Verrechnungspreise zwischen Deutschland und Dubai: So strukturieren Sie rechtssicher

Verrechnungspreise zwischen Deutschland und Dubai: Die rechtlichen Grundlagen

Verrechnungspreise (Transfer Prices) sind die Preise, die zwischen wirtschaftlich verbundenen Unternehmen für Waren, Dienstleistungen oder immaterielle Güter berechnet werden. Im deutsch-emiratischen Kontext bedeutet das: Wenn Ihre deutsche GmbH mit Ihrer Dubai-Gesellschaft Geschäfte macht, müssen diese Preise so gestaltet sein, als würden zwei fremde, unabhängige Unternehmen miteinander verhandeln.

Das deutsche Verrechnungspreisrecht im Überblick

Deutschland hat seine Verrechnungspreisvorschriften in den letzten Jahren erheblich verschärft. Seit 2017 gelten die OECD-Leitlinien praktisch unverändert auch im deutschen Recht. Die Abgabenordnung (AO) definiert in § 1 AO den Fremdvergleichsgrundsatz als zentrale Norm.

Ihre deutsche Gesellschaft muss nachweisen können, dass sie mit ihrer Dubai-Tochter zu denselben Konditionen handelt, wie sie es mit einem fremden Dritten getan hätte. Klingt einfach, ist aber in der Praxis hochkomplex.

Dubai Corporate Tax und Verrechnungspreise

Seit Juni 2023 unterliegen auch Unternehmen in Dubai der Corporate Tax von 9% auf Gewinne über 375.000 AED (etwa 94.000 Euro). Das ändert die Spielregeln fundamental: Beide Länder haben nun ein steuerliches Interesse an einer korrekten Gewinnabgrenzung.

Free Zone Unternehmen können weiterhin 0% Corporate Tax auf Qualifying Income erreichen. Doch gerade hier werden die Verrechnungspreise kritisch: Wenn zu viel Gewinn nach Dubai verlagert wird, ohne entsprechende Substanz, drohen Anpassungen.

Das Doppelbesteuerungsabkommen Deutschland-VAE

Das 2010 in Kraft getretene DBA zwischen Deutschland und den VAE enthält eine Verständigungsverfahren-Klausel. Das bedeutet: Bei Verrechnungspreisstreitigkeiten können beide Steuerverwaltungen gemeinsam eine Lösung finden, statt dass Sie doppelt besteuert werden.

Allerdings funktioniert das nur, wenn Ihre Dokumentation von Anfang an schlüssig ist. Nachträgliche Korrekturen sind meist schwer durchsetzbar.

Das Arms Length Prinzip: Ihre Richtschnur für rechtssichere Gestaltung

Das Arms Length Prinzip ist das Herzstück jeder Verrechnungspreisgestaltung. Es besagt: Verbundene Unternehmen müssen so miteinander handeln, als wären sie fremde Dritte, die unter gleichen Umständen frei verhandeln würden.

Die fünf anerkannten Verrechnungspreismethoden

Die OECD-Leitlinien definieren fünf Standardmethoden zur Bestimmung fremdüblicher Verrechnungspreise. Ihre Wahl der Methode entscheidet oft über Erfolg oder Misserfolg bei einer Betriebsprüfung.

Funktions- und Risikoanalyse: Das Fundament Ihrer Preisgestaltung

Bevor Sie überhaupt an konkrete Preise denken, müssen Sie die Funktionen, Risiken und genutzten Wirtschaftsgüter zwischen Ihren deutschen und Dubai-Gesellschaften klar abgrenzen. Diese Analyse bestimmt, welcher Gewinnanteil jedem Unternehmen zusteht.

Ein typisches Beispiel aus der Praxis: Ihre deutsche GmbH entwickelt Software, während Ihre Dubai-Gesellschaft diese international vermarktet. Die entscheidende Frage: Welche Gesellschaft trägt das Marktrisiko? Wer steuert die Kundenbeziehungen? Wo liegt die strategische Entscheidungskompetenz?

Je nach Antwort verändert sich die Gewinnaufteilung fundamental. Eine reine Lizenzgebühr von 2-5% kann angemessen sein, wenn Dubai nur als passiver Lizenznehmer agiert. Übernimmt Dubai jedoch aktive Vertriebs- und Marketingfunktionen, kann der Gewinnanteil deutlich höher liegen.

Dokumentation der Fremdüblichkeit

Ihre Verrechnungspreise müssen nicht nur angemessen sein – Sie müssen dies auch überzeugend dokumentieren können. Die deutschen Finanzbehörden erwarten bei grenzüberschreitenden Geschäften eine umfassende Dokumentation bereits bei der Steuerklärung.

Dazu gehören typischerweise:

• Detaillierte Beschreibung der Geschäftsbeziehung
• Funktions- und Risikoanalyse beider Vertragsparteien
• Darstellung der gewählten Verrechnungspreismethode
• Benchmark-Studien oder Vergleichsdaten
• Nachweis der wirtschaftlichen Substanz in Dubai

Besonders der letzte Punkt wird oft unterschätzt. Ihre Dubai-Gesellschaft muss die ihr zugeordneten Funktionen auch tatsächlich ausüben können. Reine Briefkastenkonstruktionen funktionieren nicht mehr.

