicht die Economic Substance.

Dokumentationspflichten für Economic Substance

Die UAE Federal Tax Authority verlangt jährliche Economic Substance Reports von allen betroffenen Gesellschaften. Diese Reports bilden die Grundlage für Antworten auf deutsche Auskunftsersuchen.

Ihre Economic Substance Dokumentation muss folgende Bereiche abdecken:

Besonders wichtig: Die Dokumentation muss die tatsächlichen Verhältnisse widerspiegeln. Scheinaktivitäten oder aufgeblähte Darstellungen fallen bei professionellen Prüfungen schnell auf.

Ein praktischer Hinweis: Führen Sie ein Economic Substance Journal, in dem Sie alle relevanten Aktivitäten zeitnah dokumentieren. Rückwirkende Rekonstruktionen sind meist unvollständig und wenig glaubwürdig.

Qualifying Free Zone Person Status richtig nachweisen

Der Qualifying Free Zone Person (QFZP) Status ist entscheidend für die Anwendung des 0%-Steuersatzes. Ohne QFZP-Status unterliegt Ihre Dubai-Gesellschaft der 9%-Corporate Tax auf Gewinne über AED 375.000.

Die QFZP-Anforderungen sind strenger als die allgemeinen Economic Substance Requirements. Sie müssen nachweisen, dass:

• Alle Core Income Generating Activities in der Free Zone stattfinden
• Die Gesellschaft von den VAE aus directed and managed wird
• Adequate Physical Presence in der Free Zone besteht
• Adequate Human Resources vor Ort verfügbar sind

Der kritische Punkt: Adequate bedeutet nicht minimal, sondern angemessen für die Art und den Umfang Ihrer Geschäftstätigkeit. Eine SaaS-Gesellschaft mit EUR 5 Mio. Umsatz braucht mehr Substanz als ein kleines Beratungsunternehmen.

Die FTA prüft QFZP-Status regelmäßig und kann diesen rückwirkend aberkennen. Deutsche Behörden nutzen solche Erkenntnisse für ihre eigenen Bewertungen der steuerlichen Anerkennung.

Mein Rat: Überfüllen Sie die QFZP-Anforderungen bewusst. Lieber etwas mehr Substanz als nötig, als den Status zu riskieren und nachträglich 9% Corporate Tax zahlen zu müssen.

Dokumentation und Nachweispflichten: Was Sie bereithalten müssen

Pflichtunterlagen für Dubai-Gesellschaften

Eine systematische Dokumentation ist Ihr bester Schutz bei Auskunftsersuchen. Die deutschen Behörden erwarten vollständige und nachvollziehbare Unterlagen, die die Geschäftstätigkeit Ihrer Dubai-Gesellschaft belegen.

Ihre Basisdokumentation sollte folgende Bereiche umfassen:

Gesellschaftsrechtliche Unterlagen:

• Gesellschaftsvertrag und alle Änderungen
• Handelsregisterauszüge (Certificate of Good Standing)
• Share certificates und Gesellschafterlisten
• Board Resolutions und Gesellschafterbeschlüsse
• Annual Returns und Compliance Certificates

Economic Substance Dokumentation:

• Economic Substance Reports an die FTA
• Mitarbeiterverträge und UAE Visa-Kopien
• Büromietverträge und Inventarlisten
• Fotos der Geschäftsräume mit Zeitstempel
• Organigramme und Verantwortlichkeitsmatrizen

Die Qualität Ihrer Dokumentation entscheidet oft über den Erfolg bei Behördenanfragen. Lückenhafte oder widersprüchliche Unterlagen erwecken Misstrauen und führen zu intensiveren Prüfungen.

Buchführung nach IFRS: Anforderungen und Umsetzung

Dubai-Gesellschaften müssen ihre Buchführung nach International Financial Reporting Standards (IFRS) erstellen. Diese Anforderung geht weit über deutsche Buchführungsstandards hinaus und erfordert spezialisierte Expertise.