Dokumentationspflichten: Was Sie nachweisen müssen

Die Dokumentationspflichten sind das Rückgrat einer jeden rechtssicheren Verrechnungspreisgestaltung. Deutschland hat die OECD-Standards zur dreistufigen Dokumentation vollständig übernommen. Das bedeutet für Sie: Je nach Größe Ihrer Geschäfte müssen Sie unterschiedlich umfangreiche Nachweise führen.

Die dreistufige Dokumentationspyramide

Die OECD hat ein gestuftes System entwickelt, das sich nach der Komplexität und dem Volumen Ihrer grenzüberschreitenden Geschäfte richtet. Jede Stufe baut auf der vorherigen auf und erfordert zusätzliche Nachweise.

Stufe 1: Gewöhnliche Geschäftsvorfälle (unter 5 Mio. Euro jährlich)

Für kleinere Geschäfte reicht eine vereinfachte Dokumentation. Sie müssen nachweisen können, dass Ihre Preise fremdüblich sind, aber der Aufwand bleibt überschaubar. Eine einfache Vergleichsanalyse oder eine Cost-Plus-Kalkulation mit angemessenem Aufschlag genügt meist.

Stufe 2: Umfangreiche Geschäftsbeziehungen (5-50 Mio. Euro jährlich)

Hier wird es deutlich anspruchsvoller. Sie benötigen eine formelle Verrechnungspreisdokumentation mit detaillierter Funktions- und Risikoanalyse. Benchmark-Studien werden praktisch unverzichtbar, um die Fremdüblichkeit zu belegen.

Stufe 3: Country-by-Country Reporting (über 750 Mio. Euro Konzernumsatz)

Große Konzerne müssen zusätzlich länderbezogene Berichte einreichen, die den Finanzbehörden einen Überblick über die globale Gewinnverteilung geben. Diese Schwelle werden die meisten mittelständischen Unternehmen nicht erreichen.

Praktische Anforderungen für Deutschland-Dubai Strukturen

In der Realität bewegen sich die meisten unserer Klienten in Stufe 1 oder 2. Hier sind die konkreten Dokumentationsanforderungen, die Sie erfüllen müssen:

Mindestdokumentation (immer erforderlich):

1. Schriftliche Vereinbarungen zwischen den Gesellschaften
2. Geschäftszweck und Funktionsbeschreibung beider Unternehmen
3. Nachweis der tatsächlichen Geschäftstätigkeit in Dubai
4. Begründung der gewählten Verrechnungspreismethode
5. Dokumentation der Preisfindung (Kalkulationen, Vergleiche)

Erweiterte Dokumentation (ab 5 Mio. Euro Geschäftsvolumen):

• Formelle Transfer Pricing Study mit Benchmark-Analyse
• Detaillierte Funktions-, Risiko- und Wirtschaftsgüteranalyse
• Master File und Local File nach OECD-Standard
• Nachweis der Decision Making-Prozesse
• Dokumentation der wirtschaftlichen Substanz (People Functions)

Besonderheiten bei immateriellen Wirtschaftsgütern

Besonders heikel wird es bei der Übertragung von immateriellen Wirtschaftsgütern wie Software, Marken oder Know-how. Hier gelten seit 2017 verschärfte Regeln, die eine laufende Anpassung der Verrechnungspreise an die tatsächliche Wertentwicklung vorsehen können.

Wenn Sie beispielsweise eine Software-Lizenz für 100.000 Euro jährlich an Ihre Dubai-Gesellschaft vergeben, diese aber aufgrund Ihrer Marketingaktivitäten dort einen Millionenwert entwickelt, kann das deutsche Finanzamt eine Anpassung verlangen. Das sogenannte Arms Length Return Prinzip sorgt dafür, dass außergewöhnliche Gewinne angemessen zwischen den Gesellschaften aufgeteilt werden.

Aufbewahrungspflichten und Prüfungsbereitschaft

Ihre Dokumentation muss nicht nur vollständig sein – sie muss auch verfügbar bleiben. Die deutschen Finanzbehörden können bis zu zehn Jahre rückwirkend prüfen, in besonderen Fällen sogar länger.

Das bedeutet konkret: Alle Verträge, Kalkulationen, E-Mails und sonstigen Belege zu Ihren Verrechnungspreisen müssen systematisch archiviert werden. Bei einer Betriebsprüfung haben Sie nur 30 Tage Zeit, um die angeforderten Unterlagen vollständig vorzulegen.

Ein Tipp aus der Praxis: Erstellen Sie jährlich eine Verrechnungspreisakte mit allen relevanten Dokumenten. Das erspart Ihnen später mühsame Rekonstruktionen und zeigt den Prüfern, dass Sie das Thema ernst nehmen.

Bewährte Strukturierungsmodelle für Deutschland-Dubai Verrechnungspreise

Die Theorie ist das eine – die praktische Umsetzung das andere. In den letzten Jahren haben sich bestimmte Strukturierungsmodelle für Deutschland-Dubai-Konstellationen als besonders robust und prüfungssicher erwiesen. Diese Modelle berücksichtigen sowohl die deutschen Anforderungen als auch die neuen UAE Corporate Tax Regeln.

Modell 1: Lizenzierung von geistigem Eigentum

Das klassische und nach wie vor effektivste Modell: Ihre deutsche Gesellschaft entwickelt geistiges Eigentum (Software, Verfahren, Marken) und lizenziert dieses an die Dubai-Gesellschaft. Die Dubai-Gesellschaft nutzt das IP für die Bearbeitung internationaler Märkte außerhalb Deutschlands.

Typische Lizenzgebühren in der Praxis:

Entscheidend ist: Die Lizenzgebühr muss der tatsächlichen Wertschöpfung entsprechen. Wenn Ihre Dubai-Gesellschaft nur passiv Lizenzen weiterverkauft, sind niedrigere Raten angemessen. Entwickelt sie die IP weiter oder erschließt neue Märkte, kann die Rate höher ausfallen.

Modell 2: Zentralisierte Dienstleistungen (Shared Service Center)

Ihre Dubai-Gesellschaft übernimmt zentrale Dienstleistungen für den gesamten Konzern: IT-Services, Marketing, Kundenbetreuung oder Verwaltung. Diese Dienstleistungen werden zu Selbstkosten plus einem angemessenen Aufschlag an die deutsche Gesellschaft weiterberechnet.

Bewährte Aufschlagsätze aus der Praxis:

• Routine-IT-Services: 5-15% auf die Vollkosten
• Marketing & Lead Generation: 8-20% auf die Vollkosten
• Spezialisierte Beratung: 15-35% auf die Vollkosten
• Management Services: 3-8% auf die Vollkosten

Wichtig: Die Dubai-Gesellschaft muss diese Dienstleistungen tatsächlich erbringen können. Das erfordert entsprechende Mitarbeiter, Büroräume und technische Ausstattung vor Ort. Reine Cost-Sharing-Modelle ohne echte Substanz funktionieren nicht.

Modell 3: Buy-Sell Distribution Model

Die Dubai-Gesellschaft kauft Waren oder Dienstleistungen von der deutschen Gesellschaft und verkauft diese an Endkunden außerhalb Deutschlands weiter. Hier müssen Sie sowohl den Einkaufs- als auch den Verkaufspreis fremdüblich gestalten.

Die Herausforderung liegt in der Funktionsabgrenzung: Welche Gesellschaft trägt das Bestandsrisiko? Wer ist für Kundenakquise und -betreuung verantwortlich? Je nach Antwort verschiebt sich die Gewinnmarge zwischen den Gesellschaften.

Typische Gewinnmargen für Distributoren:

• Reine Weiterverkäufer (ohne Lagerhaltung): 1-5% Operating Margin
• Vollständige Distributoren (mit Marketing): 3-12% Operating Margin
• Risiko-tragende Hauptdistributoren: 5-20% Operating Margin

Modell 4: Kombinierte Strukturen

In der Realität setzen die meisten erfolgreichen Strukturen auf eine Kombination verschiedener Modelle. Beispiel: Die deutsche Gesellschaft lizenziert IP an Dubai (Modell 1), während Dubai gleichzeitig Marketing-Services für den deutschen Markt erbringt (Modell 2).

Solche Kombinationen sind wirtschaftlich oft sinnvoller, aber dokumentatorisch anspruchsvoller. Sie benötigen für jeden Geschäftsvorfall eine separate Verrechnungspreisanalyse.

Berücksichtigung der UAE Corporate Tax

Seit 2023 müssen Sie auch die UAE Corporate Tax in Ihre Überlegungen einbeziehen. Free Zone Unternehmen können zwar weiterhin 0% erreichen, aber nur auf Qualifying Income. Passive Einkünfte wie reine Lizenzgebühren können unter die 9% Corporate Tax fallen.

Das beeinflusst Ihre Strukturwahl: Aktive Geschäftstätigkeiten (Modell 2 und 3) sind steuerlich oft vorteilhafter als passive Lizenzierungen (Modell 1). Gleichzeitig steigen aber die Substanzanforderungen.

Substanznachweis in Dubai: Mehr als nur eine Briefkastenfirma

Der Substanznachweis ist das Herzstück einer jeden dauerhaft erfolgreichen Dubai-Struktur. Beide Steuerverwaltungen – die deutsche und die emiratische – prüfen zunehmend genau, ob Ihre Dubai-Gesellschaft die ihr zugeordneten Funktionen auch tatsächlich ausüben kann.

Was bedeutet wirtschaftliche Substanz konkret?

Wirtschaftliche Substanz bedeutet nicht nur, dass Ihr Unternehmen in Dubai registriert ist. Es muss dort auch tatsächlich geschäftstätig sein. Die UAE haben mit den Economic Substance Regulations (ESR) klare Mindestanforderungen definiert, die über die deutschen Anforderungen hinausgehen.

Ihre Dubai-Gesellschaft muss nachweisen können:

1. Directed and Managed: Strategische Entscheidungen werden in Dubai getroffen
2. Core Income Generating Activities: Kerngeschäftstätigkeiten finden in Dubai statt
3. Adequate Number of Employees: Ausreichend qualifizierte Mitarbeiter vor Ort
4. Adequate Operating Expenditure: Angemessene Betriebsausgaben in Dubai
5. Physical Presence: Echte Geschäftsräume (keine Virtual Offices)

Personalanforderungen: The People Functions Test

Der wichtigste Substanzfaktor sind die People Functions – die Menschen, die Ihr Geschäft tatsächlich betreiben. Das deutsche Finanzamt prüft besonders kritisch, ob die gewinnbringenden Funktionen dort stattfinden, wo die Gewinne anfallen.