IFRS-Buchführung umfasst mehrere Komponenten:

1. Statement of Financial Position: Detaillierte Bilanz nach IFRS-Gliederung
2. Statement of Comprehensive Income: Umfassende Gewinn- und Verlustrechnung
3. Statement of Cash Flows: Kapitalflussrechnung mit operativen, investiven und finanzierenden Aktivitäten
4. Statement of Changes in Equity: Eigenkapitalveränderungsrechnung
5. Notes to Financial Statements: Ausführliche Erläuterungen und Anhang

Deutsche Behörden nutzen IFRS-Abschlüsse, um die wirtschaftliche Realität Ihrer Dubai-Gesellschaft zu bewerten. Besonders kritisch prüfen sie die Plausibilität von Umsatzerlösen, Personalkosten und Verwaltungsaufwendungen.

Ein wichtiger Aspekt: IFRS erfordern detaillierte Segmentberichterstattung, wenn Ihre Gesellschaft in verschiedenen geografischen Märkten tätig ist. Diese Informationen geben deutschen Behörden Einblick in die tatsächliche Wertschöpfung.

Director-Nachweis und lokale Präsenz dokumentieren

Der Nachweis lokaler Geschäftsführung ist einer der kritischsten Aspekte bei Auskunftsersuchen. Deutsche Behörden prüfen intensiv, ob Ihre Directors tatsächlich in Dubai operieren oder nur pro forma ernannt wurden.

Für einen wasserdichten Director-Nachweis benötigen Sie:

Ein praktischer Tipp: Erstellen Sie monatliche Director Activity Reports. Diese sollten alle geschäftlichen Aktivitäten, Reisen und wichtigen Entscheidungen dokumentieren.

Besonders wichtig für deutsche Staatsangehörige: Ihre UAE Resident Visa müssen aktiv genutzt werden. Reine Visa-Runs ohne echte Geschäftstätigkeit fallen bei Behördenprüfungen negativ auf.

Die Dokumentation sollte auch kulturelle Integration zeigen. Sprachkurse, lokale Geschäftspartner oder Community-Engagement verstärken die Glaubwürdigkeit Ihrer lokalen Präsenz.

So reagieren Sie richtig auf Auskunftsersuchen

Erste Schritte nach Erhalt einer Behördenanfrage

Der Erhalt eines Auskunftsersuchens ist kein Grund zur Panik, aber erfordert sofortiges und strukturiertes Handeln. Ihre ersten Reaktionen entscheiden oft über den weiteren Verlauf des Verfahrens.

Ihr 48-Stunden-Aktionsplan:

1. Ruhe bewahren und Anfrage sorgfältig lesen: Verstehen Sie genau, was gefordert wird
2. Fristen identifizieren: Wann müssen Sie antworten? Sind Verlängerungen möglich?
3. Spezialisierten Berater kontaktieren: Ohne UAE-Expertise sollten Sie nicht antworten
4. Dokumentensammlung starten: Welche Unterlagen sind sofort verfügbar?
5. Dubai-Team informieren: Ihre lokalen Partner müssen zeitnah eingebunden werden

Wichtig: Reagieren Sie niemals vorschnell oder unüberlegt. Eine falsche oder unvollständige Erstantwort kann das gesamte Verfahren negativ beeinflussen und zu kostspieligen Nachforderungen führen.

Dokumentieren Sie alle Schritte Ihrer Reaktion. Diese Dokumentation kann später wichtig werden, um Ihre Kooperationsbereitschaft zu belegen.

Fristen und Formvorschriften beachten

Deutsche Finanzbehörden setzen meist Fristen zwischen 30 und 60 Tagen für die Beantwortung von Auskunftsersuchen. Diese Fristen sind bindend, aber unter bestimmten Umständen verlängerbar.