Mindestpersonal für verschiedene Geschäftsmodelle:

Besonders wichtig: Ihre Mitarbeiter müssen die tatsächliche Entscheidungsbefugnis haben. Ein deutscher Geschäftsführer, der alle wichtigen Entscheidungen von Deutschland aus trifft, während der Dubai-Manager nur ausführt, ist substanzschädlich.

Physical Presence: Echte Büros statt Virtual Offices

Die Zeiten, in denen ein Briefkasten für eine Dubai-Struktur ausreichte, sind endgültig vorbei. Sie benötigen echte Geschäftsräume, in denen Ihre Mitarbeiter tatsächlich arbeiten können.

Mindestanforderungen für Büroräume:

• Separate, abschließbare Büroräume (keine Co-Working-Spaces)
• Vollständige IT-Ausstattung für das jeweilige Geschäftsmodell
• Professionelle Geschäftsadresse in angemessener Lage
• Meeting-Räume für Kundentermine und Board Meetings
• Entsprechende Versicherungen und Betriebsgenehmigungen

Die Kosten dafür sind nicht unerheblich: Rechnen Sie mit mindestens 2.000-4.000 Euro monatlich für ein Zwei-Personen-Büro in Dubai Marina oder DIFC. In JLT oder anderen Free Zones kann es günstiger sein, aber die Infrastruktur muss professionell sein.

Decision Making in Dubai: Das Board-Protokoll-System

Strategische Entscheidungen müssen nachweislich in Dubai getroffen werden. Das erfordert ein durchdachtes Corporate Governance System mit regelmäßigen Board Meetings vor Ort.

Bewährte Praxis:

1. Monatliche Board Meetings in Dubai mit ausführlichen Protokollen
2. Dokumentierte Entscheidungsprozesse für alle wichtigen Geschäftsentscheidungen
3. Lokale Signing Authority für Verträge bis zu bestimmten Limits
4. Lokale Bankkonten mit Dubai-ansässigen Zeichnungsberechtigten

Wichtig: Die Entscheidungen müssen auch inhaltlich nachvollziehbar in Dubai getroffen werden. Reine Abnickungs-Meetings von vorab in Deutschland getroffenen Entscheidungen sind wertlos.

Financial Metrics: Die Zahlen müssen stimmen

Substanz zeigt sich auch in den Zahlen. Ihre Dubai-Gesellschaft muss angemessene Betriebsausgaben in Dubai haben, die zu den erzielten Gewinnen in einem vernünftigen Verhältnis stehen.

Als Faustregel gilt: Mindestens 15-25% der Gewinne sollten als echte Betriebsausgaben in Dubai anfallen. Dazu zählen Gehälter, Bürokosten, IT-Infrastruktur, Marketing und andere operative Ausgaben.

Bei einer Gewinnmarge von 500.000 Euro sollten also mindestens 75.000-125.000 Euro als echte Dubai-Kosten nachweisbar sein. Das ist deutlich mehr als nur die Registrierungskosten und ein Virtual Office.

Risikominimierung: Wie Sie Betriebsprüfungen erfolgreich meistern

Eine Betriebsprüfung im Bereich Verrechnungspreise ist für die meisten Unternehmer ein Albtraum-Szenario. Die gute Nachricht: Mit der richtigen Vorbereitung und Dokumentation lassen sich die meisten Konflikte vermeiden oder zumindest auf ein erträgliches Maß reduzieren.

Die häufigsten Prüfungsfelder bei Deutschland-Dubai Strukturen

Aus unserer Erfahrung konzentrieren sich deutsche Betriebsprüfer bei Dubai-Strukturen auf bestimmte Schwerpunkte. Wenn Sie diese Bereiche von Anfang an sauber dokumentieren, sind Sie für 90% aller Prüfungssituationen gewappnet.

Prüfungsschwerpunkt 1: Substanznachweis

Der Prüfer will wissen: Findet das Geschäft wirklich in Dubai statt? Hier werden penibel alle Belege für physische Präsenz, Personal und Entscheidungsstrukturen durchleuchtet. Halten Sie bereit:

• Mietverträge und Bürofotos mit Zeitstempel
• Arbeitsverträge und Gehaltsabrechnungen Dubai-Mitarbeiter
• Board Meeting-Protokolle der letzten drei Jahre
• Flugbuchungen und Hotelrechnungen für Dubai-Reisen
• E-Mail-Verkehr zwischen Deutschland und Dubai

Prüfungsschwerpunkt 2: Funktionsabgrenzung

Welche Gesellschaft macht was genau? Diese Frage ist entscheidend für die Gewinnaufteilung. Besonders kritisch wird es, wenn wichtige Funktionen nur auf dem Papier in Dubai liegen, faktisch aber von Deutschland gesteuert werden.

Prüfungsschwerpunkt 3: Fremdüblichkeit der Preise

Würden fremde Dritte zu denselben Konditionen handeln? Hier sind Benchmark-Studien und Vergleichsdaten Ihr bester Schutz. Aber Vorsicht: Die Daten müssen aktuell und branchenspezifisch sein.