Beachten Sie folgende Formvorschriften:

• Schriftliche Antwort erforderlich: E-Mails oder Telefonate ersetzen nicht die offizielle Antwort
• Vollständige Adressierung: Verwenden Sie exakt die Geschäftszeichen aus der Anfrage
• Strukturierte Gliederung: Beantworten Sie jede Frage einzeln und nachvollziehbar
• Deutsche Sprache: Alle Unterlagen müssen in deutscher Sprache oder mit beglaubigter Übersetzung vorliegen
• Unterschrift berechtigt: Nur vertretungsberechtigte Personen dürfen antworten

Fristverlängerungen sind möglich, wenn Sie begründen können, warum die ursprüngliche Frist nicht eingehalten werden kann. Typische Gründe sind:

• Umfangreiche Dokumentenbeschaffung aus Dubai erforderlich
• Übersetzungsaufwand für UAE-Unterlagen
• Komplexe rechtliche Bewertung notwendig
• Abstimmung mit UAE-Behörden erforderlich

Kommunikation mit deutschen Finanzbehörden

Der Tonfall und Stil Ihrer Kommunikation beeinflusst maßgeblich, wie deutsche Behörden Ihre Dubai-Struktur bewerten. Eine professionelle, kooperative Kommunikation schafft Vertrauen und reduziert das Risiko weiterer Prüfungen.

Bewährte Kommunikationsprinzipien:

Transparent und vollständig: Verstecken Sie keine relevanten Informationen. Behörden bewerten offene Kommunikation positiv, auch wenn sie zunächst kritische Fragen aufwirft.

Sachlich und respektvoll: Vermeiden Sie emotionale oder defensive Formulierungen. Bleiben Sie faktenorientiert und präzise.

Proaktiv erklärend: Erläutern Sie komplexe Sachverhalte, bevor Nachfragen entstehen. Zeigen Sie, dass Sie die Economic Substance Requirements verstehen und befolgen.

Ein praktisches Beispiel für gute Kommunikation:

Die XYZ DMCC verfügt über drei fest angestellte Mitarbeiter in Dubai, die folgende Kernfunktionen ausüben: Produktentwicklung (1 Senior Developer), Kundenbetreuung MENA-Region (1 Account Manager) und Verwaltung (1 Office Manager). Alle Mitarbeiter verfügen über UAE Resident Visa und sind seit mindestens 18 Monaten vor Ort tätig. Detaillierte Arbeitsverträge und Visa-Kopien sind beigefügt.

Vermeiden Sie dagegen vage Aussagen wie: Die Gesellschaft verfügt über ausreichendes Personal vor Ort. Solche Formulierungen erzeugen Misstrauen und führen zu Nachfragen.

Häufige Fehler bei Behördenanfragen vermeiden

Unvollständige oder verspätete Antworten

Unvollständige Antworten sind der häufigste Grund für gescheiterte Auskunftsverfahren. Deutsche Behörden interpretieren Lücken in der Dokumentation oft als Versuch, problematische Sachverhalte zu verschleiern.

Typische Unvollständigkeiten, die Sie unbedingt vermeiden sollten:

• Fehlende Zeitraumangaben: Regelmäßige Präsenz statt konkreter Tage pro Jahr
• Vage Personalangaben: Mehrere Mitarbeiter statt Namen und Funktionen
• Unklare Kostenstrukturen: Pauschale ohne detaillierte Aufschlüsselung
• Fehlende Originalbelege: Zusammenfassungen statt Primärdokumente
• Unübersetzte Unterlagen: UAE-Dokumente ohne deutsche Übersetzung

Verspätete Antworten signalisieren mangelnde Kooperationsbereitschaft und können zu Zwangsmaßnahmen führen. Deutsche Finanzbehörden können bei verspäteten Antworten Zwangsgelder verhängen oder die Angaben schätzen.

Ein bewährtes System zur Fristenkontrolle:

1. Frist in Kalender eintragen mit 14-Tage-Vorlauf
2. Wöchentliche Statusmeetings mit allen Beteiligten
3. Parallele Bearbeitung verschiedener Dokumentationsbereiche
4. 48-Stunden-Puffer vor offizieller Deadline

Falsche Einschätzung der Economic Substance

Viele Unternehmer unterschätzen die Anforderungen an Economic Substance und liefern unzureichende Nachweise. Diese Fehleinschätzung kann die steuerliche Anerkennung der gesamten Dubai-Struktur gefährden.

Häufige Fehler bei der Economic Substance Bewertung:

Quantität statt Qualität: Es reicht nicht, viele Mitarbeiter zu haben. Sie müssen die richtigen Qualifikationen für Ihre Geschäftstätigkeit mitbringen.

Formale statt echte Präsenz: Ein gemietetes Büro ohne echte Nutzung erfüllt nicht die Physical Presence Requirements.

Deutsche Entscheidungen: Wenn wesentliche Geschäftsentscheidungen weiterhin in Deutschland getroffen werden, fehlt die notwendige Management-Substanz.

Unpassende Kostenverteilung: Wenn 90% der Kosten in Deutschland anfallen, aber 90% der Gewinne in Dubai entstehen, wirkt das unplausibel.

Ein praktisches Beispiel aus der Beratungspraxis: Ein SaaS-Unternehmer hatte zwar zwei Entwickler in Dubai angestellt, aber alle Produktentscheidungen wurden weiterhin im deutschen Homeoffice getroffen. Die Behörden anerkannten diese Struktur nicht als substanzhaltig.

Mangelhafte Dokumentation der Geschäftstätigkeit

Unzureichende Dokumentation der tatsächlichen Geschäftstätigkeit ist ein kritischer Schwachpunkt vieler Dubai-Strukturen. Deutsche Behörden prüfen nicht nur, ob Aktivitäten stattfinden, sondern auch, ob sie angemessen dokumentiert sind.

Problematische Dokumentationslücken:

Mein Rat: Behandeln Sie die Dokumentation als strategisches Asset, nicht als lästige Pflicht. Eine durchdachte Dokumentationsstrategie schützt nicht nur vor Behördenanfragen, sondern verbessert auch Ihre interne Geschäftsführung.

Erstellen Sie vierteljährliche Economic Substance Reviews, in denen Sie systematisch prüfen, ob Ihre Dokumentation den aktuellen Anforderungen entspricht. Diese proaktive Herangehensweise erspart Ihnen später kostspieliges Krisenmanagement.

Präventive Maßnahmen: Vorbereitung ist der beste Schutz

Compliance-System von Anfang an aufbauen

Ein durchdachtes Compliance-System ist Ihre beste Versicherung gegen problematische Auskunftsersuchen. Statt reaktiv auf Behördenanfragen zu reagieren, sollten Sie proaktiv ein System etablieren, das jederzeit transparent und vollständig Auskunft geben kann.

Die Grundpfeiler eines effektiven Compliance-Systems:

Digitale Dokumentenverwaltung: Alle relevanten Unterlagen sollten zentral, durchsuchbar und jederzeit verfügbar sein. Cloud-basierte Systeme mit Zugriff aus Deutschland und Dubai haben sich bewährt.

Automatisierte Berichterstattung: Monatliche Management Reports sollten automatisch Economic Substance KPIs erfassen: Mitarbeitertage vor Ort, lokale Ausgaben, Kundenkontakte in der MENA-Region.

Klare Verantwortlichkeiten: Definieren Sie, wer für welche Compliance-Aspekte zuständig ist. Ein Dubai-basierter Compliance Officer sollte Ihre erste Anlaufstelle für alle regulatorischen Fragen sein.

Ein bewährtes Setup für mittelständische Unternehmen:

Regelmäßige Economic Substance Reviews

Economic Substance ist kein einmaliges Setup, sondern erfordert kontinuierliche Überwachung und Anpassung. Vierteljährliche Reviews helfen Ihnen, Schwachstellen zu identifizieren, bevor sie zu Problemen bei Behördenanfragen werden.