Defensive Strategien: Wie Sie Angriffsflächen minimieren

Die beste Verteidigung ist eine gute Vorbereitung. Mit diesen defensiven Strategien reduzieren Sie das Risiko von Verrechnungspreisanpassungen erheblich.

Strategie 1: Conservative Pricing

Wählen Sie eher konservative Verrechnungspreise, die eindeutig im fremdüblichen Bereich liegen. Ein Aufschlag von 8% statt 12% mag weniger attraktiv erscheinen, ist aber prüfungssicherer. Die gesparten Beratungs- und Rechtsanwaltskosten gleichen die geringere Steuerersparnis oft aus.

Strategie 2: Regelmäßige Updates

Verrechnungspreise sind keine Set-and-Forget-Angelegenheit. Überprüfen Sie jährlich, ob Ihre Preise noch angemessen sind. Sich ändernde Marktbedingungen oder Funktionsverschiebungen können Anpassungen erforderlich machen.

Strategie 3: Proaktive Kommunikation

Verschweigen Sie nichts vor den Finanzbehörden. Im Gegenteil: Durch proaktive, transparente Kommunikation können Sie Vertrauen aufbauen. Ein freiwilliger Hinweis auf kleinere Anpassungen wirkt besser als die Entdeckung durch den Prüfer.

Was tun, wenn die Betriebsprüfung da ist?

Trotz aller Vorbereitung kann es zu einer Betriebsprüfung kommen. Dann kommt es auf das richtige Verhalten an. Diese Grundregeln haben sich bewährt:

Dos:

• Professionelle, sachliche Kommunikation
• Vollständige, strukturierte Dokumentation vorlegen
• Steuerberater oder Anwalt hinzuziehen
• Auf Details vorbereitet sein, aber nicht übererklären
• Kompromissbereitschaft signalisieren, wenn berechtigt

Donts:

• Nervosität oder Vertuschungsversuche
• Unvollständige oder nachträglich erstellte Unterlagen
• Konfrontation oder rechthaberisches Verhalten
• Unrealistische Positionen beharren
• Verständigungsverfahren ohne professionelle Begleitung

Verständigungsverfahren: Ihr Weg zur Lösung

Falls es zu Meinungsverschiedenheiten kommt, bietet das Doppelbesteuerungsabkommen zwischen Deutschland und den VAE ein Verständigungsverfahren. Beide Steuerverwaltungen können gemeinsam eine Lösung finden, die Doppelbesteuerung vermeidet.

Das Verfahren dauert meist 18-36 Monate und erfordert erheblichen dokumentatorischen Aufwand. Dennoch ist es oft der einzige Weg, um faire Lösungen zu erreichen, wenn die Positionen weit auseinander liegen.

Ein wichtiger Tipp: Verständigungsverfahren funktionieren am besten, wenn beide Seiten einen Kompromiss wollen. Reine Blockadehaltung führt selten zum Erfolg.

Praktische Implementierung: Ihr Schritt-für-Schritt Fahrplan

Theorie und Praxis klaffen bei Verrechnungspreisen oft weit auseinander. Dieser Fahrplan zeigt Ihnen, wie Sie Ihre Deutschland-Dubai Verrechnungspreise Schritt für Schritt rechtssicher implementieren – ohne dabei die typischen Anfängerfehler zu machen.

Phase 1: Strukturplanung und Legal Setup (Monate 1-3)

Bevor Sie überhaupt an konkrete Preise denken, müssen die rechtlichen und strukturellen Grundlagen stimmen. Diese Phase entscheidet oft über Erfolg oder Misserfolg der gesamten Struktur.

Schritt 1: Geschäftsmodell-Analyse

Analysieren Sie Ihr bisheriges Geschäftsmodell und identifizieren Sie, welche Teile nach Dubai verlagert werden können und sollen. Typische Fragen:

• Welche Funktionen generieren die höchsten Margen?
• Wo findet die echte Wertschöpfung statt?
• Welche Aktivitäten lassen sich realistisch in Dubai ansiedeln?
• Welche rechtlichen oder praktischen Beschränkungen gibt es?

Schritt 2: Free Zone Selection

Die Wahl der richtigen Free Zone beeinflusst sowohl Ihre Steueroptimierung als auch die Substanzanforderungen. Für die meisten Deutschland-Dubai Strukturen haben sich bewährt:

Schritt 3: Vertragsdokumentation

Erstellen Sie von Anfang an wasserdichte Verträge zwischen Ihren deutschen und Dubai-Gesellschaften. Diese Verträge bilden das rechtliche Fundament Ihrer Verrechnungspreise.

Mindestinhalte für Verrechnungspreisverträge:

1. Genaue Beschreibung der Leistungen
2. Funktions- und Risikoverteilung
3. Preisbestimmungsmechanismus
4. Zahlungsmodalitäten und Currency
5. Anpassungsklauseln für veränderte Umstände
6. Streitbeilegungsmechanismen

Phase 2: Substanzaufbau und Operations (Monate 3-9)

Jetzt geht es an die praktische Umsetzung. Diese Phase ist arbeitsintensiv, aber entscheidend für die langfristige Stabilität Ihrer Struktur.

Schritt 4: Personal Recruitment

Finden Sie qualifizierte Mitarbeiter in Dubai, die Ihre Geschäftstätigkeiten tatsächlich ausführen können. Das ist oft schwieriger als gedacht, da der Dubai-Arbeitsmarkt sehr dynamisch ist.

Bewährte Recruiting-Strategien:

• Lokale Headhunter: Nutzen Sie spezialisierte Recruitment-Agenturen
• Employee Relocation: Versetzen Sie erfahrene deutsche Mitarbeiter nach Dubai
• Hybrid-Modelle: Kombinieren Sie lokale und relocated Mitarbeiter
• Contractor vs. Employee: Prüfen Sie, ob Freelancer für bestimmte Funktionen ausreichen

Schritt 5: Office Setup und IT-Infrastruktur

Richten Sie professionelle Büroräume ein, die zu Ihrem Geschäftsmodell passen. Ein IT-Dienstleister braucht andere Ausstattung als ein Trading-Unternehmen.

Typische Setup-Kosten (Erstausstattung):

• Büroeinrichtung: 15.000-30.000 EUR
• IT-Hardware: 8.000-15.000 EUR
• Software-Lizenzen: 5.000-12.000 EUR jährlich
• Telefon/Internet: 1.000-2.000 EUR jährlich
• Sicherheitssysteme: 3.000-8.000 EUR

Schritt 6: Prozessdokumentation

Dokumentieren Sie alle Geschäftsprozesse, die in Dubai ablaufen. Diese Dokumentation wird bei Betriebsprüfungen kritisch hinterfragt.

Phase 3: Preisimplementierung und Testing (Monate 6-12)

Jetzt implementieren Sie die eigentlichen Verrechnungspreise und testen deren Marktfähigkeit.

Schritt 7: Benchmark-Analyse

Führen Sie eine professionelle Benchmark-Studie durch, um die Fremdüblichkeit Ihrer geplanten Preise zu belegen. Diese Studie kostet 15.000-30.000 EUR, ist aber unverzichtbar für größere Transaktionsvolumen.

Schritt 8: Pilot Phase

Beginnen Sie mit einem kleineren Transaktionsvolumen, um Ihre Struktur zu testen. So können Sie Kinderkrankheiten beseitigen, bevor größere Beträge fließen.

Schritt 9: Monitoring und Adjustments

Überwachen Sie kontinuierlich, ob Ihre Verrechnungspreise noch angemessen sind. Marktveränderungen können Anpassungen erforderlich machen.

Phase 4: Compliance und Optimierung (laufend)

Schritt 10: Jährliche Review

Führen Sie jährlich eine Überprüfung Ihrer Verrechnungspreise durch. Haben sich die Funktionen verschoben? Sind die Marktpreise noch aktuell? Gibt es neue regulatorische Anforderungen?

Schritt 11: Dokumentations-Updates

Halten Sie Ihre Transfer Pricing Documentation aktuell. Veraltete Studien werden bei Betriebsprüfungen kritisch hinterfragt.

Schritt 12: Tax Planning Optimization

Nutzen Sie die jährliche Review auch für weitergehende Steueroptimierungen. Vielleicht haben sich neue Gestaltungsmöglichkeiten ergeben oder bestehende Strukturen können verfeinert werden.

Realistische Zeitplanung und Kosten

Planen Sie für die vollständige Implementierung 12-18 Monate ein. Die Gesamtkosten für eine professionelle Deutschland-Dubai Verrechnungspreisstruktur liegen typischerweise bei:

• Setup-Kosten: 80.000-150.000 EUR (einmalig)
• Laufende Kosten: 120.000-250.000 EUR jährlich
• Compliance-Kosten: 25.000-50.000 EUR jährlich

Diese Investition amortisiert sich bei den meisten Unternehmen bereits im ersten Jahr durch die Steuerersparnis. Wichtig ist aber: Kalkulieren Sie realistisch und planen Sie Puffer für unvorhergesehene Kosten ein.

Die 7 häufigsten Fehler bei Verrechnungspreisen – und wie Sie diese vermeiden

In über zehn Jahren Beratungspraxis haben wir die immer gleichen Fehler gesehen, die Unternehmer bei Deutschland-Dubai Verrechnungspreisen machen. Diese Fehler kosten nicht nur Geld – sie können die gesamte Struktur gefährden. Lernen Sie aus den Erfahrungen anderer.

Fehler 1: Substanz wird unterschätzt

Der Fehler: Wir registrieren eine Dubai-Gesellschaft und überweisen einfach Lizenzgebühren dorthin. Die Details regeln wir später.

Das ist der klassische Anfängerfehler. Ohne echte Substanz in Dubai sind alle Verrechnungspreise angreifbar. Wir haben Fälle gesehen, wo das deutsche Finanzamt komplette Lizenzgebühren von mehreren Jahren zurückgefordert hat, weil die Dubai-Gesellschaft nur ein Briefkasten war.

Die Lösung: Bauen Sie von Tag eins echte Substanz auf. Das bedeutet:

• Mindestens einen qualifizierten Vollzeitmitarbeiter in Dubai
• Echte Büroräume (keine Virtual Offices)
• Regelmäßige Board Meetings vor Ort
• Lokale Bankkonten mit lokaler Verfügungsberechtigung
• Dokumentierte Entscheidungsprozesse in Dubai

Ja, das kostet mehr. Aber eine nachträgliche Substanz-Nachrüstung ist deutlich teurer als eine von Anfang an solide Struktur.