Ihre Review-Checkliste sollte folgende Bereiche umfassen:

Personnel Assessment: Sind Ihre Dubai-Mitarbeiter ausreichend qualifiziert für die aktuellen Geschäftsanforderungen? Haben sich Rollen oder Verantwortlichkeiten verändert?

Physical Presence Audit: Entsprechen Ihre Büroräume noch dem Geschäftsumfang? Ist die Ausstattung angemessen für Ihre aktuellen Aktivitäten?

Decision Making Review: Werden wichtige Geschäftsentscheidungen tatsächlich in Dubai getroffen? Sind Board Minutes und Entscheidungsprozesse ausreichend dokumentiert?

Cost Allocation Analysis: Ist die Verteilung von Kosten und Erträgen zwischen Deutschland und Dubai weiterhin plausibel?

Ein praktisches Beispiel: Ein Performance-Marketing-Unternehmer führte quartalsweise Reviews ein und stellte fest, dass seine Dubai-Gesellschaft zwar formal korrekt war, aber 85% der Werbebudget-Entscheidungen noch in Deutschland getroffen wurden. Durch Verlagerung der Media-Buying-Entscheidungen nach Dubai konnte er die Economic Substance erheblich stärken.

Proaktive Kommunikation mit Beratern

Regelmäßige Kommunikation mit spezialisierten Beratern ist eine Investition, die sich bei Auskunftsersuchen vielfach auszahlt. Berater, die Ihre Struktur kontinuierlich begleiten, können viel schneller und präziser auf Behördenanfragen reagieren.

Bewährte Beratungsrhythmen:

• Monatliche operative Updates: Kurze Calls zu aktuellen Entwicklungen und regulatorischen Änderungen
• Quartalsweise Strategic Reviews: Umfassende Bewertung der Gesamtstruktur und möglicher Optimierungen
• Jährliche Compliance Audits: Tiefgreifende Prüfung aller Dokumentations- und Substanzanforderungen
• Ad-hoc Beratung: Sofortige Verfügbarkeit bei unvorhergesehenen Ereignissen oder Behördenanfragen

Die Kosten für proaktive Beratung sind überschaubar verglichen mit den potenziellen Kosten eines problematischen Auskunftsverfahrens. Ein typisches Compliance-Budget liegt bei 15.000-25.000 EUR jährlich für eine mittelständische Dubai-Struktur.

Wichtig: Arbeiten Sie nur mit Beratern, die sowohl deutsches als auch UAE-Recht tiefgreifend verstehen. Reine Deutschland-Experten oder reine UAE-Spezialisten können die Komplexität grenzüberschreitender Compliance oft nicht vollständig erfassen.

Ein zusätzlicher Vorteil proaktiver Beratung: Sie bleiben immer auf dem neuesten Stand regulatorischer Entwicklungen. Die UAE-Gesetze entwickeln sich schnell, und was heute compliant ist, kann morgen problematisch sein.

Professionelle Unterstützung: Wann Sie Experten einschalten sollten

Steuerberater mit UAE-Expertise finden

Die Auswahl des richtigen Beraters kann über Erfolg oder Misserfolg Ihres Auskunftsverfahrens entscheiden. Nicht jeder Steuerberater verfügt über die spezialisierte UAE-Expertise, die für komplexe Dubai-Strukturen erforderlich ist.

Wesentliche Qualifikationskriterien für UAE-Experten:

Praktische UAE-Erfahrung: Der Berater sollte regelmäßig in Dubai tätig sein und nicht nur theoretisches Wissen besitzen. Fragen Sie nach konkreten Fallbeispielen und Referenzen.

Deutsch-UAE Doppelexpertise: Idealerweise verstehen Ihre Berater sowohl deutsche Steuergesetze als auch UAE-Compliance-Anforderungen. Diese Kombination ist selten, aber für grenzüberschreitende Fälle unverzichtbar.

Aktuelle Zertifizierungen: Achten Sie auf UAE FTA-Zertifizierungen und regelmäßige Fortbildungen. Die UAE-Gesetze ändern sich schnell, veraltetes Wissen kann gefährlich werden.