Fehler 2: Übertreibung bei den Lizenzraten

Der Fehler: Wir berechnen 15% Lizenzgebühr für unsere Software – das maximiert die Steuerersparnis.

Gier ist ein schlechter Ratgeber bei Verrechnungspreisen. Überhöhte Lizenzraten sind ein rotes Tuch für jeden Betriebsprüfer. Wir haben einen Fall erlebt, wo ein 12%-Aufschlag auf 3% reduziert wurde – mit entsprechenden Nachzahlungen über fünf Jahre.

Die Lösung: Bleiben Sie im marktüblichen Bereich. Für die meisten Branchen sind das:

• Standard-Software: 2-5% vom Nettoumsatz
• Spezialsoftware: 3-8% vom Nettoumsatz
• Einzigartige IP mit Alleinstellung: bis 10% vom Nettoumsatz

Eine konservative Rate, die bei jeder Prüfung hält, ist besser als eine aggressive Rate, die später angepasst wird.

Fehler 3: Schlechte oder fehlende Dokumentation

Der Fehler: Unsere Preise sind angemessen – das sieht doch jeder. Wozu brauchen wir aufwendige Studien?

Bei Verrechnungspreisen gilt: Was nicht dokumentiert ist, ist nicht passiert. Selbst offensichtlich angemessene Preise müssen Sie bei einer Betriebsprüfung nachweisen können.

Die Lösung: Investieren Sie in professionelle Dokumentation:

1. Transfer Pricing Study mit Benchmark-Analyse (Kosten: 15.000-30.000 EUR)
2. Jährliche Updates der Marktdaten (Kosten: 5.000-10.000 EUR)
3. Funktions- und Risikoanalyse in deutscher und englischer Sprache
4. Vertragsdokumentation mit klaren Preisbestimmungsklauseln

Diese Investition amortisiert sich bereits bei der ersten Betriebsprüfung.

Fehler 4: Fehlende Anpassung an veränderte Umstände

Der Fehler: Wir haben 2020 unsere Verrechnungspreise festgelegt – die passen schon noch.

Verrechnungspreise sind nicht in Stein gemeißelt. Sich ändernde Marktbedingungen, neue Funktionen oder veränderte Risikotragung können Anpassungen erforderlich machen.

Die Lösung: Führen Sie jährliche Reviews durch:

• Haben sich die Funktionen zwischen den Gesellschaften verändert?
• Sind die Marktpreise noch aktuell?
• Gibt es neue regulatorische Anforderungen?
• Hat sich die Gewinnmarge des Gesamtgeschäfts entwickelt?

Proaktive Anpassungen sind immer besser als reaktive Korrekturen nach einer Betriebsprüfung.

Fehler 5: Ignorieren der UAE Corporate Tax

Der Fehler: Dubai hat 0% Steuern – da müssen wir nichts beachten.

Seit 2023 ist das nicht mehr richtig. Die UAE Corporate Tax von 9% gilt auch für Free Zone Unternehmen, wenn sie kein Qualifying Income erzielen. Das betrifft besonders passive Einkünfte wie reine Lizenzgebühren.

Die Lösung: Strukturieren Sie Ihr Geschäftsmodell aktiv:

• Aktive Geschäftstätigkeiten qualifizieren eher für 0% Corporate Tax
• Reine Lizenzierungen können unter die 9% fallen
• Kombinieren Sie verschiedene Einkunftsarten geschickt
• Nutzen Sie die De-minimis-Regel (375.000 AED Freibetrag)

Fehler 6: Unzureichende Integration in die Gesamtstrategie

Der Fehler: Verrechnungspreise sind nur ein Steuerberaterthema – das hat nichts mit unserem operativen Geschäft zu tun.

Verrechnungspreise müssen zu Ihrem tatsächlichen Geschäftsmodell passen. Eine Struktur, die steuerlich optimal, aber operativ unpraktikabel ist, wird nicht lange funktionieren.

Die Lösung: Integrieren Sie Verrechnungspreise in Ihre Gesamtstrategie:

• Berücksichtigen Sie operative Auswirkungen (Cashflow, Reporting)
• Koordinieren Sie mit Ihrem Businessplan
• Einbeziehen Sie auch HR- und IT-Überlegungen
• Denken Sie an Kundenwahrnehmung und Compliance

Fehler 7: DIY-Mentalität bei komplexen Sachverhalten

Der Fehler: Verrechnungspreise können doch nicht so schwer sein – das machen wir selbst.

Verrechnungspreise gehören zu den komplexesten Bereichen des Steuerrechts. DIY-Lösungen führen fast immer zu teuren Fehlern. Wir haben schon Unternehmer gesehen, die 50.000 EUR Beratungskosten sparen wollten und am Ende 500.000 EUR Nachzahlungen hatten.

Die Lösung: Holen Sie sich professionelle Hilfe:

• Spezialisierte Steuerberater mit Transfer Pricing Expertise
• Rechtsanwälte für komplexe Vertragsgestaltung
• Benchmark-Studien von anerkannten Wirtschaftsprüfern
• Lokale Berater in Dubai für Compliance-Fragen

Die Kosten für professionelle Beratung sind immer geringer als die Kosten für Fehler bei der Umsetzung.

Der Weg zu fehlerfreien Verrechnungspreisen

Alle diese Fehler lassen sich vermeiden, wenn Sie systematisch vorgehen:

1. Planen Sie gründlich vor der Implementierung
2. Investieren Sie in Substanz von Anfang an
3. Dokumentieren Sie professionell alle Entscheidungen
4. Bleiben Sie konservativ bei der Preisgestaltung
5. Überwachen Sie kontinuierlich die Angemessenheit
6. Passen Sie proaktiv an bei Veränderungen
7. Holen Sie sich Expertenrat für komplexe Fragen

Verrechnungspreise sind kein einmaliges Projekt, sondern ein kontinuierlicher Prozess. Wer das versteht und entsprechend handelt, kann die steuerlichen Vorteile einer Deutschland-Dubai Struktur langfristig und sicher nutzen.

Häufig gestellte Fragen zu Verrechnungspreisen Deutschland-Dubai

Welche Mindestlizenzrate ist bei Software-Lizenzierung zwischen Deutschland und Dubai angemessen?

Für Standard-Software liegt die übliche Spanne bei 2-5% vom Nettoumsatz, für spezialisierte Software bei 3-8%. Bei einzigartiger IP mit klarem Alleinstellungsmerkmal können bis zu 10% gerechtfertigt sein. Entscheidend ist die Funktions- und Risikoverteilung zwischen den Gesellschaften sowie vergleichbare Marktdaten.

Reicht ein Virtual Office in Dubai für die Substanzanforderungen aus?

Nein, definitiv nicht. Sowohl die deutschen Finanzbehörden als auch die UAE Economic Substance Regulations verlangen echte Geschäftsräume mit physischer Präsenz. Sie benötigen mindestens ein separates Büro mit IT-Ausstattung und qualifizierten Mitarbeitern vor Ort.

Wie oft müssen Board Meetings in Dubai stattfinden?

Empfehlenswert sind monatliche Board Meetings mit ausführlichen Protokollen. Bei kleineren Strukturen können auch quartalsweise Meetings ausreichen, aber strategische Entscheidungen müssen nachweislich in Dubai getroffen werden. Reine Abnickungs-Meetings deutscher Entscheidungen sind wertlos.

Was passiert, wenn das deutsche Finanzamt unsere Verrechnungspreise anzweifelt?

Bei guter Dokumentation können Sie Ihre Position verteidigen. Bei berechtigten Einwänden sind oft Kompromisse möglich. Im schlimmsten Fall drohen Nachzahlungen plus 6% Zinsen pro Jahr. Das Doppelbesteuerungsabkommen ermöglicht Verständigungsverfahren zur Vermeidung von Doppelbesteuerung.

Welche Mitarbeiter benötige ich mindestens in Dubai?

Das hängt vom Geschäftsmodell ab. Für IP-Lizenzierung reichen 1-2 qualifizierte Vollzeitmitarbeiter, für Service Center oder Distribution sollten es 3-5 sein. Wichtig: Die Mitarbeiter müssen echte Entscheidungsbefugnis haben und die zugeordneten Funktionen tatsächlich ausüben können.

Wie wirkt sich die neue UAE Corporate Tax auf Verrechnungspreise aus?

Free Zone Unternehmen können weiterhin 0% Corporate Tax auf Qualifying Income erzielen. Passive Einkünfte wie reine Lizenzgebühren fallen aber unter die 9% Corporate Tax. Aktive Geschäftstätigkeiten sind steuerlich vorteilhafter, erfordern aber mehr Substanz.

Können wir bestehende Verrechnungspreise nachträglich anpassen?

Ja, aber nur mit sachlichen Gründen wie veränderten Marktbedingungen oder Funktionsverschiebungen. Reine Steueroptimierung reicht nicht aus. Anpassungen müssen prospektiv erfolgen und gut dokumentiert werden. Rückwirkende Änderungen sind nur in Ausnahmefällen möglich.

Was kostet eine professionelle Benchmark-Studie?

Eine umfassende Transfer Pricing Study kostet typischerweise 15.000-30.000 EUR, jährliche Updates 5.000-10.000 EUR. Diese Investition ist bei Transaktionsvolumen über 1 Mio. EUR praktisch unverzichtbar und amortisiert sich bei der ersten Betriebsprüfung.

Wie lange dauert die Implementierung einer rechtssicheren Struktur?

Planen Sie 12-18 Monate für die vollständige Implementierung ein. Die rechtliche Strukturierung dauert 2-3 Monate, der Substanzaufbau 6-9 Monate und die Dokumentationserstellung weitere 3-6 Monate. Parallelisierung kann die Gesamtdauer verkürzen.

Sind unsere Verrechnungspreise auch für kleinere Unternehmen relevant?

Ja, auch bei kleineren Transaktionsvolumen gelten die gleichen Grundsätze. Bei unter 1 Mio. EUR jährlich reicht oft eine vereinfachte Dokumentation, aber die Substanzanforderungen und das Arms Length Prinzip gelten unverändert. Die relative Ersparnis kann sogar höher sein als bei großen Konzernen.