Wichtige Fragen im Erstgespräch:

• Wie viele Auskunftsverfahren haben Sie in den letzten 12 Monaten begleitet?
• Welche Erfolgsquote haben Sie bei Economic Substance Nachweisen?
• Arbeiten Sie mit lokalen UAE-Partnern zusammen?
• Können Sie deutsche und englische Korrespondenz parallel führen?
• Wie schnell können Sie bei dringenden Anfragen reagieren?

Rechtsbeistand bei komplexen Anfragen

Manche Auskunftsersuchen erfordern zusätzlich zum steuerlichen auch rechtlichen Beistand. Dies gilt besonders bei Verdachtsfällen oder wenn Behörden Zwangsmaßnahmen androhen.

Rechtsbeistand wird empfohlen bei:

• Verdacht auf Steuerhinterziehung: Wenn Behörden strafrechtliche Ermittlungen andeuten
• Drohende Zwangsmaßnahmen: Bei angedrohten Zwangsgeldern oder Schätzungen
• Komplexen Strukturen: Bei Multi-Jurisdictional Setups mit mehreren Ländern
• Großvolumigen Fällen: Bei potentiellen Nachzahlungen über EUR 100.000
• Medialen Aspekten: Wenn öffentliche Aufmerksamkeit zu erwarten ist

Ein spezialisierter Rechtsanwalt kann insbesondere bei der Bewertung der Verhältnismäßigkeit von Auskunftsersuchen helfen. Nicht alle Behördenanfragen sind rechtlich zulässig oder müssen vollumfänglich beantwortet werden.

Die Zusammenarbeit zwischen Steuerberater und Rechtsanwalt sollte eng koordiniert sein. Widersprüchliche Aussagen oder unabgestimmte Strategien können Ihr Verfahren erheblich schädigen.

Kosten für professionelle Begleitung

Die Kosten für professionelle Unterstützung bei Auskunftsersuchen variieren erheblich je nach Komplexität und Umfang der Anfrage. Eine realistische Kostenschätzung hilft Ihnen, das Budget entsprechend zu planen.

Typische Kostenstrukturen für verschiedene Szenarien:

Diese Kosten sind Investitionen in den Erhalt Ihrer Dubai-Struktur. Erfolgreiche Verfahren sichern oft steuerliche Vorteile im sechsstelligen Bereich, während gescheiterte Verfahren zur Aberkennung der gesamten Struktur führen können.

Wichtige Kostenfaktoren, die Sie beeinflussen können:

• Qualität der Vorab-Dokumentation: Gut organisierte Unterlagen reduzieren Beratungsaufwand erheblich
• Proaktive Vorbereitung: Frühe Einbindung von Experten ist meist kostengünstiger als Krisenmanagement
• Klare Kommunikation: Eindeutige Mandate und Zielsetzungen vermeiden Doppelarbeiten
• Strategische Prioritäten: Konzentration auf wesentliche Streitpunkte statt perfektionistische Kleinigkeiten

Ein praktischer Tipp: Verhandeln Sie Pauschalpreise für klar abgrenzbare Leistungen. Stundensätze können bei komplexen Verfahren schnell eskalieren und sind schwer kalkulierbar.

Häufig gestellte Fragen zu Auskunftsersuchen bei Dubai-Gesellschaften

Wie lange dauert ein typisches Auskunftsverfahren?

Routine-Auskunftsverfahren dauern meist 2-4 Monate von der ersten Anfrage bis zum Abschluss. Economic Substance Prüfungen können 4-8 Monate in Anspruch nehmen, komplexe Verdachtsfälle sogar 8-18 Monate. Die Dauer hängt maßgeblich von der Vollständigkeit Ihrer initialen Antwort und der Komplexität der Geschäftsstruktur ab.

Können deutsche Behörden direkt bei meiner Dubai-Gesellschaft anfragen?

Nein, deutsche Behörden müssen den offiziellen Weg über das Doppelbesteuerungsabkommen nehmen. Sie stellen Anfragen an die UAE Federal Tax Authority, die dann bei Ihrer Gesellschaft um Informationen bittet. Direkte Kontaktaufnahme deutscher Behörden mit UAE-Gesellschaften ist unzulässig und sollte abgelehnt werden.

Was passiert, wenn ich nicht oder unvollständig antworte?

Unvollständige oder ausbleibende Antworten können schwerwiegende Konsequenzen haben: deutsche Behörden können Zwangsgelder verhängen, Ihre Angaben schätzen oder die steuerliche Anerkennung Ihrer Dubai-Struktur komplett verweigern. In extremen Fällen sind sogar strafrechtliche Ermittlungen wegen Steuerhinterziehung möglich.

Wie teuer wird ein Economic Substance Nachweis für meine Gesellschaft?

Die Kosten variieren je nach Geschäftsmodell erheblich. Eine grundlegende Economic Substance für kleine Beratungsgesellschaften kann mit EUR 50.000-100.000 jährlich aufgebaut werden. Tech-Unternehmen oder größere Strukturen benötigen oft EUR 200.000-500.000 jährlich für Personal, Büroräume und operative Kosten in Dubai.

Muss ich wirklich nach Dubai umziehen für meine Gesellschaft?

Sie persönlich müssen nicht nach Dubai umziehen, aber Ihre Gesellschaft braucht echte lokale Präsenz. Ein qualifizierter lokaler Director, der mindestens 183 Tage im Jahr in Dubai verbringt und wesentliche Geschäftsentscheidungen trifft, ist meist ausreichend. Ihre persönliche Anwesenheit verstärkt jedoch die Economic Substance erheblich.

Können automatische Informationsaustausche zu Auskunftsersuchen führen?

Ja, definitiv. Seit 2019 melden UAE-Banken automatisch Kontoinformationen deutscher Staatsangehöriger nach Deutschland. Auffälligkeiten in diesen Meldungen – wie hohe Gewinnausschüttungen ohne erkennbare Geschäftstätigkeit – lösen oft gezielte Auskunftsersuchen aus.

Wie bereite ich mich präventiv auf mögliche Anfragen vor?

Führen Sie vierteljährliche Economic Substance Reviews durch, dokumentieren Sie alle Geschäftstätigkeiten systematisch und bauen Sie ein digitales Dokumentenarchiv auf. Monatliche Berichte über lokale Aktivitäten, Mitarbeiterpräsenz und Geschäftsentscheidungen helfen bei schneller Reaktion auf Behördenanfragen.

Kann ich meine Dubai-Gesellschaft während eines laufenden Verfahrens umstrukturieren?

Grundsätzlich ja, aber mit Vorsicht. Größere Strukturänderungen während laufender Verfahren können als Verschleierungsversuch interpretiert werden. Kleine Anpassungen zur Verbesserung der Economic Substance – wie zusätzliche Mitarbeiter oder erweiterte Büroräume – sind meist unproblematisch und sogar empfehlenswert.

Welche Rolle spielt die UAE Corporate Tax bei Auskunftsersuchen?

Die UAE Corporate Tax von 2023 hat die Compliance-Anforderungen erheblich verschärft. Deutsche Behörden nutzen UAE Corporate Tax Returns und Economic Substance Reports als zusätzliche Informationsquellen. Wenn Ihre Gesellschaft in den UAE steuerpflichtig wird, stärkt das paradoxerweise oft die Economic Substance aus deutscher Sicht.

Sind meine Anwalts- und Beratungskosten steuerlich absetzbar?

Ja, Kosten für die Verteidigung gegen Auskunftsersuchen sind in Deutschland als Betriebsausgaben oder Werbungskosten absetzbar. Auch in Dubai können entsprechende Beratungskosten die steuerpflichtige Basis reduzieren. Dokumentieren Sie alle Ausgaben sorgfältig für die steuerliche Geltendmachung.